小型項目管理：給初級項目經理的完整指南（簡體書）

前言

引言

1.高強度工作狀態下的項目管理

成功的目標是什麼

小測驗

世界現狀

堪憂的生活質量

平衡始於基礎條件

追求工作與生活的平衡

美麗新世界

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2.行業規範——你應該遵守嗎

小測驗

現代的起源

行話的陷阱？

敏捷態度

根深蒂固的誤區

基礎概念至關重要

基礎很關鍵

產生依賴性就不妙了

人際交往能力和技術能力

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3.那麼，即將著手管理項目了

項目的各項要素

制訂項目計劃

項目實施

控制

項目成員及其角色

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4.如何成為一名優秀的項目經理

做一名實幹家而非旁觀者

始終要扮演多重角色

指導原則

項目經理成功的方法

項目經理失敗的教訓

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5.你想要實現什麼目標

技術方面和人員方面

關鍵問題

我們要做什麼

任務與結果

一針見血的問題

項目管理的廣泛應用

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6.制訂計劃

不要出人意料

從無到有

千裡之行，始於足下

單槍匹馬與世界對抗？

工作分解結構（WBS）

以多種形式呈現

維護項目概述圖

功能性工作分解結構

項目越復雜，越需要幫助

我們應該交付什麼

結果至上

輔助工具

周聽不蔽

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7.整合計劃

完成WBS的關鍵路徑

雞生蛋還是蛋生雞

制訂計劃本身屬於任務嗎

你自己的時間算什麼呢

內部資源與外部資源

幫助完工的項目成員規劃出路

工作分解結構是由什麼類型的任務組成的

縱觀全局

大局 VS 小節

從制訂計劃到監測進度

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8.密切關注預算

錢不是大風刮來的

扭曲的期望

隱性成本

危機四伏

傳統的預算方法

傳統措施

可預測的影響

系統的預算問題

估算陷阱

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9.甘特圖

制作進度表

多變的甘特圖

添加修飾物，展示更多細節

讓項目回到正軌

事先考慮

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10.關鍵路徑法

項目難題時有出現

關鍵路徑法（CPM）和評審技術（PERT）

大有可為

如果事情有變呢

我感到一種渴望，對速度的渴望

建立網絡

箭頭指向的活動

切勿沉迷於技術

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11.選擇項目管理軟件

點觸之間

去蕪存菁

誰來選擇？誰來負責？

你偏好哪種軟件

專業的PM軟件

如何使用PM軟件

清單和選擇

列出清單，再三檢查

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12.熱門軟件程序示例

時光荏苒

全副武裝，在線升級

低成本的選擇

不苛求完美匹配

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13.報告結果

溝通渠道越多，使用率越低

當面溝通

非正式的面談

電話聯絡

電子郵件

備忘錄和非正式記錄

正式文件

電話會議

基於網絡的展示

“金貴”的信息

他山之石，可以攻玉

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14.多領導和多項目下的均衡管理

同時進行的多項目管理

復雜多變的形勢

雙“辦”空間

無須奢侈

同時向多位領導匯報

遇到工作狂領導怎麼辦

敢於維護自身的權益

在嚴峻形勢下也要維護自身權益

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15.項目管理實戰成果

讓現場管理者更高效

把任務交給項目經理吧

紙上談兵 VS 實地調查

巴別塔

穩扎穩打

寫在講義之後

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16.從經驗中學習

生命在於學習

掌握軟件的使用方法

善於觀察

為下一個項目做準備

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致謝

作者簡介

復雜多變的形勢

在全球範圍內，技術突破的日新月異帶來了更多的關聯性結果、良好的機遇和更大的挑戰。技術在社會中的不斷應用確保你總能快人一步，擁有更多的競爭優勢。特別是互聯網的規模越來越大，普及範圍也越來越廣；這就意味著信息的傳播速度和容量都達到了空前的高度。信息就是力量；人們利用信息來營銷或銷售商品，建立新的合資企業或創造新的競爭優勢。

隨著時代的發展，社會形勢變得越來越復雜，對項目經理來說，最繁重的工作可能是要求日趨嚴格的文檔。客戶、用戶、政府機構甚至是我們自己的組織對文檔的要求都越來越高。結論是：如果沒有更多的文檔，啟動任何項目都會變得越來越困難。

沒有項目能“置身事外”。雇用或解雇員工、購買和銷售產品、業務擴張、企業合並、棄盤——幾乎任何你能想到的業務都需要更多的文檔，這使得我們每個人都不得不處理越來越多的行政類任務。

在某些組織中，你會遇到數十個中小型項目，這些項目的開始時間和結束時間會貫穿一整年。其中一些項目規模不夠大或業務不夠復雜，不值得請全職項目經理去處理。因此，可以指派某個員工來管理項目，同時讓該員工在其他部門繼續扮演主要角色，並承擔某種職責。但你會發現，這樣負責的幾個小項目的時間範圍是重疊的。

雙“辦”空間

在自己的工作和生活中，無論你是否稱之為項目，你可能已經具備了自己成熟的處事方法，能夠處理各種同時出現的問題或安排各種優先事項。有效管理多個項目的關鍵之一是保持清晰且單獨的工作重心；這樣，在處理項目A時，項目A就是你腦海中唯一關注的問題；同樣，當你在處理項目B時也是如此。如果你正在負責各種小項目，在腦海中將它們區分開來會帶來很多益處。

我的朋友——來自南卡羅來納州的職業演說家阿爾·沃克（Al Walker）幾年前曾遊刃有餘地管理過兩個項目。作為一名演說家，阿爾有一項持續不停的任務，即為各種即將發表的演說做準備。他必須要確保訂好航班，確保有充足的時間將項目材料送達會議策劃人，安排好食宿等等。後來，他當選為美國演講者協會（NSA）的主席，任期持續了一個財政年度。

阿爾出色地承擔了這項工作的職責。他知道組織裡有3,000多名成員有賴於他的有效領導。為了確定獨立的工作重點，阿爾重新布置了公司的辦公室，為自己安排了兩間獨立的辦公室；他在其中一間辦公室裡處理自己的演講工作，在另一間辦公室處理他作為NSA主席的業務。他甚至還在兩間辦公室安裝了不同的電話線，並配備了相同的支持設備，這樣他就不必在辦公室之間來回搬運物品了。

當阿爾從1號辦公室走到2號辦公室時，幾秒鐘之內，他的工作重點和注意力就發生了巨大的變化。

無須奢侈

阿爾的做法聽起來可能有些奢侈了。當然，你既得有多餘的辦公空間，也得有資源，來推動手頭的項目。然而，許多人幾乎可以同時完成。誰會沒有成套的辦公設備呢？幾乎每個人都能在某個地方開辟出額外的空間，或許並不是真正意義上的獨立辦公室或小隔間，而是辦公室、公司、家裡、度假屋或其他空間的某個地方。你可以購買房間隔板或隔音板，比如那種公司用來劃分不同隔斷區域的隔板。

盡管阿爾的方法對一些人來說可能是行不通的，但是這樣做可以讓你保持清晰的思維，並擁有較強的情緒恢復能力，讓你受益良多，足以抵消你在創建第二個辦公室或第二個工作區初期階段的工作負擔。當你能夠擁有兩個工作區域時，管理兩個項目就變得更加可行了。在面對兩個既重要又復雜的大項目時，“雙‘辦’空間”的方法同樣適用。

同時向多位領導匯報

管理多個項目必然涉及就一個或多個項目向多位領導匯報。任何一位領導都可能會占用你已規劃好的工作時間（為完成另一個領導分配的任務而制定規劃的時間），這是你面臨的直接挑戰。當你向一位領導匯報說由於工作時間衝突不得不推遲計劃時，你會經歷各種焦慮和擔憂，這是人之常情。需要謹慎處理與多位領導的關係，尤其是涉及多重領導身份的情況。畢竟，基於企業組織架構，領導有以下權力：

有權終止你的工作，且無須與其他任何人商量；

進行績效評估，這會影響你在公司的晉升機會；

劃定你的工作職責，事實上，你的工作描述可能是你的領導親自寫的；

安排你的工作活動時間，在這方面，領導可以把控你各個時段的工作時間、你的工作內容、你必須以多快的速度完成工作，以及給你提供哪些資源；

有能力決定給你發多少獎金。

向兩位或多位領導匯報對你來說通常是一種左右為難的局面。由於你可能無法完全控制局面，在與不同的領導打交道時，你應盡量表現得專業且自信。在任何情況下，都應坦誠相待。不要輕易向別人許諾任何事情，因為輕率許諾會給你帶來巨大的壓力！

要有效地表現自己的權威性，請選擇正確的時間和地點，吸引聽眾的注意，控制自己的語氣，開誠布公地陳述自己的觀點；語言表達要具體到位，提出問題以增進理解，尋求反饋，學會傾聽並認可對方的意見。

當你和每一位領導打交道時：

不要吝嗇你的贊美，很多員工會忽略領導也是普通人這一事實，他們也同樣需要別人的積極反饋；

收集論據，如果你要發表意見，請準備好支撐自己觀點的論據。

不要對領導發脾氣，當你遇到項目問題或家庭問題時，不要把情緒發泄到領導身上；

加快溝通速度，不要占用領導太多時間，你的項目可能只是他負責的眾多項目之一；

對於自己參與的所有部門活動或項目，要承擔個人責任；

盡可能簡潔地陳述自己的處境或問題，同時保持有效的人際溝通，不要過於絮叨。

遇到工作狂領導怎麼辦

如果被要求承擔太多工作，工作時間過長或者承擔的責任超出自己的承受能力，你會怎麼辦？在這種情況下，維護自己的權利是很有意義的。

假設你的領導近乎是個工作狂，或者是個十足的工作狂，你將如何維持自己的工作，始終保持良好的表現，維持穩定的上下級關係，並且仍能騰出自己的個人時間？你可以以一種讓人舒服的方式，委婉地提出：

這也是我想去做的事情，但是我認為這樣做不符合我們的最佳利益，因為我已經在處理×××了。

我當然可以著手做這件事，但是因為×××的截止日期和×××事件，下個月中旬我才能開始。

如果我們能暫且把那件事情推遲一下，我確定能做好它。您知道的，我正在處理×××，我想先把它做好，然後再做其他事情。如果您想盡快找人著手做這件事，我強烈推薦吉賽爾。

請幫我一把，在我需要處理的事情當中，我不確定這件事的優先級排序……

敢於維護自身的權益

一些職業人士擔心可能失去工作、醫療保險和其他福利，他們忍受著各種與工作相關的“虐待”，因為他們缺乏維護自己權益的能力。

根據具體情況，這裡還有另外一些更為有力的措辭：

項目A耗費了我太多的精力，如果我再接手這件事情，我怕不能將其做到最好。我現在手頭的工作也會受到影響。

還有其他人可以接手這個項目嗎？我需要更好地處理已經接手的工作。

如果你不介意的話，最好不要讓我參與項目K。我已經努力持續工作好幾個月了，如果不能恢復平衡一下個人生活，我覺得自己的身體健康和家庭生活都會受到影響。

我希望自己能做這件事，但是我正全力著手項目M，如果再讓我做其他的，我會吃不消的。

在嚴峻形勢下也要維護自身權益

假設盡管你提出了反對意見，但你的領導或多位領導仍會執意讓你承擔更多的工作和職責。無論你如何頻繁且有力地維護自身權益，你還是經常被更多的任務和項目所包圍。這一問題有以下兩種基本的解決方式（不建議使用第二種）：

尋求一種折中的方案，即你只承擔一部分新工作任務。或者，承擔所有的工作，但是提議必須補充額外的項目資源，比如更多的人員、預算和設備。

在沒有額外資源的情況下，屈服並接受新增的任務。無論如何都要避免這種情況！但請記得計算處理新增任務需要多少工作時間、成本費用以及整體回報，然後再從容接受新項目。同樣，如果你需要更多的總預算、新設備或其他項目資源，先計算清楚，然後再向領導提出相關要求！

通常來說，與一次管理一個項目或只向一位領導報告相比，同時管理多個項目或同時向多位領導報告更為棘手。但是，你仍然可以堅持下去，戰勝一切困難。項目經理會在多個項目之間周旋，與多位領導打交道，並取得最後勝利。有了以上幾點建議，相信你也可以嫻熟地應對這種局面。