提早六小時下班的高效工作術（簡體書）

《提早六小時下班的高效工作術》是一本強調工作體系能提高工作效率的成功勵志圖書，只要搞好體系誰都能做出成果。只要構築這種體系，無論是誰，無論什麼時候做，無論他做幾次，只要遵循一定的規則去做，就能得出令人滿意的結果。．

泉正人，日本金融學院株式會社代表董事長。成立日本第一個網上商標登陸網站TradeMarkSt後，還設立了日本FinancialAcademy教育機構。經營多家股票投資、房地產投資等理財教育機構。目前除了經營房地產入口網站、網絡咖啡等五家公司之外，還擔任金融學習協會理事長。著有《有錢是訓練出來的》、《提早6小時下班的工作術》、《金錢的基礎教育》、《磨練成功的投資能力》等書。．

《提早六小時下班的高效工作術》編輯推薦：你是不是會遇到如下的情況：浪費時間，過度拖沓，工作效率低下，編造各種理由，甘心淪為“賴班族”？史上最有效的超級時間整理術，泉正人成名力作！長期盤踞日本亞馬遜圖書排行榜冠軍！日本新銳管理大師木田直之、中國臺灣王品集團董事長戴勝益聯合推薦！

每天被工作搞得疲憊不堪
沒空完成重要的工作
部下不按照既定規矩辦事
沒時間留給自己
回顧每天的工作，你會不會產生這樣的感慨？其實7年前，我也是這樣的。當時我開了3家公司，每天獨自完成3人份的工作，從早上6點干到晚上12點多，可要完成的工作越積越多，長年累月，我終于體力不支，病倒了。
“什么時候才能輕松些啊……”
當我為堆積如山的工作所苦時，我忽然想道。
怎么樣才能提高效率，讓工作變得更輕松呢？
只想做開心的工作
?要是讓部下完成自己的工作，也能產出同樣的成果就好了
?想把閑暇時間用在提升自己的可能性上
想著想著，我靈機一動，“自己搞個‘體系’不就好了嗎！”
疲于工作，搞壞了身體，危機過后，我開始有意識地將工作“體系化”。果不其然，工作越來越輕松，公司的業績也是蒸蒸日上。
現在我手下有5家公司，包括金融教育、商標、房產、IT、網吧等。而且我每年要看300多本書，用2小時處理3人份的工作，還去學習班學習新知識，學英語，學高爾夫，也能擠出時間每月去外國視察旅行，或是去各地演講。
在我的公司里，常規工作按部就班地進行，員工會各自管理手下的工作，就算是剛進公司的新人也能立刻成為戰斗力，銷售額和利潤與日俱增。
只要搞好“體系”，誰都能做出成果。
所謂“體系”，就是“無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統”。
這種“體系”工作法，和才能、意志的強弱沒有任何關系。你的部下有多高的學歷、是男是女也完全無所謂。怕麻煩的人、集中不了注意力的人也適用。而且還不用花錢。構筑“體系”，就是無論是誰，只要遵循一定的規則去做，就能得出成果的技巧。將自己“體系化”的好處毫不夸張地說，我的行為和我的公司都是根據“體系”運作的。把自己、公司跟業務“體系化”有什么好處呢？無論是誰都能穩定地得出成果，公司會很穩定，員工們也能定定心心地完成工作。在沒有“體系”的公司，社長和上司要為了跑業務、籌措資金到處奔走，員工怎么能安心工作呢？他們自然會把腦子用在跳槽和工作之外的地方，公司就不會向前發展。那我們具體該怎么做呢？
這本書將毫不保留地將走向成功的“體系”工作法教授給大家。
本書的目的非常明確：“讓你立刻掌握‘體系化’的技巧，讓工作變得輕松起來！”
第1章圍繞“何為體系”展開。并介紹“體系化”對什么工作最有效。
第2章介紹提高工作效率的“體系化”工具。我將以實際工作中使用的表格為例，介紹讓新員工也能產出同樣成果的技巧。
第3章則是討論用“體系”驅動自己的技巧。運用這種技巧，我能在短短2小時內完成原本需要1天時間完成的常規工作。
第4章及最末一章是介紹用“體系”思考的人的7種習慣，通過“體系”工作法賺回的輕松生活，以及讓工作變得更快樂的新思路，還有我的親身經歷，告訴大家我是如何用工作“體系化”找回“有意義的時間”的。
希望大家能用本書中的經驗與技巧，將工作“體系化”，并通過這一“體系”實現你的目標。我真心希望這本書能成為大家走向成功的敲門磚。

Part 1體系能改變你的工作Stage 01為什麼需要體系案例1 神廚的美味肉排案例2 把工作交給優秀的人就沒問題了嗎？案例3 工作時間越長就越牛嗎？個人的才能與努力有難以翻越的壁壘體系究竟是什麼能幹的商務人士都會構築體系Stage 02 什麼工作需要體系化操作類與思考類用對麻煩把時間和勞力花在用腦思考上需要溝通的工作也要體系化Stage 03 將自己的工作體系化將成功經歷體系化將常規工作體系化如何有效利用時間是商務人士的永恆課題用體系提高日常業務的效率擺脫勞動時間=業績的狀態構築體系，是對自己未來的時間的投資忙碌的時候正是成長的機會Stage 04 用體系驅動隊伍領導所需要的體系化新人和年輕商務人士所需要的是模仿成功者發現問題，首先檢查體系失敗也能體系化構築能保證體系運行的體系Stage 05 構築有可持續性的體系關鍵是沒有強大的意志和毅力也能堅持下去堅持的訣竅1定小目標堅持的訣竅2借用他人的力量Stage 06 體系工作法 黃金三定律定律1 不依賴能力定律2 不依賴意志力定律3 不依賴記憶力Part 2 大幅提高操作類工作的效率Stage 01 活用檢查表用流水作業的技巧處理操作類工作Stage 02 將工作內容和順序變為檢查表編寫實用檢查表的4個訣竅常規工作要在第一次做時寫好檢查表把所有工作變成檢查表維護同樣重要Part 3 統一管理所有任務Stage 01 掌握數據管理的基礎為什麼需要統一管理？統一管理的訣竅1 把一台電腦的用處發揮到極致統一管理的訣竅2 統統放進去統一管理的訣竅3 不把文件夾分太細統一管理的訣竅4 定好文件名的命名規則統一管理的訣竅5 建一個名為其他的文件夾統一管理的訣竅6 把備份體系化Stage 02使用TO DO清單，統一管理所有任務活用電腦的任務管理功能不要猶豫，把所有事情寫進清單裡用郵件把好主意和備忘錄發給自己目標管理和維持幹勁也能體系化Stage 03 1天的工作只要2小時！不動腦工作法不排優先順序，從最輕鬆的任務開始，一口氣解決中午前解決操作類定期提醒思考類，將其根植於潛意識中如何處理當天無法完成的工作Stage 04 構築處理郵件的體系郵件規則1 當場回信郵件規則2 只給判斷留5秒時間郵件規則3 文字控制在20行以內郵件規則4 提供2個以上的選項郵件規則5 24小時規則Stage 05 搜集信息也能體系化變得被動不堵住信息的入口是基本Part 4 用體系思考的人有7種習慣追求輕鬆想簡單些不記憶，而記錄不懂就問用時薪判斷自己的時間模仿成功者讓自己拘於一格Last 體系工作法的目標體系化能帶來百倍的差距構築體系的第一步是寫出來體系工作法不是Lifehack體系化後，你的腦子就會一清二楚自己的錢也要體系化後記．

Part 1 “體系”能改變你的工作
Stage 01
為什么需要“體系”？
案例1 神廚的美味肉排
某個住宅區附近有一家餐廳叫“BIG”，專賣好吃的肉排。店面很小，十幾個人就坐滿了。
這家店有位手藝非常高超的神廚，只要是他掌廚，做出來的肉排就會外焦里嫩，汁水十足，飄香四溢。門外漢在家是肯定做不出這種味道來的。
除了那位大廚，“BIG”還有個年輕的小廚師，兩人輪流掌廚，一個人負責半周。但年輕廚師做出來的肉排就是沒有大廚做的好吃。大廚偶爾也會指導年輕人做菜，可效果并不好。
餐廳有幾個服務生，都是打工的，輪流接待客人。里頭有經驗豐富的老手，做事周到，態度也非常好；可有的看見客人來了也不倒水，還會把后下單的菜先端出來。總而言之，每個人的待客水平參差不齊。發現問題時，店老板當然會出言提醒，可大部分情況下還是交給服務生們自己去判斷。
神廚的肉排頗受好評，“BIG”的生意也不錯，可照眼下這個情況，擴大店面或是開連鎖店是幾乎不可能的。
在同一片地區靠近車站的地方，有一家家庭餐館叫“Kitchen Smart”。
“Kitchen Smart”沒有“BIG”那樣的神廚，而且掌廚的都是打工的學生。所以那里的肉排自然不如神廚做的那么好吃。
但這家店有操作指南，無論是誰掌廚，做出來的肉排都是一個味道。負責做菜的人要先培訓一段時間，學習做菜的流程和訣竅。
而服務生也有相應的操作指南。當然有些服務生的態度特別好，可即便是態度不那么好的人，也能麻利地接待客人。
“Kitchen Smart”已經在其他地區開了好幾家連鎖店。
看了這兩家餐廳的例子，大家作何感想？
“‘BIG’真是太可惜了，那大廚就不能好好教那個年輕人嗎？”
也許有人會這么想吧。
美食家興許會說：
“可我挺想吃那大廚做的肉排的。家庭餐館畢竟是家庭餐館。”
我也很喜歡“吃”，非常理解各位美食家的心情，但“想去嘗嘗看”和“以后還想去”“下次要帶上同事和熟人一起去”是兩碼事。
事情還沒完呢。不久后，“BIG”的神廚居然跳槽到了“Kitchen Smart”！
顧客的眼睛是雪亮的。過了沒多久，“BIG”的生意就變差了，簡直是門可羅雀。而“KitchenSmart”呢？他們把大廚的肉排歸納成學生也能看懂的簡單食譜，并將“神廚操刀的美味肉排”納入了所有連鎖店的菜單中。現在這道肉排已成為“Kitchen Smart”的經典菜式。
生意可真不好做啊。
案例2 把工作交給優秀的人就沒問題了嗎？
以下是我的親身經歷。
我的父親也是創業者，母親幫了他很多忙。她本就是做財務工作的，所以公司的財務、會計工作由母親全權管理。
母親的身體本來很好，還有游泳的好習慣。可突然有一天，她在游泳池里突發腦溢血，失去了意識。兩周后，她便撒手人寰了。
父親無暇為母親的死而悲傷，因為有很多現實問題等待他去解決——他完全不知道公司的財務是怎么運作的。
“資金是怎么運轉的？”
“資金是什么時候，從哪里匯進來的？數目有多少？”
所有數據都在母親的腦袋里。父親的公司太依賴母親的能力了。
當然票據和賬簿還是有的，可光靠這些，如何讓人迅速接班呢？最終，我請會計朋友幫忙，幫著父親理清賬簿和業務流程，累得筋疲力盡。
人無絕對。生病、離職、私人原因……誰都可能突然遇上無法完成工作的情況。要是這人走了公司就運作不下去了，可怎么得了！
父親的公司之所以出問題，是因為會計工作太過仰賴母親的能力，沒有一個完整的“體系”，讓所有人都能順利接手會計工作。剛才的那家餐廳“BIG”也有相同的問題。
案例3 工作時間越長就越牛嗎？
7年前，我由于開的公司變多，要完成的“工作”也越來越多，每天要從早上6點工作到晚上12點多。
我每天要去公司，往許許多多文件上敲章，指示負責人該做些什么。要是有人問我某件事該怎么辦，我也會仔仔細細地教。要是客戶來咨詢資金的事，我還要手忙腳亂地翻看賬本。要是出了問題，我又要親赴現場解決……
結束一天的工作時，我早已是身心俱疲。可我要是病倒了，或是放一天假，所有工作都會停擺。這么一想，我就只能繼續鞭策自己了。
現在想想，當時我潛意識里定是認為：“工作時間越長就越牛！”
可干著干著，我突然發現，要是一直疲于眼前的工作，忙著完成現在擺在眼前的業務，就開拓不出新的工作了。再這么下去，我就沒時間培養員工，也沒時間把腦子用在公司的經營和發展戰略上。在不遠的未來，我跟公司都會撐不下去的。
這種危機感督促我調整了工作方式。
打那以后，我每天6點起床，在8點前完成那天需要完成的工作。8點到中午的那幾個小時是我的“自我鉆研”時間，我會學習金融知識，上英語班，去健身房，閱讀和投資有關的各種商務書籍。而午餐時間和下午，我會約見優秀的企業家和投資家，聽他們談談親身經歷，或是把心思花在開拓新業務、構思新點子上。
晚上會有些應酬，有時是需要參加派對和會議。如果沒有安排，我會在傍晚6點左右回家，享受閑暇時光。
近期我每個月還會去外國出差，有時是為了演講，有時則是視察工作。在我出差的時候，公司的業務大多交給其他員工完成。比如前一陣子我去美國出差了3周。即使我不在，公司的運轉也沒有出現任何問題。
以前的我苦于慢性的“拆了東墻補西墻”狀態，疲于眼前的工作，沒空考慮將來的事情。
而現在的我工作起來非常從容，還有足夠的自由時間用來投資在自己和公司的未來上。
兩者的區別究竟在哪兒呢？
興許有人覺得這是我編出來的吧。不，這的確是我的親身經歷。“只有才華出眾，或是意志力堅定的人才能做到。我是不行的。”也許會有人這么說。可我沒什么過人的才能，也不是很聰明，既沒有頑強的意志和毅力，也不是很擅長集中注意力。如果是我沒興趣的工作，我也會偷懶。如果你問我是勤奮還是懶惰，那我會毫不猶豫地回答后者。
正因為我很懶惰，所以才不想每天為工作疲于奔命，累得要死。想來想去，我終于決定將自己的工作“體系化”。
個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”
看完以上3個例子，大家有什么感想呢？
神廚的美味肉排
母親的杰出會計能力
渾身上下累到死還要埋頭工作的能量
這些都是必不可少的。
廚師的任務是做出好吃的菜肴，會計負責人的任務是保證公司的財務不出問題，企業家的任務是保證公司的運作。他們都要負起責任來，完成這些任務。想必各位讀者也在不斷努力磨練著自己的能力，以求在業界取得成功吧！
（圖1個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”努力&能力）可通過努力能辦到的事是有極限的。“BIG”的神廚的確手藝高超，服務生里的確有態度非常好的，可光靠這兩三個人，店是做不大的。他們要是辭職走人了，這家店就得從頭來過了。
我的母親的確是個出色的會計，可父親和其他人并不了解她腦袋里的業務流程，所以母親去世之后，公司的業務就維持不下去了。
企業家再怎么粉身碎骨，拼命完成眼前的工作，部下也不會因此有所成長，組織也不會有所發展。
總結成一句話就是：個人的才能與努力有難以翻越的“壁壘”。
換言之，在工作過程中，或是在開拓業務、將店鋪和公司做大的過程中，你總會“碰壁”的。
本書將重點介紹“體系”工作法，幫助大家翻越這堵“高墻”。
“體系”是“無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統”
近年，許多企業及業界都在提倡“構筑體系”。各位讀者的上司興許也耳提面命過——“快把業務整出個體系來”吧。
可“體系”究竟是什么？我是這么定義的：“體系”是“無論是誰，無論什么時候做，無論他做幾次，都能得出同樣成果的系統”。
還是用【案例1】中的兩家餐廳為例吧。
“BIG”有一位神廚，可到頭來，他的技術只屬于他自己。他走了，店里的生意立刻變差了。
而“Kitchen Smart”呢？他們將大廚的肉排歸納成簡單的食譜，連打工的學生都能輕松再現“大廚的
味道”。于是大廚的味道就變成了“Kitchen Smart的味道”。這就是“體系化”的最好案例。
通過這個案例，我們能看出“體系化”有3個優點。第1，菜肴變得更美味了。第2，菜肴的味道能保持在一定水準上。第3，能充分發揮出神廚的才能。
這是為什么呢？如果不構筑“體系”，神廚就不得不每天守在廚房做肉排了。但如果搞一個簡單的食譜，讓所有人都能做出那個味道，神廚就能把時間花在開發新菜肴、培養年輕廚師上，甚至有空放個假什么的。這樣一來，他工作起來注意力一定會更加集中。
只要構筑好“體系”，工作就會從單調的重復進入到下一階段。
能干的商務人士都會構筑“體系”
問大家一個問題：聽到“能干的商務人士”，你們會聯想到什么？
在沒有任何人幫助的情況下，獨自完成大量的工作，效率超高，迅雷不及掩耳……大家興許會這么想吧。其實這只能算答對了一半。
對的那一半是什么？無論是什么工作，都需要最低限度的能力。可光有最低限度的能力也不夠。能力當然是越高越好了。這些都是理所當然的事。
可光有高超的能力，并算不上是“能干的商務人士”。這就是答錯的那一半。
假設有一家銷售公司，專賣價值3萬的商材。公司里有個營銷人員，基本上每天都能拿下10個合同。光看他的銷售技巧和業績，他也許算是個優秀的商務人士吧。
可另一個銷售人員并不致力于提高自己的業績，而是將技巧歸納成指南手冊，構筑起“體系”來，培養出了10個每天能拿下8個合同的部下。他們倆孰高孰低呢？
一個銷售員光靠自己的能力，每天帶來30萬銷售額。另一個呢，構筑起了“體系”，不用親自出馬，每天能帶來240萬銷售額。（圖2即便能力相同……沒有“體系”的人有“體系”的人）誰才是真正“能干”的銷售員呢，這還用得著問么？
①擁有杰出的能力
②能將能力變為“體系”
“能干的現代商務人士”，必須兼備這兩個條件。
Stage 02
什么工作需要“體系化”？
希望大家看過本書之后，都能學會“體系化”的方法。不過并不是所有工作都能“體系化”的。有些工作需要“體系化”，有些則不需要。
把怎樣的工作“體系化”，才能花最小限度的時間和勞力，取得最大的成果呢？這就是本節所講的主要內容。
“操作類”與“思考類”
我們的日常工作能大致分成兩類。在本書中，我將其分別命名為“操作類”與“思考類”。
“操作類”工作——不動腦子也能處理的工作。需要動手、動身體實際操作的工作。大多是常規工作。
例：歸納資料、登記賬本、準備會議、主持會議、整理書桌，等等。
“思考類”工作——需要動腦子的工作。知性工作。
例：新業務的計劃、企劃立案、寫作、經營戰略、人事考核，等等。
讓我們從這個角度看看每天的工作吧。不同業種、職位也許會有所不同，但我的實際經驗告訴我，商務人士大多把7~8成的時間花在了“操作類”工作上。
而“操作類”工作是最適用“體系”工作法的。“體系”能讓你的時間和勞力發揮更大的作用。
反之，“思考類”工作是最應該花時間和勞力去做的。因為“思考類”工作中產生的新業務計劃直接與未來的成果掛鉤。光靠“操作類”工作，自己和公司是不會有所成長的。
所以我們需要將“操作類”工作“體系化”，把節約出來的時間放在“思考類”工作上。
用對“麻煩”
其實在構筑工作“體系”的過程中，“怕麻煩”這種感情是非常重要的。說簡單點就是：“越是麻煩的事，就越是要用輕松的方法解決它。”
這話聽上去很消極，但這種想法在“體系化”中尤為重要。讓我們先來看看“麻煩”的含義吧。麻煩也能分成兩種。
需要用腦思考的麻煩事，也就是“思考類”麻煩事，要積極主動地去做。不用動腦的麻煩事，也即是“操作類”麻煩事，要盡量化繁為簡。（圖3“操作類”比“思考類”輕松？）
“思考類”工作再麻煩，也要積極地去做。不停地用腦思考——這才是信息社會的商務人士的唯一制勝法寶。
而“操作類”麻煩事要盡可能用輕松快捷的方法解決，提高工作效率。
但這里有個不為人知的陷阱。什么陷阱？比起需要花精力去完成的“思考類”麻煩事，“操作類”麻煩事不用動腦子，所以大家往往會選擇把時間花在這類工作上。
構思新企劃案太麻煩了，先把眼前的工作搞定吧
公司開會時總有太多不必要的環節，但想一個新方法太麻煩了，還是保持原樣吧
有不少商務人士怕“思考類”工作太麻煩，于是選擇了拖拉，轉投“操作類”工作逃避現實。
把時間和勞力花在“用腦思考”上還有這樣的“麻煩”。
“懶得解釋給部下聽，干脆自己做好了。”
這種想法也很危險。
與其把“操作類”工作交給別人，不如自己做來得更快——這話的確沒錯。因為他人不會完全按照你的想法來。要讓他人替你完成工作，就需要花費好幾倍的技巧與勞力去教導他們。很多商務人士嫌煩，干脆自己上陣了事。
可是請大家回憶一下【案例1】中的神廚。就算他工作很麻利，從不放假，光靠他一個人能做出多少肉排呢？
那還不如把工作“體系化”，讓他人完成能夠輕松再現的“操作類”工作，自己則把心思花在構思新菜式或取悅顧客這類“思考類”工作上。如此一來，他就不用沒完沒了地做常規工作了，還有可能孕育出幾十倍、幾百倍的成果。
Y-cube是一家專門面向中小型投機企業的人才顧問公司，代表董事長安田佳生先生本人也是位非常優秀的顧問，深受企業家和學生們的歡迎。他在暢銷書《不要撿千元紙鈔》（Sunmark出版）中如此寫道：
如果讓優秀的人做太多工作，他就無法發揮出最重要的能力。何為最重要的能力？
就是“孕育出新事物的能力”。不優秀的人閑著也就閑著了，可優秀的人一有空，就會有意識地，或是下意識地將時間用在“思考”上。而且他們的思考總會轉化為新點子和新事物。所以最有效率的戰略，就是讓優秀的人“得閑”。
所以想在商界出人頭地的人，就必須將不動腦子的工作（沒有技術含量的工作或常規工作）“體系化”，提高工作效率，或是交給別人去完成。
再把節約出來的時間統統花在“動腦思考”上。
需要溝通的工作也要“體系化”
我們還可以從另一個角度給工作分類，那就是這份工作需不需要“溝通”。比如銷售和接待客人就屬于溝通類型。即便是坐辦公室，也要接待來客、接電話或發郵件，甚至是給人面試，與溝通密不可分。
溝通離不開他人，肯定很難“體系化”吧——大家可能會這么想。沒錯，把對話的內容“體系化”的確很難。
然而和溝通有關的各種行為中，有不少是可以“體系化”的。比如銷售的準備工作、推銷時要說的話、接送客戶的流程、要問應聘人員的問題等等。
把這些工作“體系化”之后，你就能把更多的精力放在談話的內容上了。