3秒思考，2秒決定！：日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的超效率思考術

日本第一創意文具店──KOKUYO研習課程中，最強商業技巧大公開！
只要學會5種思考類型，就能3倍提升思考速度！

做事慢吞吞的人，有三大特徵──
1.在無需猶豫的節骨眼猶豫了：明明不是迷宮，自己卻蓋了一座迷宮走了進去。
2.在不用花時間的部分浪費精力：明明整體樣貌還不完全，卻把時間花在小細節上。
3.交出來的資料經常需要重做：內容沒有達到對方要求，總是不斷修改，導致工作進度受到影響。

能夠｢3秒選擇，2秒決定｣的人，完全不會有上述三種狀態，訣竅並非頭腦的反應｢快速｣，而是他們｢不會猶豫｣思考的順序。
循序漸進及清晰的思考流程，才能提升效率，進而有高品質的工作成果，讓你5秒內即能對問題做出反應，不再支吾其詞，詞不達意，腦袋打結。

一九六九年生，KOKUYO（國譽）家具股份有限公司研習單位「Skill Park」的資深訓練員，畢業於千葉大學工學部工業意匠學科，前往美國的室內設計事務所深造辦公空間設計，從事工作環境與員工行動（創造性、溝通能力、意識型態等等）的分析研究。二○○三年進入KOKUYO研習單位，主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練，同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行。
著有《1分鐘簡報法：日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》（商周出版）。

'寫在前面 小林在會議中被考倒

序章
想成為「三秒選擇，兩秒決定」的人應該記住的十二項重點
重點1 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會猶豫！
重點2 「三秒選擇，兩秒決定」的人會使用「模式」
重點3 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會搞混「答案」與「做法」
重點4 「三秒選擇，兩秒決定」的人會先「假設」答案
重點5 「三秒選擇，兩秒決定」的人會以五個步驟思考
重點6 「三秒選擇，兩秒決定」的人明確區分「選項」與「評價」
重點7 「三秒選擇，兩秒決定」的人隨時都在鍛鍊預測答案的能力
重點8 「三秒選擇，兩秒決定」的人對工作的時間有概念
重點9 「三秒選擇，兩秒決定」的人擅長創造性的工作
重點10 「三秒選擇，兩秒決定」的人用不同方式面對「制式」工作與「創造性」工作
重點11 「三秒選擇，兩秒決定」的人必須具備的思考模式
重點12 「三秒選擇，兩秒決定」的人就算套用模式思考也依然具有創意
快速學會專欄1 強迫自己靜下來五分鐘

第一章　
「三秒選擇，兩秒決定」的【安排】模式
步驟1以「目的」、「成果」、「做法」的順序思考
步驟2培養從「目的」開始思考的習慣
步驟3思考上位者看不到的「目的」並付諸行動
步驟4先想像「成果畫面」
步驟5建立清楚時間間隔的日程表
步驟6以樹狀結構呈現詳細的工作清單
步驟7就算沒有把握也要練習估計時間
步驟8制定中途目標時，前半段要緊湊，後半段要保留充裕時間
步驟9清楚認知「出乎意料」是必然發生的！
步驟10一開始就要先訂好討論進度的日期
步驟11感謝的話要具體且坦白表達
步驟12分擔能夠同時並行的工作
步驟13共享成果畫面，再度確認沒有疏忽遺漏的項目
步驟14申明對下個作業的影響，讓夥伴清楚認知截止時間的重要
快速學會專欄2　有時塑造「難以交談的氣氛」將提高工作效率！

第二章　
「三秒選擇，兩秒決定」的【資訊蒐集】模式
步驟1不要忽視「事先調查」的時間
步驟2與主題沒有直接關係的有趣資訊也可以留著
步驟3較深入的資訊要不辭辛勞地從書中尋找
步驟4蒐集主題的「相關」、「周邊」、「一般」資訊
步驟5先確定「觀點」，讓想要尋找的訊息自動浮現
步驟6不要被「自己的觀點」束縛
步驟7親臨現場，只需一秒鐘就能夠獲得非文字的訊息
步驟8以一分鐘的時間瀏覽與主題相關的書籍目次
步驟9有時要懷疑這個資訊是否呈現了整體狀況
步驟10「為什麼不一樣？」培養看資訊時同時思考的習慣
步驟11事先決定好想蒐集資訊的「數量」
步驟12建構「知識的索引」吧
步驟13資訊透過輸出而成為自己的知識
快速學會專欄3　蒐集資訊的「收聽」技巧

第三章　
「三秒選擇，兩秒決定」的【創意】模式
步驟1不要一下子就想找「答案」，先從「問題」開始思考
步驟2以「現狀」、「理想」、「原因」、「解決對策」等四個方向掌握問題本質
步驟3排出前提條件的優先順序，避免限制創意的發想
步驟4靈活運用「語言」與「圖•畫」
步驟5試著列出構成要素，將概念化為語言
步驟6比較將會帶來「正確的認知」
步驟7磨練舉例說明的能力
步驟8反覆思考原因的本質以找出解決對策
步驟9針對複雜問題要先寫下惡性循環的狀況再來思考
步驟10如果結論中有原創想法，做法就算模仿他人也無妨
步驟11使用「比喻」讓對方想像未來的畫面
步驟12試著找出沒有人察覺到的「主軸」
步驟13練習發現「共通點」與「不同點」
步驟14擁有多個觀點時，以二軸的方式整理
步驟15 取捨就是把「主軸」旋轉九十度來找答案
快速學會專欄4　發現「古老的新東西」

第四章　
「三秒選擇，兩秒決定」的【決定】模式
步驟1「決定」先靠直覺再講邏輯
步驟2中途階段的判斷也可能需要「切割」
步驟3以「合格的兩條線」加快決定速度
步驟4就算有缺點，只要有希望也要決定
步驟5掌握自己的判斷與評價主軸
步驟6從現實與興奮兩個面向觀察
步驟7以高於委託者的角度思考
步驟8別忽略被淘汰出局的因素！
步驟9思考晚期大眾會接受的解決對策
步驟10就算提出「遭反對的結論」也不擔心
快速學會專欄5　過了一夜還留在腦中的資訊，就是最重要的資訊

第五章　
「三秒選擇，兩秒決定」的【傳達】模式
步驟1別忽略對方的「表情」、「想法」、「興趣」
步驟2以「正確」與「能夠實行」組成說話內容
步驟3改變說話的表達方式
步驟4先說出「從結論來說……」
步驟5以「理由有三個」來傳遞訊息，加強說服力
步驟6從時間反推來組合說話內容
步驟7以理所當然與意料之外的對比，塑造說話內容的節奏感
步驟8「具體的經驗」讓說話內容簡單易懂
步驟9比起利用「道理」說服，以「實績」推薦更有效
步驟10如果對方總是愛挑剔，善加運用「放棄方案」
步驟11當對方猶豫時，促使對方做出決定的說話方式
步驟12以正向的訊息感動對方的心
步驟13請對方協助時，要表明自己的自主性
步驟14小事無須一一反駁
步驟15對於困難的案件，先思考要分為幾次的提案進行
步驟16忍住不發牢騷，面帶笑容正向思考

附錄 「三秒選擇，兩秒決定」的附加叮嚀
附錄1以視野的引擎搭載自己的心
附錄2把考驗視為成長的機會，並且樂在其中吧！
附錄3先設定「幹勁開關」吧！

結語 小林的即席回答反擊！

重點1 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會猶豫！
每次看到做事速度慢而需要經常加班的人，就會發現他們每天都會被主管罵，「你到底在磨蹭什麼？」、「你都沒有想過工作的先後順序嗎？」
如果仔細觀察那些「做事慢吞吞」的人，會發現他們在工作上有非常明顯的三種特徵。

①在無需猶豫的節骨眼猶豫了
「要從哪裡著手比較好呢？從這件事開始嗎？還是那件事？不過總覺得哪邊都不對。」（哎喲，越來越搞不清楚了……）
明明就不是迷宮，自己卻蓋了一座迷宮，然後走了進去。
②在不用花時間的部分浪費精力
「怎麼樣的表現比較好呢？還是再仔細調查一下比較好吧。顏色再深一點可能好一點吧。」（希望有多一點的時間……）
明明整體的樣貌都還不完全，卻把時間花在小細節上。
③交出來的資料經常需要重做
「這樣的資料應該會批准吧……因為主管連小細節都會檢查呢。希望一次就能夠過關。」內容沒有達到對方要求，總是不斷修改，導致工作進度受到影響。

「三秒選擇，兩秒決定」的人完全不會有上述三種狀況。請先仔細想想自己的工作狀態，檢查自己是否有上述三種嚴重的問題。

重點2 「三秒選擇，兩秒決定」的人會使用「模式」

聽到「三秒選擇，兩秒決定」的訣竅，各位腦中會浮現什麼樣的畫面呢？
可能是讓腦子高速運轉，或是二十四小時全日無休的動腦畫面吧。

然而工作效率高的人，總是看起來像在發呆，或是總有充裕的時間，而非老是埋頭工作。
為什麼他們可以如此「快速」而且「不疲倦」，同時又能夠產出「高品質」的成果呢？
其實那是因為他們知道做事方法的「模式」。所謂模式，可以說就是「以這樣的順序進行的話，大概就可以順利完成的固定方式」。

例如，餐廳主廚的烹飪「模式」，就是腦中儲存著許多做菜的步驟，所以他們上菜的速度快，品質也最好。另外，運動方面，特別是柔道這種運動，也都是以「模式」學會各種招式，數學公式也有解題的「模式」等等。
這些「模式」的特徵就是，如果不知道模式，就會不知該怎麼做而浪費許多時間。

總之，所謂「三秒選擇，兩秒決定」，就是「因為知道模式而瞭解清楚的做法，所以才會快速」，而非只是加快頭腦的轉速。

重點3 「三秒選擇，兩秒決定」的人不會搞混「答案」與「做法」

被主管或客戶委託不曾做過的工作時，各位會如何面對這項工作呢？
「怎麼辦？○○好嗎？還是△△比較好呢？不，上次……」，有時候會像這樣不知所措吧。像這種時候，腦中大致會思考兩件事。

①答案（哪一個比較好？）
②做法（應該做什麼呢？）

「三秒選擇，兩秒決定」的人會清楚整理這兩件事。「首先做這個然後做這個，最後再做這個的話，大致上就會得到『答案』了吧。」他們會靈活運用「模式」來做事。
當然，他們並不是一開始就知道答案。不過他們對於「以這樣的順序思考，應該就會得到答案」的流程（進行的模式）充滿自信。

提倡工作與生活並重的知名人士「Toray經營研究所」佐佐木常夫先生年輕時，總是一邊整理書庫，一邊仔細研讀前輩製作的資料，由此學會了能夠應對各種狀況的製作資料的「模型」，工作效率也因此而提高了。

重點4 「三秒選擇，兩秒決定」的人會先「假設」答案

聽到「三秒選擇，兩秒決定」時，一般人可能會有以下兩種反應。

①「什麼！我腦筋沒辦法動得那麼快啦！」
②「沒錯沒錯，大致上來說就是那樣的感覺吧。」

不過，這個「三秒選擇，兩秒決定」的思考並不是指飛快的速度。
問你問題的人總共只會等你「五秒」的時間。一旦超過五秒鐘，對方應該就會開始著急：「到底要想到什麼時候啊！」
總之，在職場上必須能夠以這樣的速度歸納自己的想法，並給出答案。

還有，這裡所說的「答案」，不見得就是完全正確的答案，而是組合現場所得到的資訊所提出的「假設性答案」。「三秒選擇，兩秒決定」的人經常會在現階段想出某個答案，工作進行到某個階段後修正方向並修改答案。如此不斷重複修正答案，以逐漸提高答案的準確度（正確性）。

重點5 「三秒選擇，兩秒決定」的人會以五個步驟思考

「三秒選擇，兩秒決定」的人，平常就會在瞬間利用以下的步驟思考。

①首先找出整體樣貌
先思考「對方的意圖或目的是什麼？要如何回答才好？」同時也要想想自己的回答是否可行、需要多少時間與精力等大致的安排情況。
②搜尋腦中的知識
思考是否有跟答案相關的資料或類似的模式。不足的資訊則建立假設補足。
③發揮創意，選出數個選項
把大致的資訊存放腦中，同時選出問題與解決對策的數個選項。不要單純地只選擇一個資訊，應該試著排列組合，找出適合的選項。
④評估並且鎖定、做出決定
鎖定實際且可能有效的最終方案。先利用直覺，從許多選項中鎖定，然後以邏輯追蹤並確認該決定是否正確。
⑤思考傳達方式
想像對方在意的部分，再選擇說明方式。

重點6 「三秒選擇，兩秒決定」的人明確區分「選項」與「評價」

①從繁多的項目中選出數個選項
②評估選項後決定

不僅限於工作，在餐廳點餐、決定旅行目的地時，都可以依照上述提示的方法找出幾個選項，進行評估後做出決定。
「三秒選擇，兩秒決定」的人會非常清楚地區分①與②。
也就是說，他們搜尋選項時，會先把心力集中在「找出選擇項目」，至於決定則晚點再做。
找出數個必要選項之後，接著思考「要以什麼樣的判斷標準（判斷主軸）來決定」，然後決定最終方案。
要經常重複練習這樣的流程。
雖然有些離題，不過其實在會議中，這樣的思考方式也是很重要的。
首先竭盡所能想出所有可能的想法（稱為「會議的發散」）。
然後比較所有的想法，鎖定最好的一個再決定（稱為「會議的收斂」）。
基本上一個人思考跟眾人一起討論是一樣的，重點是提出所有能想到的方案，然後從中決定一個最好的。

重點7 「三秒選擇，兩秒決定」的人隨時都在鍛鍊預測答案的能力

利用網路搜尋資訊時，只要輸入第一個字，電腦就會預測你所要輸入的關鍵字，而顯示可能的詞彙。
例如，假設現在要搜尋「效率工作術」，在鍵盤上輸入「效」字後，搜尋欄位就會出現「效果、效用、效率……」等選項，如果輸入「效率」，就會出現「效率效能、效率市場、效率值……」等詞彙可供選擇。

「三秒選擇，兩秒決定」的人就是這樣思考的。有人提問時，他們不是等對方問完後才開始想答案，而是當對方一開口，他們就開始搜尋答案的選項。

「他想問我什麼呢？這樣的切入點，可能是對於下屬的加班問題感到苦惱吧。那麼，我能給他的建議是……」

總之，若想要達到五秒鐘速答的程度，就要在腦中模擬「假設性答案」，以得到最好的回答。對話中必須不斷改變這個假設性答案，直到正確為止。
會議或談判中，就算沒有被要求發言，自己也要在腦中思考如果是我的話，我要說些什麼？這將會是非常好的訓練思考的方法。

重點8 「三秒選擇，兩秒決定」的人對工作的時間有概念

寫一封簡單的電子郵件、製作一份A4內容的資料或是向主管報告等等，各位是否有概念需要花多少時間呢？
「三秒選擇，兩秒決定」的人，對於做任何事情都有非常明確的時間概念。
由於瞭解做什麼事情需要多少時間，所以他們排定的時間不會延誤。
總之，他們工作時腦中經常意識著時間。
無法做到「三秒選擇，兩秒決定」的人，對於寫一封電子郵件或是向主管報告要花多少時間等，完全沒有概念。寫一封電子郵件就是毫無限制地花時間把需要的內容寫完，說明到主管理解為止。
若是這樣就無法掌控時間。正確的做法應該是在已經決定好的時間內組合所需的內容，而非無止盡地花時間直到內容做完為止。

假使如果手上沒有碼錶或是附有碼錶功能的手機，請務必準備一個放在公事包裡。試著計算各項工作所需的作業時間，這樣馬上就能夠培養工作的時間概念。

重點9 「三秒選擇，兩秒決定」的人擅長創造性的工作

各位平常所做的工作中，創造性工作與制式工作的比例是如何呢？
①創造性工作＝產出創意、思考企畫→目標尚未決定的工作
②制式工作＝輸入資料、處理傳票、製作月報告的資料→目標已經決定的工作
每個人的工作各有不同，不過大致上來說，大部分的人應該是創造性工作：制式工作＝二：八。

與制式工作相比的話，創造性工作壓倒性地耗費許多時間，而且工作快速的人與緩慢的人在速度上很容易產生差距。
舉例來說，假設工作內容是輸入資料的制式工作，輸入速度快與速度慢的人之工作成果的差距頂多是十倍左右。
然而，思考企畫這類創造性工作時，速度快與速度慢的人之間，可能就會產生一百倍以上的差距（擅長企畫的人一天想到的內容，與不擅長企畫的十個人花十天所想出來的內容，大體上前者的品質會比後者好）。
「三秒選擇，兩秒決定」的人就算面對創造性工作，也會靈活運用思考方式而獲得滿意的成果。
總之，如何提高創造性工作的效率，將大大地影響工作的產出與評價。

重點10 「三秒選擇，兩秒決定」的人用不同方式面對「制式」工作與「創造性」工作

創造性工作與制式工作的做法大不相同。
如果是制式工作，把需要做的工作列在「工作清單」上，然後一件一件依序完成，這樣的做法會比較順暢。
寫出每件工作的預估時間，試著在預定時間內完成，用玩遊戲的心情投入工作。

另一方面，創造性工作就會如下述般同時並行。

①腦中浮現著數個（創造性工作的）主題
首先，針對腦中浮現的主題，先想想有哪些想法。當然，「選出選項」與「評估並決定選項」要分開進行（→二二頁）。

②一邊切換至其他主題一邊進行
花一點時間思考後，應該也得到一些還不錯的想法，雖然可以預見在現階段這些想法或許是最好的，不過也會覺得還不夠。想到最後沒有更新的想法了，就先把這個主題放在一旁，開始思考別的主題。然後，當第二個主題也遇到瓶頸而無法前進，就再轉移到其他主題。通常隔一陣子再回到原來的主題時，腦中就會浮現以往沒有發現的嶄新創意。

重點11 「三秒選擇，兩秒決定」的人必須具備的思考模式

本單元將介紹成為「三秒選擇，兩秒決定」的人必須具備的思考「模式」。「模式」有以下五種。
①「安排」
首先要俯瞰整體樣貌，思考大致的流程與結果（應該做什麼、成果、目標）。
②「蒐集資訊」
產生想法之前要蒐集資訊。整理自己腦中的知識與眼前既有的資訊，接著思考需要調查哪些資料。
③「創意」
在這個步驟終於可以開始動腦了。組合手邊蒐集到的訊息，一邊改變排列組合，一邊選出幾個選項。
④「決定」
選出數個解決對策的選項後，評估哪個選項比較好，然後決定。運用直覺與邏輯評估，最後再做出結論。
⑤「傳達」
不是得到答案（結論）工作就算完成，要向對方說明並獲得對方認同之後，才算是大功告成。

大致上就是這樣的順序思考。每經過一個輪迴都會加快完成每項工作的速度。
還有，當你掌握了這個訣竅時，表示你應該也學會了「三秒選擇，兩秒決定」的技巧了。

重點12 「三秒選擇，兩秒決定」的人就算套用模式思考也依然具有創意

就算聽人家說「模式」很重要，也有人認為「我想用自己的方法做出自己的風格」，或是「單純的工作我可以理解，但是企畫、研發、提案等需要創意的工作也必須記住這些模式嗎？」
沒錯，無論你的工作多需要創意，「模式」都是必須的。
如果你看過以前非常受歡迎的《料理鐵人》節目，應該就不難想像烹飪是需要創意的工作吧。看到頂級廚師在短短一小時之內完成好幾道創意料理，就會明白「模式」與創造性工作是可以同時成立的。
倒不如說，不知道模式卻能夠生產具有創意的東西，才是真正的天才吧。所謂「模式」就是前人累積出來的「順利完成的步驟說明」。就算知道這樣的固定順序，成果也會因為加入的巧思不同，而讓人感覺驚豔或平凡，而這就是勝負的關鍵點。

據說日本知名的單口相聲大師立川談志曾經對門下弟子說過：「有模式的人突破模式稱為創新，沒有模式的人突破模式叫做丟臉。」就算是想出如此天馬行空相聲內容的大師，也會在擁有模式之後，再透過自己的巧思進行創作。