TOP
1/1
庫存 2
精簡會議大作戰:A3紙+白板,減少3萬小時會議時間
  • 精簡會議大作戰:A3紙+白板,減少3萬小時會議時間

  • 系列名:職場‧學
  • ISBN13:9789575642785
  • 出版社:台灣角川
  • 作者:榊卷亮
  • 譯者:薛佩玲
  • 裝訂/頁數:平裝/304頁
  • 規格:21cm*14.7cm*1.8cm (高/寬/厚)
  • 版次:1
  • 出版日:2018/07/30
  • 中國圖書分類:事務管理
定  價:NT$350元
優惠價: 9315
可得紅利積點:9 點

庫存: 2

商品簡介

作者簡介

書摘/試閱

‧沒有人表示意見
‧不知道會議何時結束
‧討論到最後沒有結論
‧發言人開始朗讀厚厚一疊資料

在一場毫無重點的冗長會議中,
左邊的同事低頭打瞌睡,
右邊的同事偷偷滑手機……
「我可以確認一下嗎?」
進公司2年的年輕員工玲川葵,
使用爸爸教的「引導學(Facilitate)」,
以一句魔法咒語瞬間操控會議節奏。

使用A3紙與白板,
掌握會議流程與進行方式,
從小地方開始逐步改善,
縮短會議時間並提升效率!
練習使用準備→導入→進行→彙整4步驟,
讓會議流程簡短、清楚、迅速得到結論!

以小說形式,給每位上班族最需要的精簡會議know-how集錦,
讓你確實減少3萬小時的痛苦會議時間!

©2015 by Cambridge Technology Partners Inc.


本書特色:
★以小說型態說明,簡易好懂!
★所有上班族都經歷過的冗長、無聊、無意義會議,就用這本書來徹底終結!
★階段性講解會議精簡法,只要每次做一個小改變,就能確實朝有效率會議邁進!

木神卷亮
Cambridge.Technology.Partners
Associate.Director

大學畢業後就職於大和房屋工業。負責住家設計業務的同時,也執行業務改善活動,深刻體會到想順利推動改革的困難,以及取得第一線同仁認同感的重要性。進入劍橋公司之後,以「改善現況的企業顧問」為目標,橫跨了金融、通信、運輸等不同業界,參與了各領域企業的業務改革企劃。支援多個有關新服務內容的成立企劃,著重人才養成的教育企劃等,對於活用引導學營造員工認同感的企劃執行尤其擅長。擁有一級建築師執照,主要著作有「業務改革教科書」(日本經濟新聞出版社),商業雜誌(日經情報Strategy等)專欄連載與文章發表等,並舉辦演講和講座等活動。

*Cambridge.Technology.Partners是從檢討為了進行企業改革的新商業模式開始、一直到業務改革、IT系統導入等,利用引導學來執行顧問業務的公司,以獨特的企劃案方法論與文化做為競爭力來源。花王、住友電裝和日野汽車等優良企業都給予極高的評價。

第1章
第一個失敗會議
 
在居酒屋裡為冗長無聊的會議而發愁

「啊啊,課長不在才能好好舒展一下筋骨。」片澤武邊說邊在桌子旁就座。
「是嗎?我倒是挺喜歡課長的啊。」鈴川葵看著菜單提出反駁。
「唉呀,那是小葵不瞭解我們的會議情形才會這麼說,我也不討厭聚餐時的課長呀。」
這裡是新橋巷弄裡的一間小居酒屋,部門聚餐結束後,從課長水口帶領的主力人馬中悄悄脫隊,課內的幾個成員又另外續攤。這種時候,一起說課長的壞話是聚會中最棒的下酒菜。
「片澤說的沒錯,只是咱咧不管開不開會都討厭課長。啊,服務生!給咱們每個人來一杯啤酒!」主任幸田雅史連菜單都沒瞧就開口點了啤酒。
「我們部門的會議真的有那麼糟嗎?」
「對了,鈴川還沒參加過會議嘛。咱們的部門會議真的很爛咧,像例行會議,根本就是課長的個人秀。」幸田就像典型的關西人一樣嘴巴不饒人。
「真的,而且根本搞不清楚他想討論什麼。」片澤也大表贊同。
「應該連課長自己也不知道『要討論什麼』吧?像今天的會議,完全就只是課長針對自己在意的事,想到哪兒就問哪兒,根本沒有進行任何意見交換,那算什麼討論啊,頂多只是個質詢大會吧?」幸田一口氣抱怨了一大串。
「在連續劇裡,會議是決定重要事件的場合,感覺上應該是充滿嚴肅緊張的氣氛啊。」小葵邊說邊接下店員送來的三大杯啤酒。
「那只是連續劇裡的場景。會議這種東西,對我們來說只是浪費時間而已。明明就是因為開會而害我們得加班工作,課長竟然還敢要求我們減少加班?加班時數無法縮減,根本就是因為課長那個拖拖拉拉的會議造成的!」平日在聚餐時負責炒熱氣氛的片澤,一反常態地大吐苦水,平時似乎積壓了不少的怨氣。
「算了,咱是已經放棄了啦。期待課長能改變已經是無望的事,會議時只能靠著『假動作』這招來捍衛自己咧。」
「幸田先生『假動作』的功力的確很高段耶!真的是該好好學習,唉,難道我們的會議就不能稍微像樣一點嗎?真不知道其他公司是不是也會這樣?」
「啊,說到這點,我有一個同學離職換工作了。」靜靜喝著啤酒聽大家說話的小葵,突然想到似地提起。
「他原本就職的公司很有規模喔。可是他說『我無法忍受未來三十年都處在這種狀態。』好像是每天都一直開會,總之就是很無聊的樣子,可是只為了這樣就離職,我是覺得很可惜啦。」
「原來如此,我可以體會他的心情喔。因為開會真的很無聊啊。」片澤舉起啤酒杯咕嚕咕嚕地大口喝酒。「對了,小葵明天開始也要出席例行會議了。」
進公司即將邁入第二年的小葵,到目前為止還沒參加過任何類似會議的場合,明天是小葵第一次出席例行會議。
「對啊……突然覺得有點不安耶。」
「別緊張,別緊張,只是會有點想打瞌睡而已啦。」
「只要咱們使出『假動作』這招,就不會想睡覺了咧,哈哈哈。」
「我可笑不出來……」
伴隨著上班族的牢騷,新橋的夜也更深了。

──當天深夜。
回家後的小葵和碰巧還沒就寢的爸爸聊起今晚續攤的情形。小葵長大後依舊和爸爸感情很好,特別是成為社會新鮮人後,和爸爸聊天的機會更是大幅增加;比起只有短暫工作經驗的媽媽,和爸爸更容易討論工作上的事情,有時還能得到很實用的建議,當然也有派不上用場的意見……
「我真的不懂耶,雖然我聽說過發牢騷是上班族的生活樂趣,可是大家實在講得太誇張了。」
「發牢騷啊,爸爸我可不喜歡喔!因為不會產生任何效益。」
「我也不喜歡啊,可是沒辦法!身為低階的新進員工,聽上司或前輩發牢騷也是工作之一啊。」小葵不高興地噘起嘴反駁。
「不是沒辦法的喔!在發牢騷抱怨之前應該先努力改善才對。」
「唔,慘了……」當小葵苦笑時已經太遲了。
爸爸在企管顧問公司擔任顧問,平時負責協助大公司進行業務改革,因此對改善•改良特別執著,幾乎到了職業病的程度。從小葵年紀還小時就開始了,只要小葵一有任何抱怨,爸爸就會對她說「那我們來改善吧!」「該怎麼改進比較好呢?」一碰到這種時候,爸爸就會變得非常難纏。
「說什麼慘了,妳知道自己一輩子花多少時間在開會嗎?」
啊,又開始了。「我喝醉了沒辦法思考,明天我再想想喔,晚安。」
小葵像陣風似地,迅速從爸爸眼前消失。
 

失敗會議的洗禮

(啊,好睏喔……)
隔天,沐浴在剛過正午的舒適日光下,小葵接受了例行會議的洗禮。
這裡是小葵任職的日本網際網路協力公司(NNP)總公司大樓二十樓的維修部會議室。在小葵面前的是只顧著不停誦讀資料的課長水口,和乖乖坐著聽講的課員們。
水口是客戶服務課的課長,在與IT大廠旗下公司聯名的NNP總公司裡,客戶服務課負責接受企業客戶的諮詢和初步的故障排除。因此課內包含接聽顧客來電的電話客服組,以及支援客服人員在電話應對中所需相關知識與技能的技術支援組,還有針對新的維修契約設計•提案服務內容的企劃組。
每週召開一次的例行會議中,會分享來自客戶端的諮詢內容。技術支援組的幸田與企劃組的片澤等人都會參加,現在連進公司第二年、隸屬於企劃組的小葵也成為與會成員。聽到水口說「下週起妳也開始參加例行會議」,原本開心地想著「自己也被認同已經具有戰力了嗎?」可是實際參加會議後,才發現如同傳言一樣是個苦差事。
「接下來的客戶諮詢事項是在二○一五年六月十二日十二點十二分,A公司的系統負責人來電詢問有關『無法聽取通話錄音內容』一事,電話客服人員依照工作手冊的內容執行故障排除步驟後,確認是客戶操作錯誤,所以本件已經結案。下一個諮詢事項是……」水口沒完沒了地一直朗讀資料內容。
在狹小的會議室裡,以水口為主,七位課員促膝而坐。這是一間陳設了大型螢幕,講臺和桌子的普通會議室,從位於市中心精華地段的大樓窗戶望出去可以看見晴空塔。小葵強忍著睡意,失神地望著窗外。
(水口課長到底還要念多久啊……好想睡喔,晴空塔真的好高喔……)
為了趕走睡意,小葵一直在腦袋裡想著和會議完全無關的事,這段時間水口仍不停說話。
「……這件諮詢,現在還在處理中嗎?說起這件事,現階段處理到什麼程度了?幸田?」
「啥?喔,是是,那個嘛……」
(啊,片澤先生睡著了?會被課長臭罵喔。可是我也好想睡喔……昨天他們二個人說的就是這麼回事啊……)
水口的質問、幸田的答覆、水口的質問……二人之間的對話持續了好一陣子。這時仔細觀察其他課員們,大家似乎都在使用自己的記事本或筆記型電腦,做些和會議內容完全無關的事。原來這就是所謂的「假動作」啊,小葵一邊思考著眼前的情形,一邊回想起昨天爸爸所說的話。
(一生中耗費在會議上的時間啊……來稍微試算看看吧。)
進公司七年的片澤,包括例行會議,一週大概要出席三次會議;而年資十五年的幸田幾乎每天都要開會;水口課長更是一整天都在出席會議,看來似乎是職級越高會議就越多。
(那麼,大概算一下……)小葵在筆記本上簡略寫下算式。

進公司開始到年資屆滿十年,每週三次每次二小時,一年大約五十週,十年就是三千小時。
從年資滿十年到第二十年為止,每週五次每次二小時,一年大約五十週,十年就是五千小時。
年資滿二十年到第三十年時,每週五次每次八小時,一年大約五十週,十年就是二萬小時。

(大概是三萬小時?根據統計,我們一生的工作時數是七‧五萬小時,這等於上班的工時中有四成時間在開會?這麼龐大的時間,難道都得用在這種讓人打瞌睡的會議上嗎?)
當小葵覺得頭暈眼花時,水口終於要結束了。
「那麼,以上就是今天例行會議的內容,大家有沒有問題?」
「……」水口稍微停頓了一下,但七位課員全都繼續低著頭一句話也沒說。
「那就下週同一時間再召開會議,大家辛苦了。」水口一說完,全體課員立刻起身離席一起走出會議室。小葵也馬上飛奔到會議室外,大口深呼吸。
「嗯,會議室外面好涼爽喔,空氣真好!片澤先生,剛才開會時你睡著了吧?」
小葵邊偷笑邊開口詢問一起走出會議室的片澤,片澤是從小葵剛進NNP公司時,就一直很照顧她的前輩。
「咦?穿幫了嗎?跟我昨天說的一樣吧?妳自己說嘛,那些內容只要用電子郵件寄給所有人不就可以了嗎?何必讓大家擠在悶熱的會議室裡,啊,真是累死人了。」
「只是累了嗎?你根本就睡著了吧!」
「的確啦!可是我真的很討厭把時間浪費在沒用的事情上,這樣真的讓人好疲倦喔!算了,好歹總算是結束了,要趕快回去工作,事情已經堆積如山了!今天浪費了一個半小時,這下非得好好加油不可囉!」
「是。」小葵嘴裡回答,心理卻隱約浮起一股莫名的困惑。
(「趕快回去工作」,難道開會不是工作嗎?到底是怎麼回事?這和一年前想像的完全不一樣。)

新進員工的研習訓練結束後,被分派到技術部門來,差不多正好是一年前的事。在能眺望晴空塔的精華地段,NNP公司蓋了整棟高達二十五層樓的公司大樓。以網際網路和電話通訊等網路相關的業務為主,公司在今年邁入五十週年。因為目前企業對網路架設和更新等業務有一定的市場需求量,所以公司的營運很穩定,是備受世人肯定的一流企業。
小葵在分發部門之前,對於自己是否能勝任一流企業的工作內容,以及會遇見多能幹的前輩等,一直十分忐忑。
(可是,實際情形卻和自己想像的完全不一樣……)
參加過例行會議後,更加深了小葵心中的困惑。會議中水口課長只是把客戶的諮詢內容平淡地念給大家聽,其他與會人員幾乎沒有發言。這和小葵在連續劇中所看到「為了決議事件」,所有與會人員熱烈商討交換意見的會議印象全然不同。
小葵和片澤回到自己的座位上,開始著手處理工作時,突然聽到水口的叫喚聲。
「片澤,剛才會議中決議的事情,就拜託你了喔。」
因為驚訝而挑高單邊眉毛的片澤,不自覺地提高聲調。
「咦?是指什麼事?」
「喂喂,你又來了?大家開會決定的事你根本沒在聽嘛。就是B公司的諮詢事項,今天開會決定要去聯絡業務部門,協調要怎麼回應客戶的啊。就麻煩你了喔。」
「啊……知道了,我會處理。」
「交給你了喔,唉真是的。」水口說完後,搖晃著高大的身體走回自己的座位,留下滿臉怨氣的片澤。
「到底決議了哪些事,根本就沒有明確地說清楚啊,真是的。」
小葵從旁看著兩人的這段對話。(明明花了那麼多時間開會,到底會議中決議了什麼事卻沒人搞得清楚。的確就像片澤先生所說,開會只是在浪費時間……不過,一流企業的會議應該都差不多吧?)
小葵自言自語著,開始處理會議期間所累積的電子郵件。
 


第2章
開始執行引導學中的確認技巧
 

「引導學」是什麼?

「媽,我跟妳說喔。」
星期五晚上,小葵一坐到晚飯餐桌上,就跟媽媽聊起公司發生的事。小葵和爸媽三人住在一起。
「今天的會議讓人猛打瞌睡,我只好一直盯著晴空塔。」
「那還真是糟糕啊。」媽媽邊答話邊把晚餐菜餚擺到餐桌上。
「我的前輩還在一旁睡著了喔。」
「呵呵呵,下次妳應該幫忙叫醒前輩,不過光是睡覺就能領薪水,還真不錯耶。」媽媽的口氣雖然很溫柔,講話卻一針見血。
「唔!我是沒睡著啦!不過啊,平時的工作就很無趣了,第一次開會卻更無聊,完全推翻了我進公司前的想象。不過就是因為辛苦所以才有薪水領,所以一定要忍耐才行。」
「所以,會議情況就像前輩們描述的那樣嗎?」在客廳看報紙的爸爸也加入小葵和媽媽的談話。
「如果會議很無聊的話,應該設法讓會議變得愉快又充實才對吧?」
爸爸隨口插話就說出正中要害的論點,身為合理主義者的爸爸,只要是對的事都會加以採納,除了會侃侃而談說道理外,本身也會確實身體力行,是個十分能幹毫不鬆懈的人。雖說這是爸爸身為帶領企業改革的企管顧問所具有的特點,但這個特點對個性保守的小葵來說,常常還是會覺得太過強勢而有點難以招架。爸爸又開始繼續講起昨晚的話題了……雖然覺得有點煩,小葵還是隔著餐桌回答。
「但畢竟是一流企業裡的內部會議,應該不至於錯得太離譜吧?」
「是嗎?爸爸我雖然經常和大企業一起工作,卻還沒在哪個公司看過像樣的會議喔。喔,今天這是新菜色?」爸爸開心地盯著晚餐菜色,同時脫口說出讓人無法默默認同的發言。
「是嗎?」
「嗯。話說回來,妳有思考過『一生中的會議總時數』了嗎?」
「利用開會時想過了喔。」
「妳辦到了耶,生平第一次的開會假動作,恭喜囉!」
「討厭,不要嘲笑我啦!」小葵說著,然後把計算出會議時數大概是三萬小時,大約占了上班族職涯生活中四成左右的時間,以及自己為此感到頭昏眼花的事,全都說給爸爸聽。
「太厲害了!表示這麼多的時間全都得用來忍耐苦差事喔。」對於爸爸的話,小葵只能靜靜地噘嘴賭氣默認,因為事實的確就是這樣。
「睡眠大概占了人生二十%~三十%的時間,差不多是一樣的比例吧,所以這種像苦差事的會議,就好比每天睡覺都在做惡夢一樣,爸爸我自己是絕對不會接受這樣的人生。」
「這種比喻有點極端吧!太超過了啦!不過我的確是希望會議能再稍微接近我心目中的想像就好了。」
「小葵原本想像的會議是什麼樣子?」
「嗯……我進公司之前,以為會議就像電視劇演的那樣,會用投影機振振有詞地進行簡報說明,然後大家可以自由發表意見、互相討論,最後拍案敲定『就這樣執行!定案!』類似這樣的緊湊內容吧?」
「原來如此,那麼妳對今天的會議有什麼不滿意的地方呢?先等一下,我去拿筆記本。」這是爸爸身為顧問的職業病,當他開始認真傾聽和考量時,一定會在筆記本上簡略記錄下來。也就是說,寫筆記是爸爸全心投入的證明,這種時候小葵就只有乖乖配合的份了。
「今天例行會議的情形是……」小葵在說明開會情況時,爸爸在筆記本上寫下「例行會議的狀況」,接著在底下條列出摘要。
「哈哈哈,是一場典型的失敗會議。這種情況下,只要有人使用『引導學』,就能有戲劇性的好轉喔。」
「我有聽說過引導學喔!是指安排一位立場中立的主持人,使用架構圖或便條紙讓大家開心地進行討論對吧?但我只是低階的新進員工,怎麼可能提出『我們使用架構圖來進行討論吧』這種意見啊。」
「出乎意料地用功耶!妳說的雖然沒錯,但稍微有點誤解。」爸爸一臉認真地繼續解說。
「引導的原文Facilitate有『促進展開•變得容易』的含意,是指促使事情更順利地達成目標。因此會議引導學,顧名思義就是『促進會議展開‧容易進行』。而會議是決定事情的場合吧?所以,會議引導學就是促進決議事項順利展開‧容易進行的技術,而為此所做的各種準備,就是會議引導學了。」爸爸邊說明邊將關鍵字寫進筆記裡。

購物須知

為了保護您的權益,「三民網路書店」提供會員七日商品鑑賞期(收到商品為起始日)。

若要辦理退貨,請在商品鑑賞期內寄回,且商品必須是全新狀態與完整包裝(商品、附件、發票、隨貨贈品等)否則恕不接受退貨。