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監督的有效性在很大程度上取決于收集到的信息的質量。不精確、不完整、不及時的信息會嚴重地影響監督的有效性。因此,必須重視建立完整的、準確的信息收集系統,以便能及時地為監督者提供充分、可靠的監督信息。具體來說,收集到的信息在質量方面必須符合以下要求:
(1)準確性。即所獲取的用以監督工作的信息應能客觀地反映經營組織經營的現實、管理的現實,這是對信息的最基本的要求。
(2)及時性。即信息的采取、加工、檢查和傳遞要及時,過分拖延會使信息收集失去意義,從而影響整個監督工作的進行。
(3)可靠性。即要求信息在準確性的基礎上還要保證其完整性,不因遺漏重要信息而造成誤導。
(4)適用性。即應根據不同監督的層次、監督部門的不同要求收集不同種類、范圍、內容、詳細程度、精確性的信息。
收集了解信息的方法和渠道很多。作為監督者,應盡可能地靈活地采用多種信息收集了解的方法從多個渠道來收集了解盡可能多的信息,以便為對經營者的經營行為及其經營成果、管理者的管理行為及其管理成果作出客觀、公正、準確、及時的評價,繼而為整改、查處、懲罰經營者、管理者的不當的經營行為、管理行為提供材料和依據。
三、針對收集到的信息,結合監督目標和標準進行分析評價
通過收集了解信息,監督者獲得了經營者和管理者的經營和管理的實際情況的信息,那么,分析評價工作就是要將監督目標和標準與經營者和管理者的經營和管理的實際情況進行對照比較,并進行評價,為進一步采取整改、查處、懲罰的監督手段提供依據和做好準備。實際上,評價工作貫穿于整個監督過程中,也貫穿于整個經營過程中。因此,評價可以分為初始評價、行為評價及結果評價。
初始評價是在經營行為、管理行為未發生之前監督者對被監督者的即將發生的經營行為、管理行為所進行的評價。例如,經營者對管理者根據經營者的決策方案及目標所作出的計劃方案及目標的審查、評價,所有者及所有者權力機構以及專門的監督機構對經營者的決策程序、方式、決策班子以及決策方案的審查、評價都屬于初始評價。
行為評價是在經營行為、管理行為正在發生的過程中監督者對被監督者的經營行為、管理行為所進行的評價。例如,經營者會收集管理者執行決策方案及目標的行為與已確定的監督目標和標準進行比較分析,并作出評價意見。所有者及所有者權力機構以及其專門的監督機構會密切注意經營者的決策行為、管理者的管理行為,并將其行為與已確定的監督目標和標準進行比較分析,并作出評價意見。
結果評價是在經營行為、管理行為已經發生完畢且獲取了行為的結果的信息后,監督者對被監督者的已發生過的經營行為、管理行為所進行的評價。例如,經營者依據管理者的管理行為的結果與監督目標及標準所作出的評價,所有者、所有者權力機構及其專門的監督機構依據經營者、管理者的經營行為、管理行為的結果與監督目標及標準所作出的評價,都屬于結果評價。
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