執行管理工具箱（簡體書）

孫科柳，北京華通正元管理咨詢有限公司咨詢師。先后在珠三角多家企業工作，擔任過行政經理、生產廠長等職務，具有多年一線現場管理和人員管理經驗。精于中基層人員的培訓課程設計和培訓實施等工作，對高績效團隊組建、領導和教練技巧、中基層人員的執行力提升以及企業學習與發展體系構建等有深入、獨到的研究，善于解決團隊發展以及業務過程中的實質性問題。
李京靜，北京華通正元管理咨詢公司咨詢師，企業管理課題研究專員。曾在富士康從事精益生產、生產現場管理及改善、流程建設等管理工作。現致力于工業管理、工業工程教育等研究和咨詢服務，對企業管理中的現場改善、生產流程建設等有深入獨到的研究，并對推行成本管理、目標管理、全面質量管理等擁有豐富的實踐經驗。
石強，北京華通正元管理咨詢有限公司咨詢師，生產現場管理、質量管理課題研究專員。長期致力于全面質量管理、現場5S管理、流程建設、團隊建設等研究和咨詢服務。對制造企業經營過程中的制度規范、作業規范、溝通協調、現場改善、質量改善等具有創造性解決問題的能力與經驗，擅長解決方案的設計與過程指導。

《執行管理工具箱》每種工具和方法都獨立成篇，針對具體情況分析闡述，內容清晰完整，易于查找，非常方便閱讀和使用。書中通常依次對每種工具和方法的含義、要點和使用步驟進行細致說明，并且穿插現實中的案例，進一步論述其效果，讓讀者既了解工具和方法本身，也明白如何應用，真正實現學以致用。

企業管理活動紛繁復雜，常常需要使用一些工具。然而，各種工具林林總總、眾說紛紜，當我們面對現實問題時，恰當、便捷地選用合適的工具和方法便成為當務之急。舉例來說，有哪些方法最可能奏效？在什么情況下適用？實施步驟如何？有些什么注意事項？這些問題都需要一一破解。
本系列圖書恰恰為破解這些問題而策劃編寫，旨在為廣大讀者提供全面、實用的管理工具手冊。該系列中涉及的主題包括流程管理、人力資源管理、客服管理、財務管理、團隊管理、生產管理、質量管理、成本管理、營銷管理、執行管理等，基本涵蓋了管理活動的各個領域。每個主題單獨成冊，將這一領域中的各項業務劃分為模塊，在書中體現為章，再將模塊中各種重要的工具和方法搜尋齊全，一一列舉，逐個講解，因而內容豐富、體系完備、分類準確、方便實用。
具體來說，系列圖書具有以下特色。
第一，兼具系統性與針對性。在各章中，工具種類豐富多樣，組成了較為完整的體系，最大限度滿足讀者所需。同時，每種工具和方法都獨立成篇，針對具體情況分析闡述，內容清晰完整，易于查找，非常方便閱讀和使用。
第二，具備較強的實用性。實用性，是工具箱圖書的必備特點，更是持久的目標。書中通常依次對每種工具和方法的含義、要點和使用步驟進行細致說明，并且穿插現實中的案例，進一步論述其效果，讓讀者既了解工具和方法本身，也明白如何應用，真正實現學以致用。
第三，工具和方法相得益彰。在企業管理活動中，工具和方法可謂共存共生：撇開方法說工具，可能使人不知所以而盲目套用；擱置工具談方法，又可能顯得空泛，且缺乏可操作性。本系列圖書在兼具系統性和實用性的前提下，既選取了工具，也收錄了方法，使得二者產生互補效應，進一步完善了圖書的內容，以期更好地幫助讀者迅速、有效地解決問題，并提高綜合能力。
同時需要說明的一點是，使用任何工具，都需要借助人的主觀判斷。如果管理者能在掌握這些工具和方法的基礎上，做到不拘泥于形式，不生搬硬套，結合具體情況認真分析、靈活應用，那么將更利于發揮工具的功能，取得更好的管理效果。
《執行管理工具箱》是該系列圖書的一本。本書全面、系統地對執行管理的各個模塊進行了科學的梳理，經過嚴格篩選，從統籌規劃、溝通反饋、落實責任、提升技能、時間管理、資源協調、激發熱情、貫徹制度、過程督導、持續改善等10個方面選取了71個工具或方法。并充分結合案例、圖表、流程等表現形式層層展開，深入淺出地剖析了每個工具的使用方法、范圍、規則等，能夠有效提高管理人員及員工的執行能力。
希望本系列圖書對讀者能有所幫助，同時，對書中的不足之處，也懇請讀者提出寶貴意見。

前言
第1章統籌規劃的方法與工具1
1.1工作清單——明確工作任務和預期目標2
1.2四象限法則——分清任務的輕重緩急后再行動5
1.3聰明工作法——正確地做事，更要做正確的事8
1.4SMART原則——細化目標，保證目標的可執行性12
1.5目標管理卡——檢查和評價目標執行情況15
1.6減法哲學——設法把復雜的工作簡單化18
1.7批量處理法——集中時間處理瑣碎事務21
1.8預習法——留出5分鐘為明天做準備23
第2章溝通反饋的方法與工具27
2.1位差效應——建立平等的溝通平臺，保障順暢交流28
2.2上朝效應——構建快速匯報機制，實現無障礙溝通31
2.37±2法則——清晰告訴員工做什么，怎么做33
2.4喬哈里窗——打開窗口，交換有價值的信息36
2.5威爾德定理——把說的一半功夫花在聽上38
2.6反饋效應——通過及時反饋提升溝通成效41
2.7踢貓效應——不對下屬發泄不滿，避免泄憤連鎖反應44
第3章落實責任的方法與工具47
3.1崗位職責書——明確工作職責，做好分內事48
3.2責任制——強化責任意識，確保執行到位53
3.3角色置換——消除抱怨，灌輸責任感55
3.4期限通牒——拒絕拖延，好的想法要立即行動57
3.5適度授權——有效授權，讓下屬權責相等60
3.6方法論——以成果為導向，堅信方法總比問題多64
3.7OEC法——日事日畢，日清日高66
第4章提升技能的方法與工具71
4.1職務認識——充分了解自身職能的優劣勢72
4.2BS診斷——分析基本技能，并積極改善75
4.3業務整理——確定專業領域，提高業務能力79
4.4ECRS分析法——改善現有工作方法和流程82
4.5OJT法——通過工作本身提升員工技能83
4.6一般培訓法——實施常規培訓，穩定人才產出87
4.7教練型指導——協助員工實現提高的指導策略89
第5章時間管理的方法與工具93
5.1細微邊界法則——領先一步，贏得全部94
5.2自控法則——抓住事物本質，管控事物過程97
5.380／20法則——合理地分配工作時間100
5.4韻律法則——讓工作節奏保持流暢105
5.5帕金森法則——施加過程壓力，改變拖延習慣109
5.65s時間管理法——消除時間浪費，提高時間利用率113
第6章資源協調的方法與工具117
6.1結果導向——正本清源，優化資源分配118
6.2SWOT法——分析工作環節要素，整合優勢資源120
6.3安全點——設計物資資源的協調管理方法123
6.4簡化原則——優化流程，讓作業協作流暢125
6.5崗位制——讓合適的人在合適的崗位上129
6.6信任定律——與員工形成信任關系，建立協調基礎132
6.7主動補位——積極為團隊貢獻自己的力量134
6.8消解對立——妥善處理糾紛，融洽團隊氛圍136
第7章激發熱情的方法與工具139
7.1場化效應——創建積極向上的工作氣氛140
7.2愿景激勵法——為員工描述一幅美好前景142
7.3績效管理——打造績效文化，維系員工進取心145
7.4標桿管理——樹立員工積極向上的參照體147
7.5頭腦風暴法——以集體決策方式培養員工參與精神150
7.6巴南效應——通過暗示，鼓勵員工發揮潛能153
7.7激勵倍增法則——善用贊美，激發員工自信心155
7.8壓力曲線——制造危機感，激發員工持續工作動力159
7.9橫山法則——讓員工自動自發地投入工作161
第8章貫徹制度的方法與工具165
8.1洛克忠告——少定規矩，定下就要嚴格遵守166
8.2熱爐法則——樹立紀律權威性，誰越界誰受罰168
8.3以身作則——率先垂范，照我做的做170
8.4法理意識——懲罰既要源頭公正，也要程序公正172
8.5倫理原則——堅守工作倫理，維護工作層級關系175
8.6獎懲管理——用及時、有效的獎懲維系團隊秩序感177
第9章過程督導的方法與工具183
9.1預留提前期——準備充分，確保作業進程順暢184
9.2SOP——用標準引導員工正確作業186
9.3檢查表——隨時記錄重要作業環節187
9.4節點控制——設置合理時間點，管控進度190
9.5波特定理——找準對策，合理引導下屬糾偏194
9.6甘特圖——關注進程，保證工作準時完成197
第10章持續改善的方法與工具201
10.1雷達圖——發現相同業務上存在的差距202
10.2魚骨圖——搜尋產生問題的根源204
10.3疊補丁效應——找準工作要害，避免浪費207
10.4提案改善活動——利用團隊力量實現持續不斷的改善210
10.5深度匯談——與員工開展對話，互相學習213
10.68D工作方法——解決問題，并鞏固成果216
10.7PDCA循環——循序漸進地改進工作質量219
參考文獻223
后記224

二、崗位職責的制定
崗位職責的制定不是基于任職者當下工作活動的歸納和概括，而是從組織戰略崗位目的出發進行的詳細界定。崗位職責的制定通常有下行法和上行法兩種方法。
1.下行法
下行法是自上而下分解工作職責的一種方法，具體指通過對組織戰略進行分解得到崗位職責的具體內容，然后依據業務流程界定在這些職責中，該崗位扮演的角色及擁有的權限。具體步驟為：
（1）確定職位目的。職位目的，即設置該職位的目的是什么。具體做法是陳述本崗位為什么存在，它對組織（戰略）的獨特貢獻是什么。可以由多人進行討論。列舉的項目是否合理，應以員工能否通過閱讀該職位目的而辨析出與其他職位目的的不同作為評判標準。
為了確保職位目的的可行，陳述時要采用固定格式：
工作依據+工作內容（職位的核心職責）+工作成果
某公司培訓專員職位目的的陳述格式為：在公司培訓戰略的指導下，組織、制訂培訓計劃，并負責對各部門員工進行培訓，保證達到預期效果。
如某公司計劃財務部經理的職位目的可表述為：在國家相關政策和公司工作計劃的指導下，組織、制訂公司財務政策計劃和方案，帶領部門員工，對各部門提供包括成本、銷售、預算、稅收等全面財務服務，實現財務職能對公司業務經營的有效支持作用。
（2）確定關鍵成果領域。通過對職位目的的分解得到該職位的關鍵成果領域，關鍵成果領域可定義為工作的主要領域，即一個職位需要在哪些方面取得成果，來實現職位的目的。
關鍵成果領域的確定方法就是對投入和產出的分析，通過對這些工作內容的分析，確認成果最大的工作項目，該項目所對應的工作內容就是關鍵成果領域。
（3）確定職責目標。職責目標，即該職位在關鍵成果領域中必須要取得的成果。確定職責目標要以成果為導向，明確關鍵成果領域要達成的目標，并保證每個目標不偏離職位的整體目標。
（4）確定工作職責。明確職責目標后，就要討論和設置完成這些目標所需要的活動、責任。需要注意的是，一個崗位的工作職責不是孤立的，它是整個企業、部門工作中的一個環節，因此其工作職責還應考慮在整個流程中所扮演的角色。即以上一工作流程的結束為輸入點，以該職位工作結束為輸出點，在這個過程中設置工作職責，并明確職位之間的關系。
（5）進行職責描述。將職責目標和工作職責結合起來，然后對職責進行描述，其格式如下：
職責描述=做什么+工作結果
崗位職責的制定除了采用下行法，還可以采用上行法。
2.上行法
上行法是一種自下而上的歸納法。通過對崗位基礎性工作活動進行觀察、記錄，總結成工作要素（用簡單、有針對性的詞匯描述工作活動），然后進行邏輯歸類，形成工作任務，并在工作中進行驗證，最后獲得職責描述。上行法的開展由人力資源部和崗位所在部門進行，其步驟如下：
（1）羅列并歸納基礎性的工作活動（工作要素），并挑選出必須執行的任務。
（2）通過相關人員的討論，指出每項工作任務的目的或目標。
（3）分析工作任務，歸并相關任務，合并相同任務或重新描述任務，保證任務間有明顯的執行區別。
（4）簡要描述崗位各部分的主要職責。
（5）對照職位的工作目的，檢查確定各項職責的完整性。
上行法相對于下行法而言，分解不夠系統和嚴謹，但具有較強的實用性和可操作性，適用于崗位設置相對簡單的企業。
制定好崗位職責后，要編制一份崗位職責書，以鞏固成果和用于工作實踐。