企業數字檔案館建設理論與實踐（簡體書）

本書從信息論的角度，首先介紹了企業數字檔案館層次架構，各部分的組成；詳細介紹了企業數字檔案館建設的主要內容，包括軟硬件建設、數據資源建設、軟件開發、管理機制建設、標準規範體系建設、安全保密體系建設，以及建設思路。應用軟件工程理論，詳細論述了企業數字檔案館建設的過程、注意事項，以及成果評價等，尤其對電子檔案管理系統的開發與實施，進行了系統論述。為了進一步提供實踐依據，本書分別從集團型企業總部、基層企業等不同角度進行選材，介紹了四個企業的數字檔案館建設案例。 本書適合企業檔案工作者、各級檔案行政管理人員、從事檔案管理信息化業務的服務商、高校相專業師生，以及檔案科研機構的專業人員學習。

蔡盈芳，管理科學與工程博士、項目管理博士後，研究館員。Inter Pares Trues "互聯網時代的信任和電子文件管理"國際研究項目中方研究組成員，長期從事企業檔案工作。主要研究方向有企業檔案規範化管理、檔案信息化、企業檔案知識管理、企業電子文件歸檔和電子檔案管理等。是2015版《會計檔案管理辦法》修訂的主要參與人。參與了多項省部級科技攻關項目，主持或承擔國家重大社科基金研究項目、航空科學基金研究項目、博士後科學基金項目等項目的研究工作；獲教育部優秀科技成果二等獎，評為北京航空航天大學2012年優秀博士後，獲其他科學技術獎多項。

前 言

信息技術廣泛深入的應用是這個時代的一大特徵，在這個大背景下，企業形成待歸檔的電子文件越來越多，並呈現幾何級數增長態勢，電子文件歸檔顯得更加迫切。隨著時代的進步，企業科研、生產、經營、管理各項業務對檔案工作提出了更加高效的需求。為適應這些需求，企業檔案工作數字化轉型成為必然。在國外，檔案工作的數字化轉型成為推動檔案事業發展的主要動力，實現數字化轉型正成為國外檔案工作的主要內容。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，要建成一批具有國際先進水平的企業數字檔案館。近幾年，在數字化轉型需求的驅動下，在有關規劃政策的指引下，企業建設數字檔案館的積極性進一步提高，正成為企業檔案工作提質增效的有效措施。企業數字檔案館建設是一項系統工程，需要有多個學科知識支撐，並綜合運用，融會貫通。本書融合了檔案管理理論和信息技術理論，結合當前企業數字檔案館建設的實際需求，闡述了企業數字檔案館建設的內容和過程，既涉及企業數字檔案館“是什麼”，又涉及企業數字檔案館“怎麼建”，囊括了企業數字檔案館建設的全過程。
本書第一章闡述了企業數字檔案館建設的理論框架，構建企業數字檔案館建設的主體架構；第二、三章主要討論企業數字檔案館的建設過程；第四至九章按照企業數字檔案館主體架構的分佈，逐個詳細討論其建設內容和方法，由於電子檔案管理系統的建設比較複雜，內容較多，故用了第七、八章兩章進行敘述；管理機制內容較少，未獨立成章，有關內容穿插在有關章中；第十、十一章是補充和擴展內容，就企業數字檔案館的評價、幾項建設中如何應用新技術作了討論，供廣大檔案工作者借鑒參考；第十二章是四個案例，從不同角度驗證前述章節的內容，在案例選擇上，力求具有代表性，其中某央企集團公司、東風汽車公司案例主要供有下屬單位的企業總部檔案人員參考，國泰君安、本鋼集團公司案例可供其他企業檔案人員參考。每一章節的內容安排均按照先理論再實踐的順序展開，即先敘述信息系統建設的一般原理，再敘述數字檔案館建設的相應理論，最後根據相應的理論敘述建設數字檔案館的具體實踐和方法。儘管有些信息系統建設理論對有信息技術知識（或有一定信息技術技能）的檔案人員來說是基礎性知識，但考慮到本書是面向大多數檔案工作者，有瞭解信息系統建設理論和基礎知識的需求，且這些理論和基礎知識有利於後續內容的理解，因此，將這些內容也作為本書的一部分。
本書案例的有關內容分別由東風汽車集團有限公司辦公室楊耀紅經理、國泰君安證券股份有限公司檔案中心劉俊總監、本鋼集團有限公司檔案館于勝連館長提供，特此致謝！
本書適合企業開展數字檔案館建設的有關人員參考，也可供從事企業檔案業務監督指導的檔案工作者參考；本書的有關內容還可供電子檔案管理系統軟件開發人員參考，以便更好地瞭解企業數字檔案館建設的需求，更好地與企業檔案人員溝通。考慮到企業數字檔案室建設的內容與數字檔案館建設的內容基本相同，為方便敘述，本書書名及定位均為企業數字檔案館，但同樣適合企業開展數字檔案室建設時借鑒。
因時間緊迫，加上水平有限，書中錯漏和不足之處，懇請讀者批評指正。

蔡盈芳
2018年8月於北京

目錄
第一章 企業數字檔案館概述 （1）
第一節 企業數字檔案館建設背景 （1）
一、建設數字檔案館是國家經濟發展的必然要求 （1）
二、建設數字檔案館是檔案事業發展的客觀要求 （1）
三、建設數字檔案館是企業發展的需求 （2）
第二節 數字檔案館定義、特徵及發展歷程 （3）
一、數字檔案館定義 （3）
二、數字檔案館基本特徵 （4）
三、數字檔案館發展歷程 （5）
四、數字檔案館在我國企業的應用 （7）
第三節 企業數字檔案館總體架構 （8）
一、研究企業數字檔案館總體架構的意義 （8）
二、企業數字檔案館總體架構的層次模型及其功能 （9）
三、數字檔案館總體架構層次模型的啟示 （11）
四、企業數字檔案館建設內容 （12）
第四節 企業數字檔案館建設步驟 （17）
一、項目規劃 （18）
二、項目立項 （18）
三、項目實施 （18）
四、項目驗收 （19）
五、項目維護 （19）
第五節 企業建設數字檔案館的效益 （19）
一、順應檔案工作發展的必然要求 （19）
二、助力企業信息化建設 （20）
三、實現檔案事業的平衡協調發展 （21）
四、解決當前企業檔案工作面臨的困難與問題 （22）
五、實現企業檔案提質增效 （22）
第六節 數字檔案館與檔案信息化階段理論 （24）
一、諾蘭階段模型及其指導作用 （24）
二、檔案信息化階段的劃分 （25）
三、檔案信息化各階段特徵模型 （26）
四、檔案信息化發展階段劃分的意義 （27）
第二章 企業數字檔案館建設規劃 （29）
第一節 數字檔案館規劃原理 （29）
一、企業信息系統規劃原理 （29）
二、檔案信息化規劃步驟 （31）
第二節 數字檔案館規劃的主要內容 （32）
一、現狀分析 （32）
二、環境分析 （33）
三、標杆分析 （34）
四、SWOT分析 （35）
五、企業檔案事業戰略和企業信息化戰略繼承 （35）
六、目標確定 （36）
七、數字檔案館總體技術架構設計 （36）
八、電子檔案管理系統平臺設計 （36）
九、確定重點任務 （38）
十、制定規劃路線 （38）
十一、規劃任務的外包 （39）
第三節 規劃文本的形成、評審和項目立項 （40）
一、規劃文本的形成 （40）
二、規劃文本的評審 （42）
第三章 企業數字檔案館建設實施與運維 （43）
第一節 實施准備 （43）
一、制定實施方案 （43）
二、人才隊伍建設 （43）
三、成立項目工作組織 （43）
四、建立項目組運作機制 （45）
第二節 項目實施 （45）
一、項目實施啟動 （45）
二、基礎業務完善與規範化 （46）
三、制度規範制定 （46）
四、基礎設施配備 （46）
五、電子檔案管理系統實施 （47）
六、傳統載體檔案數字化實施 （47）
七、電子文件歸檔實施 （48）
第三節 項目實施驗收 （49）
一、驗收內容和目的 （49）
二、驗收依據 （49）
三、驗收方式 （50）
四、驗收意見 （50）
第四節 項目運維 （50）
一、信息系統運行管理的原理 （51）
二、信息系統維護的一般原理 （53）
三、數字檔案館運維工作 （55）
第四章 基礎設施建設 （58）
第一節 數字檔案館網絡及服務器建設 （58）
一、數字檔案館網絡平臺架構設計 （58）
二、服務器配置選擇 （60）
第二節 信息採集設備 （62）
一、掃描儀 （62）
二、視頻採集轉換設備 （68）
第三節 存儲設備 （71）
一、各類存儲設備原理 （71）
二、在線存儲 （77）
三、近線存儲 （79）
四、離線存儲 （80）
五、雲存儲 （81）
第五章 傳統載體檔案數字化 （82）
第一節 概述 （82）
一、檔案數字化原則 （82）
二、檔案數字化的組織 （85）
三、數字化技術 （86）
四、掃描文件存儲格式 （87）
第二節 紙質檔案數字化 （90）
一、檔案出庫 （90）
二、數字化前處理 （91）
三、檔案掃描 （92）
四、圖像處理 （94）
五、數據掛接 （94）
六、數字化成果驗收與移交 （95）
七、檔案歸還入庫 （97）
第三節 多媒體檔案數字化 （97）
一、錄音檔案數字化 （97）
二、錄像檔案數字化 （98）
第四節 檔案數字化外包安全管理 （99）
一、外包方檔案部門的安全管理工作 （99）
二、承包數字化工作的服務機構的安全管理 （100）
三、數字化場所的安全管理 （101）
四、數字化加工設備、網絡環境與數據載體的安全管理 （102）
五、檔案實體的安全管理 （103）
六、檔案數字化成果移交與設備的安全管理 （103）
第六章 電子文件歸檔和電子檔案管理 （105）
第一節 電子文件管理原則和要求 （105）
一、電子文件管理原則 （106）
二、電子文件管理要求 （108）
三、電子文件管理環節 （114）
第二節 電子文件形成的管理 （115）
一、保證電子文件真實、可靠、安全 （116）
二、按一定格式存儲 （116）
三、捕獲相應的元數據 （117）
第三節 電子文件歸檔 （118）
一、電子文件歸檔範圍 （118）
二、歸檔收集方式 （128）
三、歸檔鑒定 （131）
四、整理 （133）
五、歸檔移交 （134）
六、歸檔接收 （136）
第四節 電子檔案存儲、保管、利用、處置 （137）
一、電子檔案存儲 （137）
二、電子檔案保管 （138）
三、電子檔案利用 （146）
四、電子檔案處置 （146）
第七章 電子檔案管理系統軟件分析與設計 （147）
第一節 電子檔案管理系統軟件生命週期 （147）
一、軟件開發週期階段 （147）
二、系統生命週期階段 （147）
第二節 檔案管理信息系統需求分析 （149）
一、需求獲取方法 （149）
二、需求陳述方法 （151）
三、系統分析報告 （154）
第三節 電子檔案管理系統需求陳述 （156）
一、收集功能 （156）
二、整理功能 （157）
三、保管功能 （159）
四、統計功能 （160）
五、利用功能 （160）
六、系統管理功能 （161）
七、傳統載體檔案輔助管理功能 （163）
八、其他可選功能 （164）
第四節 模塊設計 （164）
一、模塊或子系統劃分的依據 （164）
二、模塊劃分實踐 （165）
第五節 界面及輸入/輸出設計 （168）
一、界面設計 （168）
二、輸入/輸出設計 （170）
第八章 電子檔案管理系統實施 （171）
第一節 電子檔案管理系統實施概述 （171）
一、系統實施目標 （171）
二、系統實施技術原則 （171）
三、系統實施的主要內容與步驟 （171）
第二節 軟件採購 （172）
一、初始需求分析 （172）
二、原型測試 （173）
三、商務談判 （173）
四、簽訂合同及付款 （173）
五、客戶化開發 （173）
六、軟件安裝 （174）
第三節 基礎數據準備 （174）
一、用戶數據準備 （174）
二、數據字典建立 （176）
三、界面設計 （177）
四、報表設計 （177）
五、分類結點樹方案設計 （178）
第四節 系統測試 （179）
一、系統測試概述 （179）
二、測試方法 （180）
三、測試類型 （181）
四、黑盒測試用例設計 （182）
五、排錯 （186）
六、採購測試 （187）
第五節 人員培訓 （189）
一、業務和職能部門人員 （190）
二、檔案管理人員 （190）
三、系統維護人員 （191）
第六節 系統切換 （191）
一、直接轉換 （191）
二、平行轉換 （192）
三、分段平行轉換 （193）
第七節 系統評價與驗收 （194）
一、系統評價 （194）
二、系統驗收 （196）
第九章 標準規範與安全保密體系建設 （198）
第一節 標準規範建設 （198）
一、基礎標準規範 （198）
二、管理過程標準規範 （199）
三、管理對象標準規範 （200）
第二節 安全保密體系建設 （201）
一、概述 （201）
二、建設內容 （202）
三、安全與保密重點 （203）
第十章 企業數字檔案館評價 （204）
第一節 數字檔案館建設評價問題的提出 （204）
一、數字檔案館建設評價 （204）
二、基於層次分析法的評價指標體系構建思路 （205）
第二節 數字檔案館建設評價總體思路 （206）
第三節 企業檔案信息化評價指標體系設計 （207）
一、評價指標結構的確定 （207）
二、權重的確定 （207）
第十一章 企業數字檔案館與新技術的融合 （211）
第一節 企業數字檔案館與知識管理 （211）
一、當前知識管理的突出問題 （211）
二、知識管理及其技術 （212）
三、企業檔案信息特點及知識管理難點分析 （212）
四、知識管理技術的運用 （215）
第二節 企業數字檔案館與大數據 （218）
一、大數據及其特點 （218）
二、大數據與檔案工作的融合 （219）
三、大數據技術在數字檔案館中的應用 （220）
第三節 數字檔案館與雲服務 （221）
一、雲服務概述 （221）
二、數字檔案館雲服務類型 （223）
三、數字檔案館雲服務機遇和面臨的挑戰 （224）
四、基於雲服務的數字檔案館架構及實現 （224）
第十二章 數字檔案館建設案例 （227）
第一節 某央企集團公司數字檔案館建設案例 （227）
一、工作步驟 （227）
二、主要內容 （228）
三、主要成果 （230）
第二節 國泰君安證券公司數字檔案室建設案例 （230）
一、建設背景 （231）
二、建設目標 （231）
三、建設內容 （233）
四、建設技術方案 （236）
五、建設進度 （239）