揪出時間小偷的看板管理法:微軟、Zara、HP……這樣精實流程,免做虛工、省時有餘裕,部屬被動變主動。
揪出時間小偷的看板管理法:微軟、Zara、HP……這樣精實流程,免做虛工、省時有餘裕,部屬被動變主動。
  • 定  價:NT$360元
  • 優惠價: 79284
  • 可得紅利積點:8 點
  • 庫存: >10
分享:
商品介紹
  • 商品簡介
  • 作者簡介
  • 名人/編輯推薦
  • 目次
  • 書摘/試閱
  • ‧惠普(HP)使用看板管理法,生產力提升、效益超過400%。
    .皮克斯(Pixar)動畫利用看板管理改善團隊的溝通方式。
    .服飾品牌Zara從產品設計到工廠作業,只花短短15天,只因利用看板管理。

    什麼是看板管理法?
    就是把所有「正在進行」、「即將進行」與「完成」的工作,呈現在看板上。

    看板管理法的好處是:
    是一種視覺化的拉式系統,再也不必因為
    「這個很急、先處理」「可以耽誤你幾分鐘嗎」被打擾、被中斷原來的工作,
    工作者做事有餘裕,能自己主動「拉」工作來完成,
    而不是無視現有的工作量,硬「推」工作給他們。

    許多知名企業如微軟、皮克斯、Zara都用這套方法管進度,
    部屬再也不會抱怨工作做不完,從擺爛、被動等待指令變成主動。

    作者多明妮卡.迪格蘭蒂絲(Dominica DeGrandis),
    是IT產業的看板法流程專家,專門協助組織升級產能、改善工作流程。
    她發現,導致組織效能不彰的理由,
    其實是 5 種看不見的時間小偷拖垮了組織的計畫,包括:
    正在進行的工作太多、搞不清彼此的依賴關係(哪件事得先做才能進行下一步)、
    一直被額外的工作打擾 ,還有……導致事情被卡住、無法如期完成。

    本書就要教你如何把工作呈現在看板上,秀出哪些部分進入停滯期、
    哪份工作該先執行,這樣精實流程,免做虛工、省時有餘裕。

    .想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
    將所有工作分為要做、正在做、完成(也是看板管理的核心)。
    好處是:任何人走進你的辦公室,看到這塊看板,就知道你正在忙什麼,
    不用多費脣舌跟對方解釋,工作就不會被打斷。

    .替急迫的工作設立快速通道
    「請問,可以耽誤你五分鐘嗎?」你也經常在最忙時被這樣問嗎?
    我們當然願意替人效勞,但這就是讓工作超出負荷的理由之一,怎麼辦?
    你得在看板上設立一條讓某種工作快速通過的「泳道」。

    .公布「被打擾次數」,用番茄工作法終結干擾
       什麼因素最會阻礙團隊完成工作?多數人的回答居然是「經常被干擾」,
    怎麼辦,本書有四個方法可以幫你,其中最有效的就是番茄工作法。
    作者就是用這個方法在不被打擾的環境下完成本書。

    .抓出殭屍,刪除或列入待辦
    什麼是殭屍專案?就是價值很低,卻耗費時間、精力與金錢。
    因此,掌握進度的關鍵就是:先減少手上正在進行的工作,再討論優先順序。
    若你真的無暇關注殭屍任務,就除掉它,或是放回待辦區。

    曾任豐田生產系統化的前副社長大野耐一曾說,
    看板管理法,就是把工作的問題浮上檯面,
    只要先做好看板管理,你的進度規畫再也不是寫心酸的。

    什麼是看板管理法?
    就是把所有「正在進行」、「即將進行」與「完成」的工作,呈現在看板上。
    好處是:再也不必因為「這個很急、先處理」「可以耽誤你幾分鐘嗎」
    被打擾、被中斷原來的工作。
  • 多明妮卡.迪格蘭蒂絲(Dominica DeGrandis)
    當今IT產業的頂尖看板法流程專家。除了經常受邀於產業大會演講,多明妮卡也替產業刊物撰文,例如Cutter IT與TechBeacon。身為Tasktop科技公司的數位轉型總監,多明妮卡結合了經驗、理論與實務,協助組織升級產能、改善工作流程、優化事業價值的傳遞。她在ddegrandis.com撰寫部落格,推特帳號為@dominicad。


    廖桓偉
    淡江大學經營決策系、東吳大學企管研究所畢業。
    曾任網路電玩編譯。現任出版社編輯,希望引進更多有趣(且暢銷)的書,透過翻譯來感動讀者,譯有《中國奇蹟的句點》、《改變未來的祕密交易》、《大英圖書館海圖全覽》(皆為大是文化出版)。
  • 推薦人
    「大人學」共同創辦人╱姚詩豪
    筆記女王╱Ada
    知名時間管理部落客╱電腦玩物站長

     

  • 忙?我就是能得到時間,做自己想做的事

    「『Day』,名詞。字義:一段長達24小時的時期,但大部分都被浪費掉。」
    ──安布羅斯.比爾斯(按: Ambrose Bierce,美國作家、記者)

    這一句網路瘋傳的名言,向疲憊不堪的我們保證:每個人一天都是24小時,和那些創業紅人一樣。
    然而,我想消除這種剛萌芽的自傲,並且強調:「不見得。」許多企業楷模確實敬業到超乎常人的地步,每週工作100個小時以上,但跟我們這群凡人相比,還是多了一項優勢。或許每天的時間一樣長,但他們掌控時間、管理績效的能力,卻與我們截然不同。
    當伊隆.馬斯克(按: Elon Musk,SpaceX 的創辦人,以及特斯拉汽車和PayPal的聯合創辦人)面對太多「進行中工作」(work-in-progress,簡稱WIP,見第一章第一節)時,他有權力授權給別人、降低該工作的優先程度,或乾脆放棄。
    當局勢出現變化,使得良好的策略規畫無法跟上組織需求時,雪柔.桑德柏格(Sheryl Sandberg,現任臉書營運長)有辦法立刻改變路線;當傑夫.貝佐斯(Jeff Bezos,亞馬遜創辦人、現任董事長、執行長)面臨優先度衝突時,他不需要透過錯綜複雜的官僚體系,就能釐清處理方向。
    當這些事情發生在我們身上時(面對現實吧,它們還滿常發生的),我們面臨的後果,與那群億萬富翁是截然不同的。
    那我們該怎麼辦?我們既沒有無限的精力,也沒有龐大的幕僚支援,怎麼把一切該做的事情如期完成,過程中還不會犧牲品質與我們的心智?在一個歌頌生產力、講求一心多用的企業文化當中,該怎麼善用我們的時間與工作流(按: workflow,對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括描述),使我們的努力與能量產生最大的影響力?最重要的是,我們如何在完成這些事情之後,還有時間生活?

    工作在完成之前,會填滿你所有可用的時間

    省下的時間、花掉的時間、浪費的時間。關於時間的對話,其實與談論金錢時非常類似。時間表面上是「免費」,實際上卻是無價的,它是我們最寶貴的資源,但無論從個人、團隊或組織的角度來看,我們的時間都永遠不夠。
    任何曾經面對繳交期限的人,絕對都能理解帕金森定理(Parkinson's law)──工作在完成之前會不斷的增加、擴大,直到填滿你所有可用的時間為止。捫心自問,你上次在繳交期限的數日、數小時之前,就很有品質的完成工作,是什麼時候?
    我們似乎一直在做事,但到底在做什麼事情?為什麼每天忙到半死不活才回家,卻只能對著幾乎沒動到的待辦事項嘆氣?我們失去的時間,就像在洗衣機裡神祕消失的襪子,它們到底跑到哪去了?誰(或什麼)該為我們失去的時間、專注力與精力負責?
    想要駕馭或跟上時間,可不是到現代才出現的習俗。史前時代的人類會追蹤月相;蘇美人創造的60進制數字系統,一直沿用至今,1小時除以60等於1分鐘,1分鐘除以60等於1秒鐘;埃及人用方尖碑來計算太陽陰影的長度,但假如天空多雲、或是到了晚上,這種以太陽為基礎的測量方式,就派不上用場了;因此波斯人與希臘人提供了另一套做法―水鐘,以監控水流測量時間推移。
    這些古代的計時工具,演變成最早的時程表──何時該種植作物、何時收成、何時該進行交易,以及何時該進行日常儀式,例如吃飯或睡覺。
    到了現代,儘管我們享有便利之處,但對許多人來說,時間管理已經變成一場艱辛的戰鬥,是一種耗盡心力、甚至不切實際的目標。
    雖然資訊經濟讓我們無時無刻都處於連線狀態,卻也使我們每分每秒都承受著別人的期望;正因為這樣,手機、電郵、視訊會議等科技,本來是要讓生活更便利,卻經常反過來奴役我們。混亂的現代職場加上多到目不暇給的選項,使我們分心、負荷過重;它們默默偷走了我們的時間與專注力,最後妨礙我們的效率。
    我們總是比較迷戀複雜的事物,但《揪出時間小偷的看板管理法》中介紹的概念,就跟早期的計時方式一樣,易於實行,而且能取得非凡的成果。天空、太陽、桿子與沙子給予古代人的回饋,都是肉眼可見、並且能實際運用的;而多明妮卡(本書作者)在書中概括的建議也是如此。
    我們比較擅長管理看得見的事物,這並不令人意外。如果我們看不見自己的工作內容,就搞不清楚有哪些可行的選項。我們看不見自己的產能,也就無法將產能傳達給別人。結果由於精神負荷過重,壓力隨之而生;壓力加重了我們的工作量,使WIP大幅增加,減損我們專注力、優先度排序、做決策、有品質完成工作的能力,或者根本就無法完成工作。
    作者提供的視覺化與限縮WIP策略,使我們更容易理解自己的認知負荷(按:特定工作加在個體認知系統時所產生的負荷量);讓團隊成員的期望變得實際;促進專注力;將工作維持在正軌上;即時揭露問題並加以解決;提供一條明確的道路,讓我們能有品質的完成工作。這些建議都經過精心解釋、且極具洞見,其蘊含的效用絕對不是蓋的。
  • 各界推薦
    前言 忙?我就是能得到時間,做自己想做的事
    引言 工作的管理要用「拉」的,而非被「推」著做

    第一章 五個時間小偷,導致慣性加班
    1. 五種跡象要當心:你手上進行的工作過多
    2. 三種未知的依賴關係,偷走你的時間
    3. 常常被急迫問題打斷──看板法專門對付
    4. 每件事都急,花一堆時間決定哪件優先
    5. 三種暫時擱置的工作,做不做都浪費時間

    第二章 揪出時間小偷,剷除過長的工時
    1. 想掌握工作量,你得先讓它們變成畫面
    2. 替急迫的工作設立快速通道
    3. 讓依賴關係現形
    4. 公布被打擾次數,用番茄工作法終結干擾
    5. 四種方法擇一,決定事情輕重緩急
    6. 抓出殭屍,刪除或列入待辦
    7. 家庭、學校、職場都能用的看板法範例

    第三章 用什麼指標衡量工作流程的健康程度?
    1. 產能利用率維持在80%效果最好,而非100%
    2. 製作時間小偷統計表,抓出最該先解決的問題
    3. 你的組織運作健康嗎?執行作業審查
    4. 精實咖啡:快狠準的會,怎麼開?
    5. 先做好看板管理,進度規畫就不會寫假的

    結論:與其劇烈改革,不如逐漸改變
    名詞解釋
    致謝
  • 五個時間小偷,導致慣性加班

    如果你的皮夾被偷,你一定會注意到;如果你的公司識別證被偷,你到公司門口就會發現;如果你打開冰箱,發現便當不見了,你絕對會罵到全辦公室都聽到。然而,有一樣東西比皮夾、識別證與便當更珍貴,大家卻不知道它被偷了,那就是一去不復返的時間。這到底是為什麼?
    我們埋怨自己時間不夠,別人看起來卻很閒。但我們凡人一天就只有24小時,因此問題在於我們沒有防止時間被偷。我們讓小偷日復一日的偷走我們的時間。這些時間小偷是何方神聖?
    以下就是五個妨礙你完成工作的時間小偷:

    1.正在進行中的工作(WIP)過多:也就是已經開始,但還沒完成的工作。有時也指已經完成一部分的工作。

    2.未知的依賴關係:在完成這項工作之前,必須先處理掉另一個任務,才能使這工作順利進行下去,而那是你當時並不知道的。

    3.計畫外的工作:致使你無法完成事情、或無法在適當時機暫時歇息的干擾。

    4.優先度衝突:互相衝突的專案與任務。如果你不確定最重要的事情是哪件,情況就會更惡化。

    5.被忽略的工作:已完成一部分的工作被晾在一旁。

    這五個小偷就在你眼前,舒舒服服的賴在你與工作之間。他們每次犯案之後都會留下線索。如果我們想把事情做好,就要逮住這些小偷,揭開它們的罪行曝光。一旦小偷被抓到,我們就能收拾它們暗中破壞後的殘局,不再任它們擺布,而是奪回控制權,並做出重要的改善。

    替急迫的工作設立快速通道

    我正在埋頭工作,此時螢幕右上角出現小小的訊息提示。在它消失之前,我看到麗姿(Liz)傳給我一句話:「請問可以耽誤你5分鐘嗎?」所以我該怎麼做?我回答「好啊」,因為我很喜歡她。
    我們願意替自己喜歡的人效勞──這是我們讓工作超出負荷的五個理由之一。就這麼稍微聊了一下,我又替自己滿檔的一天追加了新工作。
    第一章有提到,你必須理解、警覺這5個理由。第一個理由很基本:身為團隊的一分子,我們不想讓隊友失望,而且說「好」會使大腦產生腦內啡;第二個理由是害怕被當眾羞辱、或被開除;第三個理由是願意為自己喜歡的人效力;第四個理由是,人類是很樂觀的動物,以至於我們以為自己能更快完成工作(當然,事情總比想像中的更花時間);最後,第五個理由是,從事嶄新的事物比完成乏味的舊工作有趣多了。
    上述理由都是WIP過多型小偷行竊的工具。WIP過多型小偷是所有小偷的賊頭,他會滲透到其他時間小偷之中,使得依賴關係、計畫外工作、優先度衝突、被忽略的工作所造成的問題,都因而惡化。
    現在,就來稍微複習一下WIP。請記住,當進行中的工作過多表示工作累積的速度,超過你完成的速度。它是所有你已經開始、卻還沒完成的工作(亦即部分完成的工作)。
    WIP過多型小偷透過各種事物分散我們的注意力,進而偷走我們的時間、金錢、效率。結果其他人的等待時間超乎預期,你也因為延遲而損失金錢。而且由於趕工的緣故,產品品質亦不如想像中的好。以下就是WIP過多的警訊:

    環境經常切換。
    舊工作還沒完成,新工作就開始了。換句話說,就算我們手上一堆事情沒做完,也還是會說:「好,我來做。」
    工作被忽略而變舊。

    當你的環境經常切換,或者有人問你「可以耽誤你五分鐘嗎?」的時候,你說「好」,就等於脫離流程、開始繞遠路了。但你還是有希望的!追蹤進行中的工作可以讓你不再分心,並避免WIP過多型小偷奪取你的夜晚與週末。
    追蹤WIP的方法很多。一開始先根據要求工作的人,將WIP分成三大類:

    「銀子彈」(silver bullets)是急迫的要求,你必須立刻做某件事,通常來自領導階層的命令。它們因為急迫的優先度(無論是真的急、還是感覺很急)而自成一個類別。
    事業要求(包括功能、內容、設計):與公司業務極度相關的部分,由事業部門負責推廣、管理與追蹤。
    團隊工作:由團隊自己發起的部分,例如處理Bug 與技術負債、安全事務、平臺升級,以及維護工作。

    再次強調,這只是其中一種分類法而已;我們之後會再稍微探討其他方法。替工作分類,大家就可以將工作流視覺化,藉此理解團隊與外部人士的溝通需求。
    重整、應付團隊內部的需求,還算比較簡單,但是對於團隊外部就比較困難,因為你要耗費額外的心力,才能把正確的資訊傳達給正確的人。而且針對銀子彈,說不定還必須與上司特別溝通,因為第一顆銀子彈可能是上司的上司(副總裁等高階主管)、或他們聽信的人所提出的。我們替領導階層做事,是因為害怕被當眾羞辱、或者被開除。
    有時看板當中會加入水平的「泳道」(swimlanes),增加能見度,或把它當成設定WIP限制的方法。泳道是專門讓某種特定工作流過的通道。許多看板的頂端都有一條泳道,這是為急迫性工作(具急迫性的工作項目,必須迅速完成)而設的。
    WIP限制通常設在看板欄位的上方,讓大家能掌控線性的工作流,但你不一定要這麼做。你要怎麼加入WIP限制,由你和你的團隊(受工作影響的人)決定。設定WIP限制的方法有好幾個,其中比較常見的做法,是從工作項目種類、泳道或欄位等方面下手。
    在對於看板還不熟悉的情況下,有時WIP限制就能限制個人的工作量,替負擔過重的人「止血」。至於比較進階的團隊,就會以團隊為考量的基礎,從更廣泛的層次使工作流更順暢,而不僅止於自己。如此一來,各團隊中的成員就能合作達成團隊目標,而不只專注在個人目標。

    公布被打擾次數,用番茄工作法終結干擾

    有兩位IT專案經理,負責支援由41位工程師組成的團隊。我問他們,有什麼因素會阻礙團隊完成工作?他們立刻回答「經常被干擾」,因為其他團隊與產品負責人拼命詢問專案的狀況。為此我們進行了為期一週的實驗,記錄下所有干擾。
    只要每次發生干擾,他們就把它寫在一張黃色便利貼上面,然後貼在板子(約1.2公尺乘以1.8公尺,有輪子)最上方那一列。淺灰色便利貼流過頂端的泳道;記錄內部團隊改善的點點便利貼,以及其他影響專案經理的工作(由其他各種顏色的便利貼代表),流過中間的泳道;底端的泳道中,五顏六色的便利貼,代表他們管理的不同專案。
    那週結束後,我們數了一下,居然有92張淺灰色便利貼!其中絕大多數,是因為有人跑來詢問專案的狀況。專案經理最主要的內部顧客──產品負責人,之前並不曉得專案的狀況與數量。
    透過看板,產品負責人第一次發現,其他專案可能與自己的專案衝突。更重要的是,他們能理解其他專案優先度較高的理由;而且他們還親眼看見,自己的干擾有多麼嚴重的破壞力。另一方面,專案經理也發現,產品負責人幾乎看不清專案狀態。這次實驗也算是試用一種看板設計,之後將套用於某個運用電子工具的設計上,然後固定下來,不再輕易更改。
    把干擾攤在眼前,對於揪出「計畫外工作型小偷」相當有幫助。圖表2-15秀出另一種將干擾視覺化的方法。這支團隊在每次工作被打擾的時候,就在工作項目上標記一個點(可以是粉紅色的)。
    粉紅點是一個快速的方法,讓大家看見干擾對於工作的影響。還有一招是用「消音符號串」(用一串符號代表不能明說的髒話,例如「#&%*@!」)來代表干擾,這樣比較逗趣。
    做法是:每次工作被打擾,就在看板的卡片上加一個「消音符號」。消音符號串越長,表示前置時間越長,工程師也就越不滿。我可以想像,某張卡片上的工作沒人想做時(例如非常無聊的舊系統,或某些單調乏味的維護工作),消音符號串綿延不絕的模樣。
    圖表2-16的看板,以視覺方式揭露出計畫外工作。你看不見問題,就很難解決問題。假如你讓工作有畫面,就能揭開未知事物。有些事情你看了可能會怕,但它們攤在陽光下之後,你就可以開始解決問題了。正如之前提到的,看板法可能會嚇跑膽小鬼,但對於有勇氣面對並解決問題、能適應變化的人來說,再適合不過了。

    終結干擾

    試試以下策略,創造出一種常態形式,管理你的時間,同時讓計畫外工作現形:

    1.守門員:這個角色專門應付外界干擾,由團隊成員輪流擔任。他有兩個目的:保護別人不受干擾,並對團隊成員進行跨團隊訓練。

    2.諮詢時段:就跟你以前的老師一樣,每週撥出幾個小時,讓大家可以占用你的時間。諮詢時段讓同事有機會找你,而且還必須先看你是否方便。

    3.「請勿打擾」時段:諮詢時段的顛倒版。在你辦公室的門上或其他地方,掛一個「一小時之後回來」的牌子,告訴大家你什麼時候回來。我每天早上6點到8點都謝絕打擾,這段時間我用來寫作跟練瑜珈。有一次我老闆請我出席一場早上6點半的會議,我說不行。雖然這樣讓我有些罪惡感,但為了完成重要的工作,我們一定要拚死保住時間,做最重要的事情。而且因為我說不行,我建立了慣例,以後就不會有人希望我出席早上6點半的會議。

    4.番茄工作法(Pomodoro):一種時間管理方法,利用計時器將工作分成好幾個時段,每個時段中間有短暫的休息(按:為義大利人弗朗切斯科.奇里洛Francesco Cirillo所發明。他發明這個工作法時,剛好是使用一個番茄形狀的計時器,因而得名)。將計時器設定在25分鐘,然後忙你的事情,直到計時器響起,休息5分鐘。這樣持續4次之後,進行一次較長的休息(20分鐘到30分鐘)。番茄工作法能夠使你非常專心,我就是用這個方法寫完這本書的。

    以上這四個策略可以創造出常態,讓你的團隊知道,什麼時候你正在處理WIP。
    相關商品

      • 管理學(修訂二版)
      • 優惠價:450元
      • 做人難‧不難:職場溝通的10堂講座
      • 優惠價:238元
      • 有效總經理:企業將帥術
      • 優惠價:408元
      • 如何擺脫22K的夢魘?:贏在起跑點的職場攻略
      • 優惠價:255元
      • 現代企業管理
      • 優惠價:349元

    本週66折

      • 青森弘前‧津輕‧十和田
      • 優惠價:251元
      • 開店創業天時˙地利˙人和招財術
      • 優惠價:223元
      • 中國文學講話(增訂二版)─三民叢刊3
      • 優惠價:165元
      • 模糊的疆界:易宗唐手道創始人洪懿祥大師傳奇
      • 優惠價:330元
      • 跨樂十六國
      • 優惠價:264元
      • 科學與歷史
      • 優惠價:403元
      • 我的回憶(三版)─三民叢刊284
      • 優惠價:125元
      • 金牌助理(簡體書)
      • 優惠價:75元
      • 人生最重要10年,決定你將成為誰:19個微甜微苦的大人味思考,幫你把心態轉大人
      • 優惠價:198元
      • 香氛聖經:調香師的祕密配方
      • 優惠價:461元

    推薦書展
    公司簡介服務條款隱私權政策異業合作人才招募圖書館採購/編目三民禮券兌換處好站連結三民‧東大‧弘雅目錄古籍‧古典目錄