一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術:上班族必備!工作不失誤、不遺漏、不延遲的關鍵技巧
一流商業人士都在用的行事曆‧備忘錄‧筆記活用術:上班族必備!工作不失誤、不遺漏、不延遲的關鍵技巧
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商品介紹
  • 商品簡介
  • 作者簡介
  • 目次
  • 書摘/試閱
  • 人是健忘的動物,一旦過度仰賴記憶,就有不可預知的風險。
    而記錄是不會背叛你的,所以更要記錄!
     
    數位手機及電腦發達的現今,手寫方式仍有其不可取代的優點。但要如何記錄才不會有失誤,並連帶提高工作效率?
    本書整理了66項不失誤、不遺漏、不延遲的行事曆‧備忘錄‧筆記術重點。除了詳細解說記錄的技術,還附有圖說,更方便讀者吸收。
     
    鄭緯筌 臺灣電子商務創業聯誼會理事長、Vista讀書會發起人____專文推薦
    筆記女王Ada____實用推薦!
    「對初學者或是寫筆記多年的老手,都是很棒的參考。」
     
    有記等於沒記,真是天大的悲劇!
    「忘了該做的事」、「忘記時間」、「上次說了什麼」……
    你以為只要有記下來,這些事就不會發生嗎?
    第1章到第6章,以經常發生的失誤為基礎,介紹減少工作失誤以保護自己的各種技巧。第7章則提出能夠消除工作失誤,同時也能達成目標的有效建議。
    行事曆➨預防行程安排發生失誤,提高安排事情能力
    以數字確認截止日期、訂出個人的截止日期、消除不需要的資訊、以簡潔易懂的方式書寫……。
    記事本➨接受指示、臨時需要記錄時使用
    待辦事項清單的寫法、整理「暫且先寫下來的記錄」、不遲到的出發時間備忘錄、隨時更新個人資訊……。
    筆記➨為了遺忘而寫
    複述約定事項、只用黑色筆也能區分工作重點、能夠製作成企劃書的筆記寫法、一人的腦力激盪……。

  • 鈴木真理子
    Vitamin M株式會社董事長。
    共立女子大學畢業之後,進入三井海上火災保險株式會社(現三井住友海上火災保險株式會社)任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後,因結婚而離職。而後,認真地檢視個人資歷,決定走上商業講師這條路。二〇〇六年成立Vitamin M株式會社,擔任董事長。
    目前,透過眾多企業研習課程、公開研討會,指導超過三萬名的企業人士。以「工作迅速零失誤,身心康健有活力!」為宗旨,研發輕鬆、不厭膩又有益的訓練課程,廣受好評。
    除了講師工作之外,也投稿新聞、雜誌等各類媒體、執筆寫作等,業務活動範圍寬廣。目前為日本寫作俱樂部會員。


    譯者:陳美瑛

    畢業於輔仁大學國際貿易學系、(輔系)日本語文學系,輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《圖解七大關鍵工作力》、《一定做得到的絕妙發想術》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好,讓你更健康》(皆為商周出版)等書。

     

  • 前言  人是健忘的動物,所以更要記錄
    第1章  行事曆的基本知識
    01行事曆可以挽回你的失誤
    02選擇適合自己使用的行事曆
    03以一項工具管理預定事項
    04為何建議使用紙本行事曆?
    05建議培養的四種習慣
     
    第2章  行事曆的具體使用方法
    01以數字確認截止日期
    02訂出個人的截止日期
    03寫出著手進行的起始日
    04先寫出時間
    05寫下必須攜帶的物品
    06消除不需要的資訊
    07用可擦拭的三色原子筆書寫
    08以可擦拭的麥克筆圈選
    09以簡潔易懂的方式書寫
    10在辦公桌上攤開行事曆
    11同時檢視次頁才能放心
    12記錄電話號碼與密碼
    13先寫下感到興奮的預定事項
    14確保自己的私人時間
    15記錄健康日記
     
    第3章  備忘錄的基本知識
    01成為備忘錄狂人!
    02選擇備忘錄的方法
    03樂在工作的方法
    04「外部備忘錄」與「內部備忘錄」
    05個人交接備忘錄
     
    第4章 備忘錄的具體使用方法
    01待辦事項清單的寫法、運用方法
    02切莫忽略待辦事項清單的轉載項目
    03提起幹勁的待辦事項清單寫法
    04電腦上貼的便利貼以三張為限
    05把請託事項寫在便利貼上再交給對方
    06接近速記員速度的片假名記錄法
    07名字也以片假名記錄
    08整理「暫且先寫下來的記錄」
    09提醒備忘錄
    10如實呈現的手冊
    11不遲到的出發時間備忘錄
    12消除早晨「精神恍惚」的備忘錄
    13隨時更新個人資訊
    14預防傳電子郵件時忘記附加檔案的備忘錄
    15備忘錄要以碎紙機銷毀
     
    第5章  筆記的基本知識
    01工作筆記與課業筆記的差異
    02做筆記的規則
    03製作個人專用手冊
    04學習傾聽的五種筆記術
    05記錄回顧內容
     
    第6章  筆記的具體使用方法
    01同時使用筆記本與行事曆
    02複述約定事項
    03只用黑色筆也能區分工作重點
    04整理事前調查的資料
    05報告紙能夠分別歸檔
    06能夠製作成企劃書的筆記寫法
    07也可以用自己的方式解決問題
    08在會議中能說出自己意見的筆記
    09一人的腦力激盪
    10回顧筆記的寫法
    11事先寫下「幾近意外」的事項
    12儲存話題筆記
    13記錄出差投宿的飯店
     
    第7章  可實現夢想與目標的記錄術
    01管理高層經常做筆記
    02實踐項目清單
    03「總有一天」是禁語
    04把目標與口號寫進行事曆
    05寫下自己的座右銘
    06準備創業的筆記
    07善加利用聚餐場合
    08運用人際關係
    結語

  • 選擇適合自己使用的行事曆

    「要選擇什麼樣的行事曆呢?」評估這個、煩惱那個,這其實也是很有趣的過程。
    不過,在購買行事曆之前,請先等等。如果只是因為看起來很有設計感就掏錢購買,一定會買到不合用的行事曆。請先靜下心來思考自己每天「想寫些什麼」,以及書寫的「內容多寡」。

    以下舉出上班族經常會記在行事曆上的內容。

    ①約會或文件的截止日期……約定事項
    ②待辦事項清單……今天預定要做的事情、一天的計畫
    ③日記……今天的回顧

    當然,其他還有天氣、飲食內容、體重等等,內容因人而異。不過,若要說工作上必須記錄的前三名,大概就是上述這三項吧。

    行事曆上一定要寫的就是「①約會或文件的截止日期」。也就是說,行事曆上一定都會印上日曆以及個人可自由書寫的空格。當天日期只記錄重要事項,一年期間的預定事項,則依照時間序列清楚列出。雖然這聽起來很理所當然,但是這樣就可以不用重新填寫或插入日期,是非常方便的做法。

    最重要的是,如果在行事曆上記錄每天與別人的約定或截止日期,就可以預防不小心忘記等不可原諒的失誤。就算不用記在腦中,光是看行事曆就能夠立即掌握自己的行程。利用這樣的做法,任何人都能夠確實減少失誤。

    行事曆有月曆、週曆以及日曆等類型。依照你想在行事曆上記錄的內容來選擇適當的類型即可。

    首先,月曆型行事曆是一翻開,就可以鳥瞰一整個月份的預定事項。
    因為尺寸小,頁數也少,非常輕薄而利於隨身攜帶。對於只需記錄與別人的約會日期或文件截止日期的人而言,月曆型行事曆可以鳥瞰一個月份的時間安排,立刻就可以回答有空的時間。
    順帶一提,我個人是使用月曆型行事曆。在每一天長、寬各三公分的方格中,記錄一天內的事項。另外,我把待辦事項記錄在備忘錄上,而非行事曆裡面。

    其次是週曆型行事曆,在一頁或跨頁就可以鳥瞰一週的預定事項。
    垂直型的行事曆是以時間軸為主,所以適合幾乎每天都要參加公司內部會議或外出的人。也就是說,如果一天有超過三件事需要記錄的話,月曆型行事曆的格子就會不夠寫。這樣的人最好選擇週曆型行事曆。

    最後是日曆型行事曆,也就是行事曆一頁~跨頁可以看到一天的預定事項。
    由於這種類型的行事曆有許多欄位,所以①約會或文件的截止日期、②待辦事項清單、③日記等回顧的種種內容,都可以寫在裡面。因為頁數多,相對的行事曆的厚度、重量也都增加。不過,這種行事曆的好處是能夠統一彙整各種資訊,也能夠回顧參考記錄的內容。若想要掌握整體的行程,建議與單月份表格搭配使用。

     

    以一項工具管理預定事項

    若想要消除失誤,請盡量只用一項工具來管理預定事項。
    舉例來說,假設跟別人訂了一個約會。有的人在約定當下就會先寫在行事曆上,後來又寫在桌上月曆,也會輸入手機或電腦的月曆上。因為只記錄在一個地方會覺得不安,所以就多加二個、三個地方提醒自己,設法幫助自己減少失誤。但是很遺憾地,這樣的做法一樣會增加失誤的機會。
    基本上,同時管理多項工具不太可能做得完善,因為我們幾乎可以斷定,謄寫一定會發生遺漏。

    在公司或工作場合中,也會要與主管、同事共享預定事項。例如,有時候文件急需主管用印,卻發現主管已經外出拜訪客戶,並且直接下班回家。為了避免發生這樣的慘劇,應該將彼此的行程公開並視覺化。
    如果在職場上是使用Outlook或Google行事曆、Cybozu Live等數位工具,同時自己的行程也使用相同工具管理的人,就不需要分別記錄在不同地方。
    問題是使用紙本行事曆的人(本書本來就是為了推廣紙本行事曆,所以指的就是各位讀者)。

    基本上,行事曆不是給別人看的,因此如果是需要他人知道的行程,無論是數位或紙本,都必須記錄在行事曆以外的工具上。
    最重要的是決定填寫的優先順序。如果是以行事曆為主,一旦有新的預訂事項,或是有變更、取消等,就要立刻在當場記錄。
    無論有任何更動,都請務必以行事曆為主。這樣就能夠做好統一管理。
    行事曆是為自己寫的,共享行程是為他人寫的。這樣的切割是非常重要的觀念。預定事項先記錄在行事曆上,之後再謄寫於共享行程中。請務必遵守這樣的記錄順序。

    同事們想知道的一定是你外出、開會,或是剛好休假不在辦公室的日子。總之,不用提供寫在行事曆上的所有資訊,只要提供不會為別人帶來麻煩的資訊即可。

    其實,我跟我先生的共用行程表也都輸入在Google的日曆上。我先生想知道的只有一件事,就是我會不會回家煮晚飯。因為他不會做飯,所以我不在家的日子,他就會在外面吃飽再回家。反過來說,我也想知道先生回家吃飯的日子。如果公司有迎新派對或聚餐,都先讓我知道,這樣身為主婦的我就能夠放假一天。
    只是,要身為紙本行事曆派的我一一謄寫行程,我也會覺得很麻煩,而經常把謄寫工作往後延。
    如果是家人,一聲「抱歉」就可解決。但若不想給公司同事帶來困擾,就事先決定謄寫規則。例如「每週〇」固定謄寫行程。或者也可以依照約定數量決定「每個月第一、第三個星期〇」謄寫、數週謄寫一次等等。

    決定好規則後,就要建立一個不會忘記的機制。
    做法是,在小張的便利貼上寫「輸入行程」,並貼在行事曆的對應日期。當輸入或謄寫結束,重複利用此便利貼,貼在下一個對應日期。
    這麼做不僅可以預防不小心忘記謄寫,也可以省下每次都要把謄寫工作寫在待辦事項清單或行事曆上的時間精力,是非常方便的做法。

     

    為何建議使用紙本行事曆?

    關於行程管理的工具,是數位行事曆比較好用?還是紙本行事曆比較好用?
    這對於商業人士而言真是個大哉問。
    這個問題既沒有正確解答,公司或主管也無法規定「請一定要使用〇〇」。因為這要看每個人的習慣來決定。

    那麼就讓我們來調查看看,實際上使用行程管理工具時,到底是紙本行事曆的類比派多,還是電腦、手機的數位派多。
    根據日本效率協會管理中心的調查結果(二〇一五年)顯示,民眾管理行程的主要使用工具以「行事曆」(三十八點一%)居首位,其次是「智慧型手機」(二十六點六%),第三名是「月曆」(十八%),第四名是「電腦」(九點一%)。
    雖然辦公室環境已經普遍數位化了,但是使用行事曆與月曆等類比工具的人占了五十七點八%,高於使用電腦、手機等數位工具的四十一點六%。
    其實只要有手機,就能夠管理每天的行程。但是為什麼有人雖然有手機了,卻還要帶一本行事曆,這樣不僅花錢,也會增加重量呀?那是因為仍舊有許多人覺得,紙本行事曆有其不可取代的優點。

    若想要減少行程管理的失誤,我建議使用紙本行事曆。
    手機的最大缺點就是無法邊講電話邊看行程。當對方問「約下週好嗎?」你無法立即回答吧。
    商場上,大半的場合都要求速度。如果你回應對方:「我確認一下再回電給您。」我想工作應該無法順利進行吧。一邊講電話、一邊確認行程,或寫下約定的日期,畢竟還是紙本行事曆比較方便。

    在某家公司,有人被主管批評「無法做好行程管理」。因為無論是在朝會報告本週的預定行程,或是被主管問「○○,你今天幾點有空?」他都無法立即反應回答。
    這名員工是以手機管理行程。仔細詢問之下,才知道原來他是因為電腦能夠同步管理行程,覺得很方便,所以才選擇數位化工具。只是,就算數位化管理很方便,也都需要先輸入密碼才能開啟畫面,這樣就會給人「做事慢吞吞」、「工作拖拖拉拉」的印象,更甚者,還會被貼上「無法做好行程管理」的標籤。只因為外在表現就影響工作評價,真是可惜,也很可憐。

    但如果是紙本行事曆,就可以當場立即行動。因為只要取出行事曆並打開,兩個步驟就夠了。當然最重要的是,既不浪費自己的時間,也不剝奪對方的時間,這也算是職場上的禮儀。
    另外,在工作中滑手機,公私難分,更別說在客戶面前使用手機,可能會惹惱對方,覺得你「沒在聽人家說話」、「沒禮貌」。一支手機確實能做許多事,相反的,也不容易知道到底做了哪些事。

    取出行事曆並記錄,這樣的行為就默默地發送「這人能夠確實做好行程管理」的訊息。光是從外在的行為就能夠獲得對方信賴,也能夠讓對方覺得「把工作交給這個人就可以放心」、「想跟這麼謹慎的人共事」,真是一舉兩得的做法。

     

    以數字確認截止日期

    若想避免發生交期延誤,就要清楚訂出截止日期,防止雙方的認知產生誤會。
    不要使用「盡快」、「下週前半段時間」、「這個月內」等含糊的用語。假如對方使用這類的用語,你就要以數字回應並確認:「〇月〇日星期〇,〇點鐘方便嗎?」
    因為我們不會把「盡快」這樣的詞彙直接寫在行事曆上吧。所以請務必把時間轉換成數字資訊,待對方確認後再寫進行事曆中,這樣就能夠消除因誤解而產生的延誤。
    人總是很容易把現場狀況解釋成有利於自己的情況。請託工作的人希望快點得到成果,被請託的人就希望工作時間能夠延長。
    另外,一旦自己任意決定交期,就可能產生「說過了」、「沒有說」的紛爭或失誤、錯誤等情況。
    無論是從交期反推日期擬訂計畫,或是管理工作進度,都要以數字確認截止日期。這樣就能夠避免交期延誤或溝通錯誤等情況。

     

    訂出個人的截止日期

    一旦延誤交期,就會被嚴厲批評為不遵守交期、不遵守約定的人,或是工作慢吞吞的人。若想避免這樣的情況,就以兩種方法來管理截止日期吧。
    我建議的做法是,除了原來的截止日期之外,另外訂一個個人的截止日期。例如,把對方要求的日期命名為「YOU截止日期」,再訂一個提前一天的「MY截止日期」。
    在行事曆上載明YOU截止日期,然後寫下MY截止日期。如果沒有同時寫下兩個日期,就會搞不清楚真正的截止日期是哪一個,所以請務必兩個日期一組,同時填寫。
    雖然在MY截止日期之前交件,但也不能因為過度重視速度而出現錯誤。因此,請在MY截止日期前完成文件製作,放置一晚後再來檢查一遍。剛完成文件時,我們總會認定文件內容絕對是「正確」的,因而難以察覺錯誤。隔天等腦子冷靜一點,再回頭檢視文件,就容易發現錯誤。修正內容消除錯誤,提高文件品質後再提交給對方吧。
    另一方面,一旦把文件擱到截止日期才送出,有時候也會發生忘記送出的不幸慘劇,而且也會使自己一直處於緊張狀態。所以,完成的工作請陸續交出去,這樣也會減輕工作上的壓力。

     

    寫出著手進行的起始日

    若想要消除延誤交期的嚴重失誤,還有一個日期一定要寫下來,那就是著手進行這項工作的起始日。
    如果只寫截止日期,就算發現當天已經是截止日期,也無法交件了,因為根本沒有足夠的時間完成該項工作。
    安排工作流程的重要步驟是從截止日期往回算,確保足夠的工作時間與天數。也就是說,應該同時關注起始日與截止日。
    著手動工的時間越早越好,等時間迫在眉睫才要動手處理,這樣風險太高。因為工作中總會發生插件、特急件,或是身體不適等意料之外的情況。
    假如有多項工作的截止日期都集中在月底等特定日期,就要錯開起始日,這樣就能消除疏忽遺漏,也能夠保持一致的工作品質。
    有截止日期的工作,請依照「YOU截止日期」(與他人約定的截止日期)→「MY截止日期」→「動工日」等順序填寫、管理工作進度。

     

    先寫出時間

    當一個約會決定下來了,你都是如何記錄在行事曆上的呢?
    時間、公司名稱、事件名稱、目的等等,內容因人而異。
    如果腦中想到什麼就寫什麼,每次寫的格式都不一樣,事後要回顧檢視就很不方便。內容亂七八糟的,也會擔心忽略了重要的事情。
    因此,建議統一填寫的順序,先寫下時間。例如「14:00 ABC商會」等,無論如何,都要養成先寫時間的習慣。
    若想避免不小心忘記、遲到、重複約定等問題,最重要的就是把時間視覺化,這樣行事曆裡的資訊就可一目了然。填寫規則要一眼能看清楚時間才行。
    另外,拜訪其他公司時,也要記得寫下對方的窗口姓名。
    因為在對方公司櫃台前,有時候會發生突然想不出對方「到底叫什麼名字」等窘境。在櫃台前拿出手機確認郵件很不得體,也是造成遲到的原因。但是如果在備忘錄上加註對方的資料,就可以放心了。
    光是寫下最低限度的必要資訊,行事曆就可以助你一臂之力。

     

    成為備忘錄狂人!

    請試著站在客戶的立場想想看。你想把工作委託給什麼樣的人?什麼樣的人你才能安心委託工作?
    如果是我的話,我會希望把工作交給會寫備忘錄的人。
    舉例來說,去餐廳用餐,點了飲料與餐點時,有時候會遇到不寫點餐明細的服務生吧。或許對方對自己的記憶力有自信,但是在前往廚房途中,有其他桌客人要求「再幫我拿一瓶啤酒」、「請給我一杯水」等,結果就忘記原先客人訂的餐點。
    在這種餐飲店中,經常發生點餐出錯的狀況。

    寫備忘錄與不寫備忘錄的人,兩者的差異或許就在於有沒有養成這個習慣。
    如果養成寫備忘錄的習慣,失誤就會大幅降低,工作的安排也會做得更好。
    另一方面,沒有習慣寫備忘錄的人,就會遭到各種悲慘的下場。只是偷個懶沒寫備忘錄而已,失誤就大幅增加,工作安排也不順利。最可怕的是,一般人很難察覺自己出錯的原因是不寫備忘錄,而且身旁也沒有人提醒「寫一下比較好吧」。

    到目前為止,我與好幾個「麻煩者」共事過。若要說他們帶給我什麼麻煩的話,大概就是忘記他們臨時想到而下的指示、拜託的事忘記做、同樣的事情一直重複講等等。這些人的共同點就是平常不寫備忘錄,年齡超過五十歲以上。
    時間過得越久,習慣就越難改變。長年工作下來,就會受到自己的作業方式或自尊影響而不容易改變習慣。不過,改變習慣永遠不嫌遲。

    無論擁有多高的職位或豐富的經歷,無論多麼能言善道,無法遵守約定或是忘記約定的人,就不會受到敬重。
    信任並不是一朝一夕就可以輕易得手。不過,如果持續遵守小約定,最後終將獲得「交給這個人就安心」的信賴。

    反過來說,光是養成寫備忘錄的習慣,就可以減少失誤,並且迎合對方的期待。就算是新進員工或年輕員工,也能夠很快地受託重要任務。

    讓自己成為備忘錄狂人吧!
    如果因為失誤多而覺得困擾的話,請把自己訓練成備忘錄狂人。
    我之所以成為備忘錄狂人,是因為我對自己的記憶力沒有信心。離開辦公桌沒幾秒,我就想不出「我站起來要做什麼?」,這是常有的事。如果忽略這樣的情況,我想我一定會給客戶帶來麻煩的。

    請你也跟自己約定,「就寫個備忘錄吧」。
    工作能力強與否,並非天生的。只要在重複失敗的過程中,慢慢修正軌道就好了。
    沒有習慣寫備忘錄的人,請從今天開始養成這個好習慣。

     

    選擇備忘錄的方法

    當我在各公司舉辦研習課程時,發現有人會雙手空空前來上課。
    詢問之下,對方的理由是「課程注意事項裡面沒寫要帶什麼東西」。但是,都已經是社會人士了,文具用品等物品就算不用提醒,應該也要隨身攜帶吧。

    另外,行事曆、記事本與筆記本分別是不同的工具。
    行事曆是記錄行程用的,如果是工作上的學習或出席會議,把內容寫在筆記本上是最好的。因為當書寫內容一多,行事曆或記事本的版面空間就會不夠用。
    記事本是接受指示、臨時需要記錄時使用的。

    如果是年輕員工或助理職位的人,我推薦使用小本的記事本。由於接受指示的機會較多,所以可放在口袋,隨時隨地都能取出書寫的迷你尺寸是最適合的。
    如果是裝訂成冊或是線圈類型的記事本,由於能夠留下前面的記錄,就不會有單張便條紙不小心弄丟,或是夾在其他檔案裡的問題了。

    希望各位要注意的是,隨時、隨地、任何事情,都能夠以便利貼代替記事本。但是,便利貼也可能有寫不下,或是因為重複撕貼而掉落等疑慮,所以還是使用一整本的記事本比較安心。當然,便利貼也有非常好用的時候。因為可以貼在任何地方,所以很方便。詳細介紹請參閱本書八十八頁、一〇二頁。

    另外,相信有人會利用文件的背面當成記事本吧。不過,這樣做會有洩漏文件機密的風險,所以建議還是使用市售的記事本。雖然降低成本的觀念很重要,不過小氣策略也可能會造成工作上的失誤,這點請務必注意。

    順帶一提,我自己最愛用的記事本是銀座伊東屋銷售的legal pad記事本。
    這種記事本的紙張非常好撕,所以使用前提是用完即丟。如果要外出,也可以撕下一張帶出門。另外,紙張的頁首部分是紅色,書寫部分是黃色,比起白色紙張更加顯眼,這樣就很容易看到,不容易遺失,這也是我愛用這款記事本的原因之一。尺寸大約是三十二開(約十三×十八公分)。

    以前我曾經用過贈品的記事本,或是把沒用過的行事曆裁成記事本使用,不過終究還是不合用。
    工作上,選擇適合的工具還是很重要的。
    專業的廚師會精選菜刀,美容師會精選剪刀,也會下重本投資。
    我從二十多歲就習慣找的美容師是一位堪稱元老級的大師。一問之下,這位大師使用的剪刀價格高達三十萬日幣。據說這是他花好多年才找到用得順手的剪刀,而不是因為高價才買的。也正因如此,大師非常愛惜並重視他使用的工具,令人印象深刻。

    就算是坐辦公桌的人,是不是也應該開始挑選好用的工具,整理自己的工作環境呢?如果講究文具,不僅工作進行順利,也會減少失誤。如果找到中意的記事本,就請多買幾本,以免缺貨時買不到。

     

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