寫出有溫度的文章:想想讀者是誰,你的文章才會有溫度,能幫你晉升的商業文章,從丟掉起承轉合開始。
寫出有溫度的文章:想想讀者是誰,你的文章才會有溫度,能幫你晉升的商業文章,從丟掉起承轉合開始。
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商品介紹
  • 商品簡介
  • 作者簡介
  • 編輯推薦
  • 目次
  • 書摘/試閱
  • ◎臉書、亞馬遜相繼禁止員工用PowerPoint提案,必須寫文章報告。
    ◎你是否經常收到「不直接開口問本人,根本不知他要幹嘛」的電子郵件?
    ◎「我的字很醜,不工整」,別擔心,收件者會對你留下好印象。為什麼?

    你覺得自己不被公司重用嗎?為了回覆如洪水般的郵件天天忙到要加班?
    沒耐性看完一封郵件、報告不知如何下筆?
    問題不出在你的專業能力,而是缺乏「溫暖表達」的寫作技術 :
    先想你的讀者是誰。

    作者沼田憲男之前是日本經濟新聞報社記者、編輯主管,
    後來轉任管理顧問,專門一對一或是小組教學──教商業人士寫作。
    他研發了杜絕抽象、不再乾冷硬的沼田式寫作技術,
    幫助超過400位學員,用寫作改變職涯!

    ◎寫作,成了網路時代的人才死穴

    .只在乎腦補資訊,忘了站在讀者角度
    網路時代,多數人只在乎自己的意見是否被看見,卻忘了別人能否聽懂。
    這種「相信你懂」的心態,致文章品質越來越低落。

    .卡在「寫不出來」,人才馬上變庸才
    覺得工作能力無法發揮?你得從書寫改進,掌握5W1H原則和SVO組成,
    對方馬上能理解。這也是下指令、做決定所需要的主管關鍵訓練。

    ◎別人隨口說的內容,怎樣變成精彩文章?

    .別相信記憶,你要留筆記
    除了記下專有名詞、數字和事實外,還要分3大類:「何事」、「如何」、「為何」,
    而且筆記過程不能光埋頭苦寫或敲打鍵盤,你還要看著講者的表情,用意是?

    .這樣檢查別人和自己的文章,文筆會進步
    使用「自我評量表」:有沒有無謂的內容、缺漏錯字、排版不易閱讀……。
    以上都是你粗心大意的證據,注意!一句話超過50個字就扣分,為什麼?
    還有,文章沒有結論,等於白寫了。

    ◎文章要有溫度,有些要點缺一不可

    .提筆寫信要展現溫度,並逼自己長話短說
    為什麼「承蒙關照」這種超有禮貌的開頭反讓對方想翻白眼?
    到底要怎麼傳達自己的心意,才不失禮?就算說感謝也得有因果關係。

    .電子郵件只能三、五行,切忌作文
    寫電子郵件要參考英文報紙,看看人家一行多少字?
    製作書面報告要有專屬的檔案,複製、貼上不是偷懶,這是獲得好評的密技。

    ◎丟掉起承轉合!給我觀點

    .你會整理資料,但能整理出思緒嗎?
    為何臉書、亞馬遜要下達禁令,禁止員工用PowerPoint改用文字編製提案資料?
    因為絢麗的PowerPoint簡報會讓人不想用大腦。
    成功簡報要從一篇文章開始,圈出關鍵字、加入案例,找出對方要的內容。

    .利用俯瞰法彙整你的文章結構,有助思考
    作者教你如何用一把剪刀刪減文字,精簡內容?
    你要丟掉學生時代寫作文的起承轉合!只回答讀者最關心的,輕鬆解釋結論。

    所謂體貼的文字不是寫場面話,
    想想「讀者是誰」,你的文章才會有溫度。

    推薦
    自由作家╱洪震宇
    澄意文創溝通表達培訓師╱張忘形
    「我是文案」版主╱黃思齊

  • 沼田憲男

    1947年出生。1971年早稻田大學政治經濟系畢業後,進入日本經濟新聞社,擔任記者、編輯主管。歷任證券部、證券部次長兼金融部次長。1991年借調擔任第三次臨時行政改革推進審議會會長鈴木永二(當時的三菱化成會長)的祕書。1993年復職擔任證券部副主任。1994年辭職、創立沼田事務所,從事企管顧問和文章指導業務。

    著有《在中國賺到錢的人絕對不會告訴你的真相》、《日本海帶來的希望》、《「Made in Fukushima戀愛電影」誕生物語》等書籍。

    譯者
    李貞慧
    臺大工商管理學系畢業,日本國立九州大學經濟學碩士,取得中國生產力中心第10屆中日同步口譯人才培訓研習班結業證書,擅長中日對譯,目前專職從事醫學、核能、光電、機械設備、電機工程、金融商業、美容等口筆譯工作。

    譯有《晨星定時投資法,最快存到100萬》、《蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理》、《名畫裡的道具,才是主角》、《眼科醫師自己在用的視力回復法》(皆為大是文化出版)。
  • 推薦序一
    在全民寫作的時代,要如何提高文章品質?

    自由作家╱洪震宇

    這是一個全民寫作的時代。
    網路科技的興盛,社群媒體的多元,造成傳統媒體的傾斜衰頹。以往我們都是靠記者、專家學者與作家的文章,來了解知識與想法,現在則是翻轉過來,人人都能成為自媒體(按:自媒體指私人化、平民化、普泛化、自主化的傳播者,以現代化、電子化的手段,向不特定的大多數或者特定的個人,傳遞規範性及非規範性訊息的新媒體的總稱,也叫「個人媒體」。),用書寫為自己發聲。
    寫作在自媒體時代的門檻變低了,因為沒有過去的守門人(例如編輯、記者與出版社),不用投稿與審稿,想寫就寫、想貼就貼,只要文章有趣,自然就會有讀者按讚與追隨。
    寫作門檻降低,品質也隨之下降。儘管臉書、推特(Twitter)與部落格眾聲喧嘩,卻造成資訊氾濫,文章參差不齊。如果沒有好的文字內容,引發讀者共鳴,最後仍會成為資訊洪流的泡沫。
    在這個人人都能寫的時代,寫作還有價值嗎?表面來看,在講求迅速、輕薄短小的數位時代下,寫作這種古老的功夫應該會漸漸消失,視覺影像反而會大量興起。但是電影、電視劇等影像製作,要能打動人心,更需要縝密的劇本與企畫。
    此外,由於臉書與推特、LINE等社群媒體的格式設定,會讓文章越寫越短,因此許多人誤以為寫作就是寫輕薄短小的文案,不擅長寫出結構嚴謹、立論清楚的文章。
    曾有朋友邀請我開作文課,但當時的我不知道該如何教人寫作,所以婉謝了朋友的好意。不過,有一次我教小二女兒國語習作時,覺得課文內容與題目很填鴨、死板,無法讓孩子理解與聯想。於是我開始思考,如果是我來教國語,我會怎麼教?如果是教寫作,又該如何教起呢?
    有了念頭,就開始行動。我先研究一般作文教學書籍,幾乎都是教「起承轉合」跟文字技巧,並大量引述名句,卻缺乏結構嚴謹、邏輯清楚的論述能力。論述才是寫作最重要的能力。因為我們能把想法、經驗統整聚焦,以簡潔有力、條理分明的方式表達,才能說服他人,有效溝通。
    這種寫作能力剛好是我擔任記者、編輯、專業寫作者,甚至是企業顧問時,長期所累積下來的經驗;不僅能說故事,還能寫下清楚的論述,有效提升溝通與說服力。
    經過反覆修正,我寫好教學課綱,發現不僅能教小孩,還能教大人,後來嘗試開了「深頁十堂寫作課」,沒想到竟然吸引不少上班族報名。原來不少人都有出書的目標,或是撰寫書信、部落格與寫論文的需求。因此,他們願意花10週的時間,下班之後來向我學習寫作,而且一連開了好多班。
    透過教學互動與寫作練習,我發現學員們雖然各有專業,卻不擅長用文字表達,平常沒時間認真思考,導致文章寫得乾澀、破碎,不然就是填滿各種網路資訊,看似內容豐富,實際上無比空洞。
    為了備課,我找了很多專業寫作書籍,雖然看起來頭頭是道,對入門者而言,實用性卻很有限。當我看到同為資深財經記者出身的作者沼田憲男,運用他過往的經驗寫下本書,就有知音相遇之感。
    作者點出現代人寫作的最大通病──無法將自己的想法、心情,順利的傳達給他人。關於寫作,他主張要先有深度思考,而且要貫徹到想出結論才行。如果沒有導出論點,就等於沒有思想,因此邊寫、邊思考,就是下判斷、做決定所需的訓練。
    他在書中還引述石油資源開發會長渡邊修的至理名言:「不做出結論跟從未思考是一樣的。」他強調,要寫出簡潔明瞭的文章,最好的方式就是將新聞報導當範本,因為新聞報導會從結論開始寫起,然後再依序說明,使讀者輕鬆理解。
    這就是現代人最需要的摘要力,也是我在「深頁十堂寫作課」反覆讓學員練習的能力。作者表示新聞報導全是摘要,要做摘要必須先思考,整理腦中的資訊、懂得取捨,呈現讓讀者一目了然的重點。
    在資訊大量、充斥訊息碎片化的時代,我們的思考容易淺薄,唯一的抵禦方式,不只是閱讀,還包括寫作。
    從寫作者到教學者,甚至是寫作教練,更讓我體會到寫作與思考的關聯。透過書寫前的思考與創意、書寫過程的邏輯推理,以及書寫後的自我編輯整理,都是深度思考與換位思考的練習,才能化繁為簡,讓讀者理解並產生共鳴。
    作者提到,為了寫出簡潔明瞭的文章,要先思考再下筆,一邊寫、一邊想,作文不過就是腳踏實地的反覆這個動作而已。
    《寫出有溫度的文章》這本書,不只教寫作,更重視寫作前的思考。這讓我想到一位從事高科技業的寫作課學員,他在課程結束後寫信給我,提到學習的心得重點:「硬的是結構、易讀性、邏輯,軟的是情節、創意、想像力。」
    學員的心得讓我更有信心,繼續朝寫作教學之路前進,期盼大家都能實現「寫出有溫度的文章」的旅程。

    推薦序二
    文章要引起共鳴,不只分享觀點,還要有溫度!

    澄意文創溝通表達培訓師╱張忘形

    很多人說現在是數位時代,但我覺得現在也是寫文章的時代。以前你寫一篇文章,要刊登報紙、雜誌、電視、書等媒體,是一件困難的事情。你可能要通過層層關卡,像是有沒有符合編輯的喜好、讀者買不買單……種種因素,都有可能讓你的文采埋沒。
    但現在人人都有社群媒體,你可以在上面發表各種你想說的事情,甚至很多人會因為一個議題而瞬間爆紅。例如我也是把我在高鐵上遇到的小插曲做成簡報,和大家分享臺灣的讓位文化,因此上了新聞,讓更多人知道我是誰。有趣的是,明明有很多人發表過同樣的議題,為什麼有些人的觀點會被看見、有些人則不會呢?我想這就跟本書書名的「溫度」有關。
    舉例來說,如果我今天只在臉書發表幾個字,像是:「我今天遇到了一個人搶我的座位坐,我覺得很煩。」也許會得到一些讚、留言,也可能會引發一些人的共鳴,但因為細節和看法太少,無法進行後續討論。
    我當時不只把我遇到的困境寫出來,也表達了有關讓座的看法。當然,這不是純然的攻擊,而是為了思考我可以怎麼做,使社會更加進步,並減少類似的衝突發生。
    我認為所謂的表達,不是自顧自的把一件事情說出來,而是為了和人交流。就像本書作者過去在當記者時,常叮嚀部屬:「你到底想表達什麼?這篇報導的新聞價值在那裡?」每次發文前,我也會問自己:「我要傳達什麼觀點?讀者能從我分享的觀點中得到什麼價值?」
    我常聽很多人的簡報,都是他們很認真分享自己具有的專業知識,卻忘了聽眾所處的領域與他們不同,於是事後還要多次來回詢問,那他剛剛的簡報不就白費了嗎?我認為這就是沒有溫度的表達方式,只傳達自己想說的事情,卻不考慮對方的處境,這樣不但沒達到交流的效果,還耗費時間成本,實在得不償失。
    另外,本書讓我印象最深刻的在於,作者常收到冗長又艱澀難懂的電子郵件,讓人一看就想關掉。他說:「很多人以為說明資料就是在做簡報,其實卻讓聽的人覺得很痛苦。」的確,若我們適時轉換視角,設身處地的為對方著想,肯定能精準展現自己的專業給他人認識。
    本書不只談到關於如何寫出有溫度的文章,更讓我們重新思考所有事情數位化後,要怎麼整理文字或口語所要表達的脈絡,也讓我們重新檢討自己,如何在生活和工作中更加精進。

    推薦序三
    寫出有溫度的文字,讓你的溝通技能更上層樓

    「我是文案」版主╱黃思齊

    人與人之間的溝通管道,除了口語、肢體動作、表情之外,文字絕對是最廣泛被應用,而且最正式的溝通方式。無論你是否和我一樣從事廣告文案,或是經常接觸文書工作的上班族,對大部分的人來說,文字占了非常重要的角色。
    當你進入職場後,或許能藉由過去所學的知識,或向公司前輩學習方法,讓專業技能更熟練,但很少有人會和你分享,怎麼透過文字在職場精簡溝通。因此,很多人對於「寫文章」的認識,都還停留在求學時期,國文老師教我們用起承轉合寫作的印象。然而,錯誤的認知反而會使自己難以下筆、不知如何撰寫商用溝通所需要的內容,便花費許多時間修整文字內容,降低工作效率。
    本書藉由電子郵件的書信、企畫提案等在職場上常見的例子,告訴讀者要如何抓住重點、下筆成章,並且將枯燥無聊的內容,改成具有意義的文章。作者研發的「沼田式寫作技巧」,還能夠減少提案模糊、溝通措辭不當,以及內容缺乏吸引力所浪費的時間。
    沼田式寫作技巧的重點在於,如何讓別人一看就知道你想說什麼,作者提到所謂的商業文章,是將主管最在意的結論提到文章的最前面,接著才把事情的來龍去脈以及佐證資料,以附件的方式放在提案的最後。若以中文的修辭學來說,這就是我們熟悉的破題法。
    雖然每個人在求學時,都學過基礎的作文方式,但是我們卻不曾知道,相同的作文格式對應到讀者的閱讀情境中,會起到不同的作用。作者利用實例,引導讀者思考:讀者是誰?讀者在乎的是什麼?善用不同的角度撰寫文章,能夠滿足對方什麼需求?本書以「溫度」為題,所謂的溫度就是人與人溝通時,互相為對方著想的情感、了解對方的需求後,寫出體貼的文字。
    要完美達成工作的目標,「洞悉人心」是每個行銷人、文案人員以及職場工作者,必須具備的專業素養。作者不斷強調思考邏輯與文字的重要性,且要用淺顯易懂的形式,表達你想傳遞的內容,因此我推薦讀者藉由本書活用商業文章的方法,成為職涯更上一層樓的墊腳石。


     

  • 自序
    想想「讀者是誰」,你的文章會有溫度
    目前為止,我透過一對一與小班面對面的方式,訓練超過400位年輕人、中階幹部,教他們如何撰寫一篇好文章。在我眼裡看來,他們為了書寫文件,艱苦奮鬥、痛苦不已的樣子,就像現今社會的縮影,所以我一直希望能讓更多的社會人士、企業人員、學生們寫出更「簡潔易懂」的文章,也希望這樣的人越多越好。
    現代人經常因為工作需要,天天使用電腦編製文件,卻不擅長作文,必須花費很多時間書寫,又迫於時間的限制,導致文章支離破碎,結果當然就是一篇看不懂、不知所云的作品。最後就算被主管要求重新來過,也不見得可以寫得更好。而要求部屬重寫的主管也很焦慮,認為此工作無法順利進展;重寫的人也疲累不堪,甚至只能加班處理,於是雙方都因此感到壓力,這就是典型的案例。
    就我來看,這不過是徒勞而已,現代社會應該在某個地方脫節了。明明可以用國語進行日常對話,我們看得懂、也可以書寫,可是為何無法寫出簡潔易懂的文章?這是因為大家平常都太輕視言詞與寫作的重要性,甚至覺得這些不是珍貴的資產,怠慢文字的下場,就是一直重寫。
    每次當我說:「其實語言具有魔力。」時,年輕人總會探身坐直,認真聆聽我的說明,因為他們平常一點也不關心這個話題,所以一旦聽到這類知識,就會特別感到新鮮。
    我跑了23年的新聞,依然寫不出一篇好報導,因此一直感到自卑。每次寫稿時,就會頭痛不已,直到現在也一樣。正是因為自己也有這種困擾,於是每當遇到拙於言辭的年輕人,甚至讀了他們的文章後,我總能看出他們的缺點,也會協助他們解決這類問題。
    一邊指出他們的缺點、一邊傳達作文的要點,之後只要讓他們站在讀者的立場思考即可。直到他們養成想到就記錄、寫了之後再思考的習慣,這麼一來,他們就會憑藉一己之力,越來越茁壯。
    當他們充滿自信時,臉上自然會散發不一樣的光芒,看到這種表情,我會感到萬分高興,所以我才會下定決心,訓練一萬名年輕人寫作。不過按照目前的速度來看,我真的覺得日暮途遠,不知何時才能達成目標。
    以現在來看,抵達1萬人的目標,還需要二十多年,到時候我已經九十多歲了,我真的能活那麼久嗎?即使終生無法完成此願望,我也要為自己找個藉口,將目前為止累積的作文經驗,彙整成一本可供年輕人參考的書籍,希望能夠幫助更多人。如果讀者能透過本書獲得一絲靈感,將自己的想法更簡潔的傳達給對方了解,並且創造出更美好的人生,那就是我夢寐以求的結果了。
    好的,接下來我要認真敲鍵盤了。

     

  • 推薦序一 在全民寫作的時代,要如何提高文章品質?
    推薦序二 文章要引起共鳴,不只分享觀點,還要有溫度!
    推薦序三 寫出有溫度的文字,讓你的溝通技能更上層樓
    前言 想想「讀者是誰」,你的文章會有溫度

    第一部 寫作,成了網路時代的人才死穴

    第一章 看不懂意思的郵件,寫不出的報告
    寫作成了數位時代的死角╱連魔法都無法阻擋的電郵洪水╱沒有邊寫邊想,是所有問題文章的癥結╱腦補資訊,忘了站在讀者角度╱「相信你懂」的心態,致文章品質低落╱沼田式寫作技巧:讓別人一看就知道你想說什麼╱卡在「寫不出來」,人才成庸才╱希望工作可以發揮能力?得從書寫做起

    第二章 好文筆始於別人指正、我不惱怒
    「沼田,你還好吧?」主管的關懷其實是考驗╱沒有好好思考過,筆下沒有好文章╱寫到要讓人思考才明白,這種文字沒溫度╱他人指正你的文章,要謝謝,不生氣╱沼田式寫作──邊整理思考、邊寫出好文╱優秀的決策,取於正確的理解╱寫作能力不增進,很難減少工作時數

    第三章 職場書寫必須杜絕抽象,文章才有溫度
    強化口頭陳述才能降低成本╱拒絕抽象(含糊籠統),不可怠慢數字╱縱橫天下需要的是……╱成為主管的人才,都會「有效率的表達」╱訂立寫作風格,工作時間縮短一半

    第二部 沼田式寫作,助你出人頭地

    第四章 隨口說的內容,怎樣變成精彩文章?
    川普的文字,極有煽動力╱別相信記憶,要留筆記╱鍵盤打字飛快,無助於深度對談╱安靜的聽眾往往能挖掘頭條新聞╱文章沒有結論,等於沒寫╱重點多到來不及筆記?表示基礎知識不足╱這樣檢查別人和自己的文章,文筆會進步╱評價別人,提升自我

    第五章 文章要有溫度,八要點缺一不可
    寫信就是鍛鍊文章的開始╱提筆寫信展現溫度,並逼自己長話短說╱字越醜,越能傳遞溫度╱書信的敬語和稱謂,可能讓距離變疏遠╱按下傳送,表示完成聯絡了?╱看看英文報紙,人家一行多少字?╱電子郵件只能三、五行,切忌作文╱敏感的內容不可以用電郵溝通

    第六章 資料詳盡、避談結論:這樣簡報,不如睡覺
    演講的要訣:傳達人格、情感、邏輯╱先寫一篇文章,然後摘成簡報╱會整理資料,能整理出思緒嗎?

    第七章 丟掉起承轉合!給我觀點
    先回答讀者最關心的,然後解釋你如何得到上述結論╱最重要的擺前面,句子不可過長╱新人的文章通病:知識不足、邏輯跳躍、5W1H不足
      
    第八章 恰到好處的篇幅
    技術不是教出來的,是偷來的╱先決定文章標題,否則你動不了筆╱鉅細靡遺等於雜亂無章──如何扼要報告?╱讓主管自己看所有資料,等於找死╱腦海中先想像出文章篇幅,下筆才好截長補短╱利用俯瞰法彙整你的文章結構,有助思考

    第九章 多多檢視他人文章,你文筆大進
    多看別人的文章,拿第四章九標準評分╱改別人稿子要尊重原文,多問5W1H╱改部屬文章是主管的最沉重負擔╱閒話家常當中就能有效下指令

  • 重點多到來不及筆記?表示基礎知識不足

    訓練學生時我一定會講些有趣的主題,譬如:「你的興趣是什麼?」、「如果請你寫下自己的喜好,應該很輕鬆愉快吧?」、「我想你一定可以把文章寫得更簡單明瞭。」聽到這些,大家都會稍微點頭同意。
    我接著問:「聽到和興趣有關的內容,要寫的筆記是不是很少?」大家都會回答:「那當然。」這就是知識量和筆記量成反比的證明。
    當我還是菜鳥記者時,參加記者會都很緊張。我全身僵硬的坐在會場,打開筆記本,手裡緊握著筆,深怕漏聽了什麼內容。如果有發表的資料,我會拚命的在上頭標記,然而看看同公司的採訪主任和其他公司的資深記者們,他們大都蹺著腳,偶爾抄一下筆記而已,看起來十分從容不迫。後來我越來越老練的同時,也跟他們一樣了。
    透過日常採訪,累積一定程度的知識,就算去聽記者會,也只要把焦點放在新聞價值就好,筆記內容也僅限於相關部分的重要說辭和事實關係。發表會的資料也只要大致掃過一遍,決定它的價值在哪裡後,就能斟酌報導所需的必要資訊了。標出必要的部分,思考還有哪些不足的資訊,缺少的訊息就透過發問來補足。習慣這個流程後,抄筆記就更有效率,筆記量也會逐漸減少。
    所有工作應該都會經歷這種過程,只要熟悉自己的工作,隨著知識增加,腦中自然就累積大量筆記,隨時可以活用。就算是新知識,也不過是在原有的記憶上再加上一筆而已。
    以電腦用語來表示,就等於改寫數據。資料庫越豐富,需要修改儲存的量也會越少。行有餘力時,人類的思考也比較有效率,這實在是很不可思議。當你收集好資訊,也有充分的筆記,就可以開始動筆作文。已經寫得很順手的人,在這個階段應該可以寫出流暢又簡潔的文章。
    而尚未熟悉作文流程的人,只要加上一項準備工作,就可以輕鬆寫作,也就是「用一句話,表達自己想說什麼、想傳達什麼」。接下來要思考說明的順序,此時要將筆記分成三類。
    把文字紀錄分類成何事、如何、為何三類,將這些資訊排列在一眼即可全看到的位置,再加注串聯,便可藉此做出草稿。這也是推敲的一種做法,最後必然可以完成一篇文章。
    剛開始,這一連串的作業可能有些困難,不過持續練習後,自然會知道如何寫筆記,有助於文章彙整的方法,且直覺性挑出真正派得上用場的重點。最後就可以看著記事本,輕易的寫出一篇文章。
    最初只要用簡短的文章來練習即可。說穿了,長篇大論不過是短文的累積,僅要創作好的短文,長文自然也可信手拈來。

    提筆寫信展現溫度,並逼自己長話短說

    當時參加的學員總共15位,來自10家知名連鎖企業的中階幹部。其中有一半是女性,這可能也反映出時代的趨勢吧。
    第一階段請某鐵路公司的會長演講,主題是理想的公關活動。他自行將說明資料彙整在三張A4紙上,分發給學員。演說內容十分充實,不愧是豐富經驗堆積而成的智慧,談話技巧也很好,是一場很棒的演講,表定的一個半小時一下子就過去了。
    接著,輪到我講解如何寫出簡潔明瞭的文章後,我就問大家:「我覺得剛剛會長發表的演講實在很棒,大家覺得呢?」每個人都露出贊同的表情。「那麼現在就來寫一封感謝函給會長吧,」我一邊說、一邊將事先準備好的信紙發給每一位學員,每人三張:「我也幫大家準備好信紙了。請大家寫兩張紙的內容,剩下的紙以備不時之需。大家有15分鐘的時間,請用原子筆書寫。」
    「大家都是公司代表,所以請用心下筆。」我又給大家一些壓力,每一個人都面露難色。我站在他們的身後偷看了一下,暗自覺得這樣下去大概過一個小時,他們也寫不出東西來。
    「時間到!」15分鐘後我就讓大家停筆,並問:「有自信把手邊的信紙放入信封寄出去的人請舉手。」沒人舉手。我請大家把信交出來,稍微看了一下。寫不出來早在我的意料之中,不過我還發現一個共通點就是,大家對於信件的格式,都沒有明確的知識,好像都一知半解,在這種狀況下寫不出內容,一點也不奇怪。
    首先每個人都以「敬啟者」開頭,這沒什麼問題,可是大家卻不知道接下來該怎麼寫才好,就此卡住。即便有人勉強寫出文字,也沒有自信,不知這樣是否合宜,所以抱頭呻吟。沒有能力跳脫信紙規格,又不能善用敬語寫出不失禮的文章,因此只能照本宣科的套用既有格式,使自己更加心虛。
    這種程度根本無法應付必須和外部協調的工作,例如業務或公關等。我認識的業務高手們都很會寫感謝函,只是他們不因此自豪。當然他們也很會寫道歉信,這些都是上班族重視人際關係應有的基本功。
    接著,我的助手就把筆記型電腦拿到我身邊,我請她啟動文書處理軟體,同時召集所有學員一起看電腦螢幕。
    「首先工作就是要活用這些範例。」我一邊說明、一邊點選該軟體附有的招呼語範本。「我不知道有這種功能。」、「我知道此範本,可是沒用過。」學員們異口同聲的表達佩服。
    「先寫敬啟者,換行寫該季節的招呼語,再換行感謝對方一直以來的照顧,接著一樣換新的一行用『那麼』開頭,寫幾句表示謝意的內容。這次應該用不到10分鐘吧。」大家用力點頭同意。
    不過各位一定要記住,用電腦打好草稿,一定要列印出來,用紅筆推敲文章。然後再把斟酌後的文章,用鋼筆謄寫在信紙上寄出(也可以掃描或手機拍照後用圖檔寄出)。絕對不要直接列印寄出,因為電腦列印出來的字體,只會讓對方以為這是一般的公文書信,削弱文字的影響力。

    書信的敬語和稱謂,可能讓距離變疏遠

    「承蒙關照」(感謝您撥冗閱讀我的來信)──這是目前電子商業書信的標準格式。為什麼大家都這麼用?一問之下,我得到這些回答:「因為不知道該如何開場。」、「大家都這樣寫,我就學大家的做法。」只因為這樣寫最不會出錯,就照著做了。
    建議各位千萬不要以這句話當文章的開頭,必須想一套自己的表達方式。日本有句諺語:「愚人學得乖,得意又炫耀。」(按:指愚蠢的人只要學會一件事情,不論到什麼場合都能沾沾自喜。)這句話正適合用來形容這種千篇一律的起手式。
    如果是第一次聯絡的陌生人,一開口就說:「承蒙關照(或敬覆、敬稟)。」我一定會翻白眼──「我什麼時候關照過你?你在說什麼鬼話?」就算是略有交情的人,這句話也一定會影響我對他的評價,例如:「又來了,敬稟?根本就不是這麼想的,只會說場面話,實在有夠陳腐。」、「學識素養真的很差。」、「不要寫還比較好。」、「不會用自己的話表達心情嗎?有夠丟臉。」等。
    大家可能會覺得上了年紀的人發牢騷令人討厭,「承蒙關照」只不過是向對方表達感謝之意而已,有必要大驚小怪嗎?但我仍然要強烈提醒各位別這麼做。
    你到底是為了什麼感謝收件人?完全沒提到這點,光是陳述一件事實,也就是我受到你的照顧了,這根本說不上是表達感謝,甚至是一種不禮貌的表現。
    以英語為例,當你要很客氣的表達Thank You時,後面一定會接上for,指出你要感謝的是哪件事。真的想表達承蒙關照的謝意,至少要寫:「因為如此這般,所以受到您的照顧,真的很感謝您。」否則無法傳達謝意。不能表達自己真正的心意,就沒有意義,甚至失禮。省略因果關係將導致距離變得疏遠。
    如果你說忙碌的工作比較重要,打招呼不需要特別花費心思,那我還真不知道該說什麼。N式作文訓練法之所以不厭其煩的向年輕學員強調溝通的要點,是因為收信者其實可以從一句招呼語,評價寄信者的「人格」。這真的只是細微末節的小事,可是長久來看,它卻會發揮重要的力量。接著,我要跟大家說一個親身經驗的故事:

    我有一位很要好的朋友是某大公司的顧問。這是一家優良的上市子公司,而且它的母公司已有百年以上的歷史。該公司的營業部協理想和某大型機構做生意,就去問我的好朋友有沒有什麼門路,所以他就來找我了。
    我聽說該機構的有力人士,和我長年交好的總經理是朋友,所以我就安排那位總經理居間介紹,陪同他們一起見面。之後我就收到一封電子郵件,內容是感謝那位總經理的接洽。寄信者問我:「這樣寫可以嗎?」
    這正是一封「承蒙關照」的郵件,而且收信者只填上總經理的姓、沒有大名。我立刻打電話責罵寄信者,質問他怎麼可以做這麼失禮的事。如果內容是說自己已經寫了一封正式感謝函,並放入信封內,想找時間向總經理報告進度,並當面表達謝意,我還可以理解這種做法。我生氣的是,怎麼會連這種常識都沒有。
    這讓居間介紹的我也很丟臉,雖然對方不會明說,可是一定會不高興的覺得:「沼田這傢伙,認識的都是什麼人啊?」下次就算該公司有事請求,總經理必定不會再幫他們了,而我也不會協助他們。
    那位協理大概也立刻發現自己錯了,就跑來跟我道歉:「我想和總經理約時間見面,報告後續進度,同時當面致謝。真的很抱歉,也謝謝您的指正。連續幾天都忙得團團轉,寄發許多郵件,一時不察寄錯了。因為忙得太投入,忘記重要的禮節,我實在太不用心了。」他不停的自我反省,還說會注意其他主管們是否有犯相同的錯誤,然後就轉身離去了。
    我不禁思考,現代人是不是已經忘記有親自登門致謝的方法了?

    因為有這種親身經驗,所以我才會不厭其煩的告訴年輕人,不要再寫「承蒙關照」這種不含任何感謝之意的開場白。我希望想做好工作、想建立人脈的人,好好思考這一點。
    我再說一次,如果你以為寫句「承蒙關照」,寄出電子郵件,對方就可以理解你的感謝之意,那就大錯特錯了。請各位務必謹記:就算自己以為利用網路聯絡感情很方便,對方也不見得有一樣的想法。
    電子郵件真的很好用,但比起親筆寫的信,卻少了溫度。前面也提過電腦的字型雖然美麗,卻統一、無特色,看不出寄信人的個性,不過是一般公文,而且也無法知道對方是否看了內容。它僅是單方面傳送的資訊,所以收到的人也不會特別注意。
    說到底,網路信件只是一種方便的聯絡形式,有其極限,使用時必須知道這一點。那怎麼做才好?
    應該用其他的溝通方式,隨機應變、補其不足,打電話就是其中一種方法。透過電話向對方確認工作細節,或向對方表達感謝之意。若工作上出錯,必須向對方道歉時,用實際的聲音傳達感情也比較好。

     

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