創造個人最強生產力!專家教你50個時間運用、提高效能的工作術
創造個人最強生產力!專家教你50個時間運用、提高效能的工作術
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商品介紹
  • 商品簡介
  • 作者簡介
  • 目次
  • ‧讓拿手的工作自動找上門來
    ‧打造能夠輕鬆克服罩門的環境
    ‧學習不受幹勁影響的工作方式
    ‧建立緊要關頭能夠依賴╱被依賴的人際關係

    日本業務改革專家大方分享如何營造對自己有利的環境
    能夠排除不合理、消除浪費、將成果最大化的工作術!

    迎向多職人生的絕對利器!
    讓你的人生生產力UP!UP!

    本書共分成七章,網羅了各種提高工作生產力與人生生產力的具體訣竅。
    這些都是作者在日產汽車與NTT DATA等公司任職時親身實踐過的方法,
    以及成為業務改善士後遇到的楷模所實行的做法。

    當然,其中有些方法並非立即見效。
    此外,養成習慣得花時間,還得看當事人的個性適不適合這些方法。
    因此,請你先將本書從頭到尾看過一遍,再從中選出你認為適合自己的做法來挑戰。
    你沒必要勉強去做不適合自己的事,因為這種行為會降低你的生產力。

    提高自己的生產力,也等於是提升別人的生產力。
    舉例來說,報告時長話短說,你就不會占用到聆聽者的時間。
    即使無法馬上成功也沒關係,肯努力提高自身生產力的人,一定能獲得別人的信賴。
    跟你同一陣線的夥伴,也會在不知不覺間變多。

    為了自己,也為了他人,請你試著注意自己的生產力並展開行動吧!


    ◎向列車長學習!~告知「所需時間」
    列車長總是很明確地告知乘客,列車暫停行駛或到站所需的時間。
    如此一來,乘客便能選擇如何利用這段時間。
    從此以後,每次在公司要找上司或下屬討論事情,
    抑或有事拜託他們時,我都會告知「所需時間」。

    結果,對方的反應有了一百八十度的轉變。
    「告知所需時間」的效果不只如此。

    這麼做還可以提升自己的簡報能力。

    告知對方「三分鐘內就能講完」。
    只要養成這種習慣,自己就會設法在這段時間內,簡明扼要地向對方說明。

    ◎以「一分錢一分貨」的方式應對
    「一分錢」=使用有限的資源(時間、人力、金錢),
    「一分貨」=可產出何種品質的成果?要產出成果,必須犧牲什麼東西?

    要先跟委託者針對以上兩點達成協議,這樣事情才能順利進展,並且得到雙贏的結果。

    「一分錢一分貨」的重點
    1 如果接到突如其來的要求,要根據「一分錢一分貨」的原則,跟委託者達成協議
    2 要說明清楚處理突發要求的風險(壞處),跟委託者達成協議

    既然是急件,就該以速度為優先,交出品質「還可以」的成果,這點很重要。
    切記,要以「一分錢一分貨」的態度,認真處理突如其來的要求喔!

  • 澤渡海音(Amane Sawatari)

    1975年生,Amane Career Works負責人。
    業務程序╱職場溝通改善士。
    曾任職於日產汽車、NTT DATA及大型製藥公司,2014年秋天起從事現職。
    擁有公關、資訊系統、採購(IT外包)相關工作經驗。
    目前致力於協助企業、公家機關、自治團體改革勞動方式、活化職場溝通,以及改善業務程序。
    上班族時代曾成功改善職場,讓老是加班的IT團隊能夠準時下班回家。
    除此之外,還挑戰過各種嶄新的勞動方式,例如成為所屬部門中首位在家上班的男性員工。
    並且在工作之餘,撰寫書籍及舉辦學習會,努力提升自己的生產力。
    著作有《職場問題地圖》(商周出版)、《提升團隊生產力》(暫譯,鑽石社)、《勞動者改革》(暫譯,Impress)、《工作問題地圖》(暫譯,技術評論社)、《菜鳥女孩使用ITIL改善業務程序!》(暫譯,C&R研究所)等等。
  • 【前言】
    就從現在開始!為自己打造有利環境的工作術

    提高生產力。

    在「勞動方式改革」這股大潮流下,日本的職場終於肯認真探討生產力的問題。
    然而,一聽到生產力這三個字,我們往往會停止思考。

    「必須從頭變更業務程序嗎?」
    「需要更新資訊系統嗎?」
    以及,
    「單靠我們個人的力量是改變不了什麼的……」
    大家通常都會直覺這麼認為。

    改善整個組織、團隊的業務程序確實很重要。我也曾在二○一七年七月出版的《提升團隊生產力》(暫譯,鑽石社)中,探討組織該如何找出工作中的不合理與浪費,並且傳授提高生產力的方法。

    但其實,我們也有辦法靠一己之力提高工作生產力。

    「哦,我知道。只要記住電腦的快捷鍵,讓自己作業時無須使用滑鼠就行了吧?」

    這或許也是一種答案。
    不過,很遺憾,光靠這種方法是無法提高生產力的。
    即便作業速度加快了,假如你老是接到不拿手的工作,結果會怎麼樣呢?你有可能得花很多時間才能提起幹勁,也有可能搞了半天還是不想做而拖拖拉拉,還有可能在拖拖拉拉的期間犯下錯誤,三不五時就得修正或重做。
    相反的,即便作業的步驟多了一點,只要你充滿幹勁,依舊能乾淨俐落地完成工作。除此之外,還能提升工作品質,產出的成果超乎你的期待。
    說到靠一己之力提高生產力,一般人大多會想到縮短作業時間,以追求作業效率化。不過,單靠這種方法是無法產出好成果的。如此一來不僅無法回應周遭的期待,自己也不會進步成長。最理想的做法其實是:

    .讓拿手的工作自動找上門來
    .在贏得了的領域取勝
    .打造能夠輕鬆克服罩門的環境
    .營造敢對不拿手的事物說不的氛圍
    .改變工作方式,讓自己能不受幹勁影響,平心靜氣地完成工作
    .建立及維護緊要關頭能夠依靠╱被依靠的人際關係

    總而言之,就是打造對自己有利的環境。這種做法不像電腦的快捷鍵那般,只要背起來就能馬上辦到,你必須時時留意並養成習慣才能實現。

    個人若想提高工作生產力,必須掌握兩個要點。

    ? 消除徒勞無益的行動
    ? 消除徒勞無益的時間

    記住電腦的快捷鍵就屬於前者。假如某項作業使用滑鼠操作的話需要經過三個步驟,改用快捷鍵的話一個步驟就能搞定,這樣一來便可消除徒勞無益的行動。
    重新檢視作業程序,減少不必要的工程,同樣屬於前者。

    我們也來看看後者吧!何謂徒勞無益的時間呢?

    .一味等待作業指示的空轉(等待)時間
    .煩惱的時間
    .尋找的時間
    .不知該請教誰、手足無措的時間
    .提不起勁的時間

    換言之就是只會累積壓力,毫無任何產出的時間。
    這正是一種浪費!

    本書不教你縮短作業時間的方法,而是以後者,亦即不浪費時間的工作習慣為主題。

    PART1 溝通
    PART2 報聯商(報告、聯絡、商量)、會議、文書處理
    PART3 運用時間的方法
    PART4 團隊合作
    PART5 控制幹勁的方法
    PART6 提升技能
    PART7 職涯發展

    本書共分成七章,網羅了各種提高工作生產力與人生生產力的具體訣竅。
    這些都是我在日產汽車與NTT DATA等公司任職時(尤其是三十~四十幾歲)親身實踐過的方法,以及成為業務改善士後遇到的楷模(我覺得很能幹的人物)所實行的做法。

    當中有些方法並非立即見效。此外,養成習慣得花時間,還得看當事人的個性適不適合這些方法。因此,請你先將本書從頭到尾看過一遍,再從中選出你認為適合自己的做法來挑戰。你沒必要勉強去做不適合自己的事,因為這種行為會降低你的生產力。
    提高自己的生產力,也等於是提升別人的生產力。舉例來說,報告時長話短說,你就不會占用到聆聽者的時間。即使無法馬上成功也沒關係,肯努力提高自身生產力的人,一定能獲得別人的信賴。跟你同一陣線的夥伴,也會在不知不覺間變多。

    為了自己,也為了他人,請你試著注意自己的生產力並展開行動吧!

  • 前言――就從現在開始!為自己打造有利環境的工作術

    PART1 招來喜歡的工作

    1 給自己貼上標籤
      >給自己的過往經驗加上適當的標籤(關鍵字),方便他人與自己回想起來。
    2 「喜歡」與「拿手」
      >雖然不怎麼喜歡,但是辦得到的事,有時能在日後幫到自己。好好釐清自己「喜歡的事」與「拿手的事」吧!
    3 以「善於被問」為目標
      >拙於言辭的人、不善於自我宣傳的人,更要努力成為「善於被問的人」。「被問」能夠加深自己的專業知識,有朝一日便能成為該領域的專家。
    4 在公開資訊裡塞滿Know-How
      >正因為現在是講究資訊安全的時代,我們更要盡量運用及公開可對外透露的資訊。這麼做能夠提高你的價值。
    5 建立個人菜單
      >建立個人菜單,說明「自己是何種專家」、「自己會做什麼」。假如你是上司,切忌把下屬當成無所不能的超人!
    6 調職╱轉職後最好要做的事!
      >剛調職或轉職到新的職場時,最好要做哪些事呢?
    7 拋開滿分目標,誇下海口!
      >只要你認為自己辦得到六成,就可以誇下海口:「我辦得到!」

    PART2 有效率地完成每天的工作

    1 向列車長學習!~告知「所需時間」
      >找上司進行報聯商時,先告知內容有幾個重點,以及需要花費多少時間,就能讓溝通進行得更順利。
    2 以「一分錢一分貨」的方式應對
      >「一分錢」=有限的資源;「一分貨」=可產出何種品質的成果?要產出成果,必須犧牲什麼東西?要先與委託者針對這兩點達成協議,再著手處理工作。
    3 會議就用「三段式結尾」來劃下句點!
      >「看不到結論」、「拖拖拉拉」……這種令人煩悶的會議,只要花一道工夫就能變得充實又有意義。除此之外,還可以提高自己與團隊雙方的生產力。
    4 能靠電話會議、視訊會議鍛鍊的技能
      >不要還沒嘗試就排斥,建議你率先規劃及舉行電話會議或視訊會議,藉此提升自己的簡報技能。
    5 避免當眾講話時頭腦一片空白的「保險」
      >不擅長進行簡報的人必看!只要使用這一招,即使緊張到忘詞,周遭的人也會幫助你想起來。
    6 議事錄要事先寫好
      >只要養成事先寫好議事錄的習慣,就能讓會議進行得更加順暢,亦可提高事後彙整議事錄的效率。
    7 本週報告要在星期一寫好
      >將本週報告變成計畫工具,在星期一預測當週會發生的事,並且做好規劃吧!

    PART3 有效運用時間

    1 提升工作處理速度所需的三項要素
      >掌握「著手速度」、「處理速度」、「完整性」這三項要素,了解自己的弱點在哪裡。
    2 給早睡早起型的建議
      >在生產力高的時間,從事生產力高的工作。找出最能提高自身生產力的時段,有效地分配及運用時間吧!
    3 借用就對了!
      >儘管借用好的事例。這是能夠兼顧速度與品質的「壞智慧」。
    4 編寫「目次」
      >只要事先將從前做過的工作步驟與要點彙整成一覽表,下次處理類似的工作時就能更得心應手。
    5 控制靈感
      >主動打造能令自己產生「靈感」的環境,即可提升思考與工作的效率。
    6 隨身攜帶殺時間清單
      >只要學會這項祕訣,有效利用零碎時間,當別人遲到時自己就不會焦躁不耐煩。

    PART4 加強團隊合作

    1 Away的力量
      >轉職者或團體中的「異類」應盡量展現自己,你的新奇觀點能成為組織的助力。不過,要小心別做出令人困擾的行為舉止。
    2 討厭吃蔬菜的人,其實喜歡吃蔬菜
      >假如周遭有人討厭工作,不妨建議他換個角度看待那件工作。
    3 交接的「壞智慧」
      >跟工作夥伴交接業務,其實是改善工作效率的大好機會!
    4 多樣性為通用性之母
      >跨國的、有彈性的勞動方式……在多元多樣的環境下工作,正是提升自身通用能力的捷徑。
    5 互取綽號
      >要不要試著跟團隊成員互取能展現自身長處的綽號呢?這麼做可以提高彼此的專業性喔!
    6 讚美時要以人為主詞,責備時要以物為主詞
      >憎其罪,不憎其人。對事不對人,便能增進雙方的信賴關係並提高生產力。
    7 從他責的角度思考
      >從自責的角度思考事情能使當事人成長。但是,若不懂得從他責的角度思考事情,就無法使他人及組織成長。
    8 利用「發問」培育人才
      >優秀的栽培者不會太快給答案,而是用問題引導對方思考、發現。
    9 絕對不能對後進及下屬做的事
      >領導者絕對不能劈頭否定,下屬出於好意而打算做的事情。

    PART5 控制幹勁

    1 不該以精神及幹勁為前提條件
      >磨練「可攜式技能」,便能在你陷入困境時拉自己一把。
    2 對抗憂鬱週日夜的方法
      >只要「可視化」潛伏於星期一的「看不見的敵人」,星期日就能過得輕鬆又有意義。
    3 討厭的工作更要手冊化
      >越是討厭的工作更要標準化,讓自己能在短時間內平心靜氣地解決它。
    4 預先後悔
      >無論是誰都有「現在不想做」、「想延後處理」的事情。預先想像不做的結果,到時候就不會手足無措。
    5 找出好處 控制幹勁
      >找出自己能得到的「好處」,從肯定的角度看待討厭的工作。
    6 陷入工作倦怠期時度過一天的方法
      >即便從事的是喜歡的工作、即便擁有好的工作夥伴,有時仍會提不起幹勁做事。該如何安然度過這種時候呢?

    PART6 提升技能

    1 特殊性(Special)與通用性(General)
      >了解自己擁有哪些特殊技能與通用技能,並朝著「T型人才」這個目標邁進吧!
    2 失敗也是一種資產
      >失敗是一座能讓自己在未來發光發亮的Know-How寶庫。此外,失敗經驗也能帶來信賴。不妨成為「失敗老師」,發揮失敗的價值吧!
    3 標準化不只對他人有好處
      >若是為了公司、為了工作而進行標準化,只會讓人提不起幹勁。倒不如為了自己進行標準化,從中獲得好處。
    4 利用「TDA」三步驟,確認自己的當前位置
      >試著寫出自己想做的事、想實現的夢想,並依照當前的階段貼上標籤。這是促進你展開行動的第一步。
    5 學好考試用英語
      >我們都學過考試用英語。該如何發揮自己早已具備的這項能力呢?
    6 商務英語中,超簡單的「第一句話」
      >會議、簡報、說明……只要使用連國中生都會的句型就能順利過關。
    7 這很普遍嗎?
      >能夠簡單說明艱澀的事物,是一項價值非凡的技能。
    8 成為圓舞曲指揮家~五種必備的能力
      >想在明天生存下去,就要主動學習五種必備的能力。

    PART7 拓展職涯

    1 考取證照╱資格所具備的兩個意義
      >不妨為了證明自己的經驗或能力而考取證照╱資格吧!
    2 以成為優秀畢業生為目標
      >無論你要不要轉換跑道,都該以成為優秀畢業生為目標,在目前的職場認真工作。這麼做也能提高你的價值。
    3 何謂品牌?
      >任何人都能夠成為品牌。建立個人品牌需要具備哪些觀念與心態呢?
    4 這裡有的是「什麼也沒有」
      >價值是由別人決定的,我們最好不要妄自菲薄。
    5 事後美化能力
      >努力成為能事後美化自身經驗或技能的人吧!
    6 不設定職涯終點也無妨
      >鮮少有人能夠從事真正想做的工作,或是走自己期望的道路。用不著勉強設定職涯終點,順其自然往前邁進就好。
    7 對職涯建構十分重要的「will」、「must」、「can」
      >用不著勉強擬訂職涯計畫。「總有一天會走到終點」的心態也很重要。

    後記――現在正是機會!主動追求適合自己的工作方式


     

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