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(3)為滿足4.1總要求,學院應做到:
①確定建立學院質量管理體系所需要的全部過程(包括與管理職責活動、資源提供、教育教學服務實施以及測量、分析和改進有關的所有過程)及過程之間的相互作用。如教學過程、采購過程、招生過程、教學過程的檢查、內部審核過程、專業建設、課程體系設置、精品課程建設、與家長/學生溝通過程(家長會、成績通報、學生座談會、學生評教等)、顧客滿意信息收集和分析過程(學生/家長對教師及學校的評價、投訴、畢業跟蹤、社會聲譽等)、不合格教育服務的控制過程等。
學院可采用各種方法來確定這些相互關聯的過程,確定這些過程的輸入和輸出,并考慮為使這些過程能實現將輸入轉化為輸出所需要開展的活動和需要投入的資源。當有些過程由于學院的實際情況而不適用時,可以刪減,但刪減應符合標準1.2條款的要求。
需要說明的是,學院的質量管理體系所需的過程是客觀存在的,并不是因為建立質量管理體系才出現了過程,因此,學院需要做的是將已經存在的過程及其相互作用進行充分而全面的確定。
②學院的質量管理體系是由相互關聯和相互作用的過程構成的系統,為了能夠有效地實施和管理這些過程,學院應根據教育機構的行業特點,確定過程之間的內在聯系、相互作用和運作順序。如可以通過流程圖的形式來表述。
③為使過程能夠受控并達到預期的目標或結果,應給出過程有效運行和對過程進行控制的準則和方法,即確定過程的運行控制程序和要求等。如教師授課時應遵守的課堂教學規范。
④為確保這些過程達到預期的結果,學院應提供必要的用于過程運作的資源和信息,資源包括資金、人力、必要的設備等方面(如教室、教學器材、教學設施設備、實驗實訓設施設備等、負責檢查教學質量的教學管理人員、教學督導等),信息可包括顧客滿意方面的信息、教學質量的符合性(符合人才培養要求)信息、過程運行的特性及趨勢方面信息等。
⑤規定對過程進行監視、測量和分析的方法,了解過程運行的趨勢及實現策劃結果的程度,并根據分析的結果對過程采取必要的措施,以實現過程所策劃的結果和對這些過程的持續改進。對高職院校主要指教學質量監控,明確教學質量監控的方式方法,并加以實施。
(4)許多組織都有外包過程,高職院校的外包過程也是學院質量管理體系所需的過程的組成部分。
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