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為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍
為什麼一流主管都用跨頁週間行事曆?做主管,行事曆要像指揮塔,讓團隊領導事半功倍
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商品介紹
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  • 目次
  • ∣行事曆記錄什麼,反映了一個主管的「腦」∣
    執行者的行事曆,是單打獨鬥的光榮紀錄
    寫得密密麻麻,通常戰績愈好
    主管的行事曆,則是領導團隊的「指揮塔」
    必須一目瞭然,才能運籌帷幄


    身為主管的你,是否遇過以下場面:
    永遠有數不清的會議等著你;
    好不容易滿足上司的要求,轉頭又得為部屬收拾殘局;
    永遠都在回E-mail,可能還無法順利交辦給部屬……
    原因在於──
    當上主管之後,你的「時間運用模式」並沒有跟著升級!


    ◎一流主管的行事曆就要像個「指揮塔」
    主管最重要的任務,已經不是凡事親力親為,而是「推動屬下的工作」以及「提高團隊成果」。所以,在每天有限的時間中,不僅要做好自己的工作,更要整合團隊,妥善交辦屬下各項事務。
    因此,主管的行事曆手冊所記錄的要項,應該是根據這兩大目標,所發展出來的工作重點。如此一來,這行事曆就會像個戰略計劃的指揮中心,引領主管看見全貌,在腦中產生組織的運作想像,帶領部下分頭進行,做出成果。


    ◎為什麼「跨頁週間行事曆」能有效管理團隊?
    作者田島弓子曾在微軟業務部擔任高階主管,帶領團隊做出佳績。他管理行程時,除了運用Outlook外,還大量使用行事曆手冊、筆記本等傳統工具,他發現藉由「手寫」,能在腦中盤整團隊進度,思考下一步的指示。

    而他最推崇的就是「跨頁週間行事曆」。而且一定要找以下這種:
    --以週為單位,跨頁設計
    --左頁顯示週一至週日,右頁則空白
    --最好是線圈裝,可攤開在桌上

    善加利用這種格式的行事曆,可幫助主管建立「管理腦」。
    這是怎麼做到的呢?

    ■「以週為單位」思考,最利主管運籌帷幄
    主管必須走在部下之前,不只看當下,更要放眼未來。因此,以一週為單位的行事曆,才能幫助主管俯瞰全貌,從本週思考下週、甚至更長遠的計畫。還能回推時間,提醒部下此刻該做什麼。而且,主管會面臨許多突發狀況,行事曆以一週來考量工作內容,方便主管調配進度,就不會因為當天無法完成某件事,無端產生挫敗感。
    ■左右頁互相連動:右頁列出目標,化約成工作要項填入左頁的每一天
    行事曆右頁記錄的,是從正在進行的計畫中,切出本週要執行的業務內容。根據這些內容,靈活規劃每日的待辦清單,然後才填入左頁。左、右兩頁各有不同的效用,又能一次收入眼簾,同時確認進度,順利推動團隊前進。
    ■部下的預定工作,也要寫進行事曆
    行事曆中應該寫入要交給部下的工作事項,妥善分配才能順利推進業務,藉此管理團隊進度。這樣一來,有利主管促使部下行動,當部下遇到困難時,也能馬上掌握狀況,一邊給予協助,不會因為突發狀況太多,而拖累整個團隊。
    ■主管的待辦事項,應該多半是「交辦事項」
    升上主管後,便肩負培育部下的責任,因此,必須懂得如何交派工作。主管的行事曆中,占比最高的應該是「交辦事項」,列出要部下去執行的事項,能夠正確做出指示,並知道何時該確認進度,主管的管理能力也會一步步向上提升。
    ■主管也要自己預約自己的時間
    主管必須和高層商討,還要不停接受來自部下的詢問,每天都有開不完的各類會議,以至於經常無法集中注意力,專心做好一件事。這時,主管更需要為自己預約「一人的祕密會議」,讓自己擁有一小時左右的獨處時間,思考商業策略等具前瞻性的想法,才能讓工作靈活運轉。


    ◎善用辦公文具輔助多層次的管理
    書中收錄更多的辦公文具活用術,幫助所有主管,逐步打造優秀「管理腦」,順利帶領團隊,包括:
    ■用「A4紙」製作多工管理的行事曆
    →一般制式月曆無法跨月管理,這時就用A4影印紙製作橫跨五週的行事曆,尤其適合需要管理多項業務、看出三十至四十天內的進度時。
    ■利用「便利貼」為行事曆加料
    →便利貼能隨寫隨貼,方便寫上各種補充資訊,貼在行事曆或筆記上,輔助管理需要特別注意的事項。
    ■「白板」是沙盤推演的最佳工具
    →白板面積足夠大,最適合把腦中想法全部列在上頭,藉此綜觀全盤,找出正確策略。
    ■用「筆記」贏得人心的小訣竅
    →談話時一邊寫筆記,部下就會覺得自己的主管正認真傾聽,發揮「帶心」的管理法則。


    ◎本書特色
    1. 本書藉由改變辦公用具的使用方式,幫助讀者習得主管的工作方式及思考模式。讓主管得以面對龐大的業務及突發狀況,順利將團隊的工作成效提升到最大。
    2. 書中附上獨創的「跨頁行事曆」、「年間活動筆記」、「五週的行事曆表格」範本,有助於主管掌控全局,以有彈性的方式進行工作,避免因為擔心進度而引發焦慮。

  • 田島弓子

    BRAMANTE株式會社董事長。
    成蹊大學文學部畢業、日本人才管理協會會員。一九九九年進入微軟日本法人就職,曾負責Windows 2000、Windows XP、Windows Vista等Windows業務及行銷工作。當時乃是少數的女性業務部長之一,期間個人及其業務團隊獲得兩次董事長獎。
    二○○七年創立BRAMANTE株式會社,展開就業及溝通諮詢事業。特別著重於「年輕族群工作論」、「中階主管商務溝通」、「女性就業支援」三項主題,並活躍於員工研習、演講、公開研討會、大學課程等活動。日本生產性本部主辦的「職業婦女進步會議」,設立「活力獎(現為女性活躍進步獎)」時,擔任了推廣委員。
    著有《A+主管創造業績、解決職場問題的58個實用技巧》(高寶)、《女性員工的管理教科書》(鑽石社)、《職場生活「不」平衡的工作力》(Discover21)、《28歲開始的女性工作法則》(すばる舎)、《「努力卻不得回報」時的讀物》(WAVE出版)。



    邱香凝

    曾任職唱片公司、出版社、電腦娛樂產業,目前為專職譯者。喜愛閱讀與書寫,用翻譯看世界。
  • Ada(林珮玲)∣筆記女王
    鄭緯筌∣臺灣電子商務創業聯誼會理事長、Vista讀書會發起人
    ──熱情推薦
  • 跳脫「優秀執行者」的時代吧!
    辦公用具的使用方式大體檢
    運用工具實踐三大原則

    前言  新時代主管的工作革命,就在傳統類比工具中!

    第一章 擺脫瞎忙、提升團隊績效的「混合工具管理術」
    新手主管第一步:改變工具的「使用方式」
    跨入要讓「所有人皆理解」的管理階層
    微軟執行長讓員工心服口服的最大理由
    好主管懂得資訊不只能「傳」,還能「達」
    別用電子郵件傳達「口頭難以說明的事」
    優秀的主管,必須追求工作「效果」

    第二章  行事曆手冊是卓越工作成效的「指揮塔」
    活用傳統及數位行事曆
    公開行事曆,讓員工心甘情願「聽你的」
    以「一週跨頁法」俯瞰工作內容
    部屬的工作行程更應該寫進行事曆
    不懂「交辦事項表」,你就自己做到死!
    用「一年」預定團隊工作計畫表
    用便利貼「加料」,輔助你的「管理腦」
    以「數位方式」建管預定計畫表
    好主管懂得「預約自己的祕密會議」
    將行程謄寫在傳統行事曆上,等於整理腦中想法
    只要一張A4紙,就能達成五週的多工管理
    讓「組織圖」幫你找到工作助力

    第三章  提振士氣,讓「溝通」更順暢的筆記技巧
    以手寫方式為文件「注入生命力」
    「數字背後的故事」是士氣的關鍵
    從管理觀點出發,善用「便利貼」對話
    用A4回收紙製作摘要,提高傳達力
    以「傳閱板」打造團隊力
    讓部下更加積極的「五分鐘情報分享」
    與部下面談時,上司要徹底做好「書面紀錄」
    辦公桌前的「提高向心力的布告欄」
    以「預定行程白板」抓住談話機會

    第四章  策略發想、釋放壓力,協助忙碌主管的絕佳工具
    「白板」是最適合策略發想的工具
    為什麼執行主管需要寫「腳本」?
    讓資訊易懂的「塊狀化」筆記術
    執行主管也應該管理「自我情緒」
    「行事曆手冊」是最強的情緒管理工具
    待辦清單的小小儀式,幫助安定情緒
    「釋放情感」的憤怒控制療法
    能運用在工作和生活中的「目標達成術」

    結語

    【附錄】成為優秀執行主管的實用範本
    格式1  跨頁週間行事曆手冊
    格式2  年間活動筆記
    格式3  五週的行事曆表格

    【Column】 
    為什麼手寫的效果如此好?
    執行主管設定待辦清單的八大訣竅
    根據「價值鏈」建立白板上的架構
    便利貼是專屬於某人的訊息


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