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中國圖書分類
持之以恆的科學:運用行為科學管理自己,讓一拖再拖的事變「想做的事」
持之以恆的科學:運用行為科學管理自己,讓一拖再拖的事變「想做的事」
  • 系列名:職場通
  • ISBN13:9789869427791
  • ISBN9:986942779
  • 出版社: 核果文化
  • 作者:冨山真由-著;石田淳-監修
  • 譯者:吳易尚
  • 裝訂/頁數:平裝/192頁
  • 版次:1
  • 規格:21cm*14.8cm*1.4cm (高/寬/厚)
  • 出版日:2017/03/30
  • 中國圖書分類:管理組織
  • 書展優惠:偶爾也休息一下吧!
  • 定  價:NT$300元
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   一般分類財經企管 > 行銷企管 > 管理 > 企業管理 > 管理組織

商品介紹
  • 商品簡介
  • 作者簡介
  • 目次
  • 書摘/試閱
  • 只要改變做事順序、簡化目標,設定數字,
    就能不靠意志力、不勉強自己,
    「持之以恆」地完成一拖再拖但想做的事!

    ‧月初時幹勁十足,但逐漸失去動力,沒有一次成功達成業績標……
    ‧每天工作都做不完,經常性加班導致多次臨時取消下班後的聚餐……
    ‧決定今年一定要減肥成功,但很快就吃了最愛的甜點……

    面對不管做什麼事都無法持之以恆、容易放棄的自己,是否無能為力,甚至開始懷疑自己的個性或能力問題?然而,行動科學專家告訴你:遲遲無法開始、無法持之以恆,不是因為意志力薄弱,更不是個性或能力的問題,而是不知道如何推動自己、讓自己動起來的技巧——僅僅如此而已。
      
    ◎用科學的方式管理自己,有效又持久
      「行為科學管理」是一種以「人的行為」為中心的管理手法,它的原型是在美國商業界及教育界等領域中,取得巨大成果的行為分析學及行為心理學。
      憑藉意志力行動——或許大家認為這是一件再理所當然不過的事情,但就行為科學專家的角度而言,這是難度非常高的行為,因為阻礙行動的原因太多了。只僅憑藉意志力的人,無法真正動起來,也無法持之以恆!但是這樣的人,在採用行為科學管理的手法後,都順利踏出了第一步,甚至持續改變中。
      為什麼會這樣?因為他們不再倚賴意志,而是以行為科學管理為基礎,打造一個「使人自然而然想動起來的環境或規則」。

    ◎身邊環境=大腦狀態,環境越清爽,腦袋越清晰
    在雜亂的環境裡,人們無法專注去做本來應做的事情。行為科學家指出:最理想的環境,就是環境中沒有任何一個會阻礙行動的事物。

    ‧「咦?釘書機放哪了?」每次要用時都得花時間尋找,工作被迫中斷……
    【調整方法】為物品找到「固定位置」,就不會把時間浪費在找東西及收拾整理上。
    ‧早上常常因為思考穿什麼衣服,導致上班遲到……
    【調整方法】在枕頭邊先放好隔天的衣服,起床後即使還沒清醒,也會自動換上衣服。

    ◎讓「該多做的事」易於執行,「不該多做的事」難以做到
       明明「應該讀英文,卻看了綜藝節目」,真心「想減肥,卻老是吃甜點」。
       許多目標無法持之以恆做到,是因為完成目標的行動「不足」,阻礙目標的事做「過多」。這時就要改變行動或做事的順序、打造新的環境與規則,使沒有做到的行動能夠落實。

    ‧明明在減肥,卻總在經過超商時,一時衝動買了甜點吃……
    【調整方法】選擇一條沒有超商的路徑,因為沒有超商,就沒有辦法購買甜點。
    ‧上網找資料時,因為看到有趣的報導或內容而深陷其中,後來才發現什麼資料都還沒查到。
     【調整方法】上網找資料前,先花3分鐘,具體地寫下想查詢的東西,使目標明確。

    ◎打造充滿遊戲元素的歡樂機制,讓自己開心地執行
    行為科學管理中最具有代表性的觀點就是:「賞與罰」及「小型目標」。利用一些簡單的方法,讓自己像玩遊戲一樣開心的執行,就能夠推自己一把,讓自己動起來!

    ‧業務的工作需要打電話維繫及開發客戶,但一想到要打電話就不想動。
    【調整方法】設定「一天打10通電話可集1點,10通以上集2點」的規則,讓自己開心地行動。
    ‧每天要唸10頁多益參考書,但卻完全沒有幹勁。
    【調整方法】請把目標修正為「每天唸2頁以上」,覺得「還可以繼續」時,再增加頁數就行。

    ◎特別收錄!六步驟完成「行動養成表」,提升行動力!
    善用這張表格,可幫助你確認自己是否按照計畫,進行一開始設定的目標。無論是私事或公事,透過一個月的實踐,不僅能提升行動力,還幫助你用最快的速度達成目標。

    本書特色
    1、此書由日本行為科學管理權威、《不懂帶人,你就自己做到死!》作者石田淳監修,實用性及可讀性  毋庸質疑。
    2、本書文字邏輯清晰,簡潔明瞭,所教導的技巧涵蓋環境、想法、個人習慣的改善,很全面。
    3、兼用插圖來解說50個簡單的技巧,生動有趣,能讓讀者以輕鬆愉快的心情來學習自我管理,不會讓人覺得很困難就放棄。
    4、書中最後還分享了讀者的成功案例,並特別收錄《行動養成表》,幫助讀者能夠活用書上技術。

  • 作者簡介 冨山真由
    社團法人行為科學管理研究所顧問。株式會社WILL PM International行為科學管理的認證教練、行動塑形顧問、行動養成教練。日本行為分析學會會員。
    大學畢業後,曾於醫療機關工作,後就職於策略顧問公司。在日本負責國外品牌展店的廣告活動,同時也負責培育店長及員工。現在作為日本少數的女性行為科學管理認證教練,一年舉辦九十多次自主管理講座。教授對象之廣,從企業的一般職員到管理階層。作為課後輔導,富山真由導入了「行動習慣化訓練」,在企業「達成目標」與「培育下屬」的領域中,持續獲得豐碩的成果。
    興趣是藉由慢跑與瑜珈,讓自己的身心動起來。最近喜歡在週末爬山,享受與大自然的親密接觸。

    監修者簡介 石田淳
    社團法人行為科學管理研究所所長、社團法人安全管理組織行為協會代表理事、美國行為分析學會會員、日本行為分析學會會員、The Japan P.E.N. Club會員、Will PM International社長兼CEO。
    致力於推廣行為科學管理,投身演講、研討會等活動。這一套以「人的行為」為中心管理的「行為科學管理術」,原型是以在美國商業界及教育界等領域中,取得巨大成果的行為分析學為基礎的管理手法,實際的成效受到各方認可。
    任職的社團法人安全管理組織行為協會,為日本第一個以組織行為的安全管理為目的而設立的協會。風險管理與服從行為,被視為在全球化時代不可或缺的環節,而行為科學管理能夠對其予以有效管理,因此備受矚目。
    興趣為鐵人三項及馬拉松。2012年4月挑戰被稱為世界上最艱苦的撒哈拉沙漠250km馬拉松,順利完賽。著有《看漫畫就能理解發問的技術》、《為何菁英都有辦法擠出那些時間?》、《一個月改變部屬行為的「行動訓練」教科書》(以上書名為暫譯)等多本著書。

    譯者簡介 吳易尚
    做事總是拖拖拉拉嗎?那你一定需要這本書!
    我是翻譯界裡的小小螺絲釘,期望透過自己的詮釋,帶給讀者最為貼近原味的內容。

    推薦人 (按姓氏筆劃數排序)
    世紀奧美公關創辦人/丁菱娟
    豐文創‧種子音樂創辦人/田定豐
    職場圖文作家/馬克
    知名講師及作家/謝文憲
  • ※在大腦覺得麻煩之前,就「自然動起來」!

    「因為太過繁忙,桌子上總是一團亂,無法立即找到想要的資料,感覺工作一整天都焦躁、不耐煩。」
    「每個月都非常努力,因為想在月底前達到業績目標。月初的時候總是幹勁十足,但隨著日子一天天過去,逐漸失去動力,結果沒有一次成功達標。」
    「我明明都沒有偷懶,卻工作還是每天都做不完,導致經常性加班。好幾次臨時取消下班後的聚餐,最近都沒有人邀請我了。」
    「明明決定今年一定要開始減肥,而且絕對禁止吃任何甜食⋯⋯,但很快就忍不住吃了我最愛的甜點。這時候還會產生討厭自己的感覺。」
    「很著急,想要快點學會說英文,所以開始補習英文會話,或是申請線上英語對話課程,但是很快就感到膩了。」

    ●遲遲沒有行動的原因,是因為不知道行動的正確訣竅

    ‧遲遲無法展開行動
    ‧無法持之以恆
    ‧無法順利結束手邊的事情

    每天的日常生活中,似乎有很多人煩惱著上述問題,但是遇到這些狀況,絕對不是因為你沒有幹勁,因為你其實「想要這麼做」,只是你「明明有幹勁,卻……」,進而遲遲無法開始、結束不如預期,或是無法持續下去,以致於產生以上煩惱。
    這種時候,人往往會感嘆是否自己的意志力太薄弱,甚至有些人在歷經了幾次失敗後,開始懷疑「是否自己的個性,或是能力有問題呢?」
    請各位放一百個心。遲遲無法開始、無法持之以恆、結束不如預期……,這些狀況的原因,並非是你的意志太薄弱,更不是個性或能力有問題──你只是不知道如何推動自己,也就是讓自己動起來的技巧,如此而已。

    ●人們想要持之以恆地行動,無法單靠氣勢、毅力,或意志力

    讓我來自我介紹,我是冨山真由。負責監修本書的石田淳先生,是「社團法人行為科學管理研究所」的所長,而我是這裡的顧問,負責協助IT企業、藥廠、旅行社等眾多企業舉辦員工研習課程,或是開設以個人為導向的自我管理學習課程,從中引導學員養成優良習慣,使他們能夠在做事時做出成果。
    「行為科學管理」是一種以「人的行為」為中心的管理手法,它的原型是在美國商業界及教育界等領域中,取得巨大成果的行為分析學及行為心理學。因為提倡與教導這套「行為科學管理」,我們收到了來自四面八方、讓我們開心不已的感想,像是:
    「依照富山先生所說方法整理桌子之後,業績就提高了!」
    「僅僅打造一套讓自己動起來的規則,不只工作效率提高,也不用再加班!」
    「至今為止,我在慢跑中受過許多挫折,但現在不跑反而覺得渾身不舒服。」
    「時間比以往更充裕,所以我開始了從以前就一直想要進行的英文會話課。」
    為什麼採用了行為科學管理的手法後,一直無法展開行動的人,都能夠逐漸踏出第一步了呢?
    答案是:因為他們不再倚賴意志力。
    靠意志力來行動──或許大家會認為這是一件再理所當然不過的事情,但若站在行為科學管理專家的角度來評估,倚靠譯致力,其實是難度非常高的行為。就拿每日早起為例子──阻礙早起的原因有百百種,像是前一天夜晚的電視節目、同事或朋友找你聚餐、突如其來的加班等等。
    在這樣的環境之下,還能夠靠著「氣勢」、「耐性」早起的人,幾乎可稱為奇蹟了。於是,行為科學管理以下述觀點作為大前提:
    「僅憑藉著意志力的人,無法動起來,也無法持之以恆。」
    然後,我們如此思考:
    「只要打造一個能使人自然而然動起來的環境或規則就行了!」

    ●讓人自然而然地動起來的行為科學管理,特點是什麼?

    為什麼藉由行為科學管理,可以使人自然而然地想要展開行動呢?我來向各位說明這其中兩個最大的特點:

    ‧特點1:增加不足行動,減少過度行動
    在行為科學管理的觀點中,行為分為兩大類:第一種是「不足行動」,這是達成目標的必要行為;另一種是「過度行動」,這是阻礙達成目標的行為。
    如果你想要「每天跑步」、「想要更加精進英文」、「每天都要確實早起」,那麼慢跑、英文、早起,就屬於不足行動,也就是「本來想要做,卻沒有做的行為」。
    然而,「我想要慢跑,但卻不小心就看起電視來了」、「原本想要學習英文,卻常常加班」、「想要一早起床,但晚上有很多聚會」,這些看電視、加班、聚餐則屬於過度行動,也就是「本來是不該做,卻還是做了」的行為。

    簡單而言,
     「想做~」,屬於不足行動。
     「~可是」,接在可是後面的則為過度行動。
    請各位記得,「無法付諸行動」的人,其實並非「辦不到」,而是他們「做了其他多餘的行為」。而行為科學管理,就是掌控以下兩方面的實踐技巧:
    1. 增加為了達成目標所必須的「不足行動」
    2. 減少阻饒目標達成的「過度行動」
    所以,至今為止都無法動起來的人,才能藉由這個方法自然而然地展開行動。

    ‧特點2:打造充滿遊戲元素的歡樂機制
    行為科學管理之中,有很多讓行動變得有趣的環境與機制的點子。其中一個就是「動手製作集點卡(請參考第一一六頁)」。
    我們以業務的電話為例子。大部分業務都不太喜歡打業務電話,但因為這是份內工作,所以只好每天打電話的人,請試著訂定自我規則,像是「如果當天打電話到達規定次數,就在集點卡貼上一張貼紙;超過規定次數,就貼兩張貼紙」。
    或許有人抱持著疑問:「集點卡到底要幹嘛?」非常不可思議地,只要這麼做,就會讓打電話變得有趣。因為「集點」這種小獎賞,會使人甘之如飴地付出。
    在行為科學管理中,「集點」這個動作,我們稱之為「報酬的行為強化」。這裡有一點要非常留意的就是,我們要的成果,不是「對方有沒有把話聽到最後」、「是否與對方成功簽訂契約」,而是要將焦點放在「是否打電話了?」這個行為上,並將規則設定為「有打電話,就能夠累積點數」。
    設定「小目標」,也是使行動變得有趣的方法之一(請參考第六十四頁、第八十四頁)。在行為科學管理中,我們稱之為「有效運用小型目標」。
    假設我們以學習英文為例子,「決定每天要看十頁多益的參考書,但卻完全沒有動力」的人,可以先試著把目標修正為「每天看兩頁以上」。
    若藉由修改目標為「看兩頁以上」,能讓你擁有「兩頁而已,那我每天都辦得到」的心情,那就皆大歡喜。因為人類有一種習性,只要達到自己所設定的目標,就會提高自我效能感,進而更自動自發地想要有所表現。所以,先以兩頁為目標,展開行動,覺得「還可以繼續」的時候,再增加頁數就行了。

    ●將「不做不行……」、「沒辦法」的心情,改為「我想做!」、「似乎辦得到!」的科學方法

    「不做不行的行動」、「難以達成的行動」。
    「想要做的行動」、「看似可以達成的行動」。
    哪一個會讓你比較想要快一點開始呢?又或者是哪一個會比較容易讓你踏出第一步呢?答案當然是後者。
    雖然大家似乎懂這個道理,但是在行動的時候,你是否卻還是抱持著「不做不行……」、「到底能不能成功啊……」的心情呢?
    這時,就必須藉由行為科學管理的訣竅或方法,像是手做的集點卡、設定小目標,就能簡單地將「不得不做的行動」、「看似難以達成的行動」,變成「想做的行動」、「看似可以達標的行動」。
    另外,向家人、朋友,或是職場的同事宣布自己的目標,請他們協助自己,檢查自己的進度,也不失為一個有效的方法。一旦邀請親友成為你的應援團,就不能輕言放棄,他們將會成為你前進的動力。
    也就是說,行為科學管理是一種可以簡單打造環境或規則,使身體自然想展開行動的手法。
    雖然這是種不仰賴意志力的手法,但也不能完全無視人類的情感,像是「我想做!」、「似乎辦得到!」的心情等等。為了讓自己可以在任何時候,都能發揮最好的表現,必須整頓自己的周遭環境、導入自我的規範──這些方法,就是行為科學管理的根本。
    正因為這是種重視自動自發的方法,採用行為科學管理之後,以往無法順利展開行動的人,也就能夠自動自發地開始展開行動。

    ●能夠自發性地執行計劃後,就來實現自己的夢想吧!

    那麼,就讓我們準備進入正題。本書的第一至第四章,將會簡單解說行為科學管理的方法,並且介紹立即就能使用的實踐技巧。請參照自己的狀況,並選擇讓你感到「這個做法我似乎可以達成」、「好想試試看」的菜單。在實踐的過程中,身體應該會嚐到自然而然動起來的美妙滋味。
    第五章將會分享成功變成行動派的例子,不管是工作或私事,希望給各位讀者作為參考。
    另外,不妨善用附錄的「行動養成表」,這張表可以幫助你確認自己有沒有按照計畫,進行一開始設定的目標。過去我也曾經透過培訓課程及研習營,請參加的學員使用「行動養成表」,並成功協助他們將各種行為養成習慣。因此,為了達成目標,請務必活用這個表格。
    另外,這些加入行為科學管理方法的技巧,可以運用在生活各種領域之中。雖然本書主要以職場為基礎,但在閱讀的時候,家庭主婦可以將「工作」替換為「家事、帶小孩」,學生則可以將「工作」替換成「讀書、作業」等等。
    在閱讀了這本書之後,並採用各種訣竅的讀者,回應我們以下的感想:
     煩惱的時間減少了
     拖延症不見蹤影了
     不再被情感左右
     我可以專注於自己該做的事情了
     我能夠開心地進行至今為止讓我很不耐煩的事情了
     我可以很迅速地執行下一個計畫
     無論是工作還是私事,交出來的成果都比以往還要豐碩
    身為作者,我想,沒有比這個更讓我開心的事情了。最後,其實我真正想透過本書,傳達給各位讀者的訊息是:
    「去做你真正想做的事情吧!為此,你必須空出自己的時間,所以請先成為一名行動派的人。」
    今後請抽出時間,一一實現這些過去止步於「能做的話就好了」、「能去的話就好了」、「辦得到的話就好了」的夢想與理想吧!

     

  • 前言 利用行為科學的方法,在大腦覺得麻煩之前,就「自然動起來」!

    第一章 毫無遺漏地全面性整理
    打造讓身體自發行動的「環境」
    技術01 沒有用不到的東西,就是最佳的桌面環境
    技術02 利用「固定位置」,決定物品的擺放位置
    技術03 使用透明L夾,並用顏色區分紙類資料
    技術04 歸檔?還是銷毀?猶豫時,先放入「暫時箱」
    技術05 拿出包包裡面「可能會用到」的東西
    技術06 整理手機的APP,預防下意識的「低頭」
    技術07 使用T字筆記術,同時記錄重點及備忘錄
    技術08 使用便利貼,有系統地收納名片
    技術09 決定電腦檔案的命名規則,方便日後檢索
    技術10 把工作寫在便利貼上,預防健忘的毛病
    技術11 將明天的服裝放在枕頭旁,
      減少起床後的猶豫不決
    技術12 為你的行動,找到能夠專心的場所 

    第二章 有幹勁卻無法展開行動!
    捨棄「壞毛病」,掃除阻礙行動的原因
    技術13 無論做什麼,都必須要設定數字以及時間
    技術14 若想集中精神,別將誘惑物品放在眼前
    技術15 利用自動關閉功能,強制終止下意識行動
    技術16 稍微改變環境,預防「一不小心」的行動
    技術17 就寢前三十分鐘,絕對不碰3C產品
    技術18 有行動就給「獎賞貼紙」
      沒行動則給就給「懲罰貼紙」
    技術19 不過於追求完美,設定「輕鬆的自我規則」
    技術20 越不擅長的作業,越不要太苛求自己
    技術21 提不起勁的時候,請大幅降低行動的強度
    技術22 為你的行動拍照或錄影,
      並以客觀的角度觀看
    技術23 先決定下次要做的事情,
    以消除「沒事做」的念頭
    技術24 決定收信及回信時間,
      解決「精疲力盡」的狀態
    技術25 用三分鐘思考查詢目標,
      先寫下來再開始查詢

    第三章 毫不費力自然展開行動!
    養成「習慣」,讓身體自發性動起來
    技術26 具體設定目標,好讓每個人都能確認進度
    技術27 工作前先寫「待辦清單」,
      並用圈叉記號區分重要性
    技術28 以「待辦清單」為基準,
      將每天行程分割成三份
    技術29 無法踏出第一步時,那就先「小試身手」
    技術30 若停頓時間超過三分鐘,
      請標上「SOS」的記號
    技術31 下班一小時前讓鬧鐘響,
      藉此提高時間管理的意識
    技術32 如期結束當天工作後,給自己一點小獎賞 技術33 若沒有完成當天工作,給自己一點小懲罰
    技術34 利用集點卡,創造行動的利多
    技術35 用直線圖或折線圖,呈現自己的行動軌跡
    技術36 事先思考要做什麼,充分善用「十分鐘空檔」技術37 內容重複的工作,請製作「確認清單」
    技術38 工作以外的私人行程,也要事先記在手帳裡
    技術39 在會議或是討論中,請將題目「視覺化」

    第四章 提高工作的效率!
    正確地「控制」行動,拿出好成果!
    技術40 工作前先擬定「今日目標」,
    並記錄在手帳中
    技術41 非典型業務所花費的時間,
    也要放入行程表中
    技術42 需要第三人協助的工作,
    請在中午前開始著手
    技術43 資訊的質比量更重要!參考資料只需三個
    技術44 午睡十五分鐘,為身心重新上緊發條
    技術45 將會議當作是工作的「學習場所」
    技術46 書桌不是「思考的地方」,
      而是「工作的地方」
    技術47 讓完成的資料「睡一晚」,
      隔天早上再檢查一次
    技術48 將不安及擔心寫下來,再將之拋棄
    技術49 回想三件好事情,保持好心情結束一整天
    技術50 在達成目標之前,決定下一次的目標

    第五章 變身行動派的經驗談
    從成功案例中偷學改善行動的靈感
    例子01 設置「暫時箱」,整理的規則自然地改變
    例子02 愛用「待辦清單」,創造出不斷提升的業績
    例子03 確定關懷的時機與目的,
    讓團隊從沉悶變活潑
    例子04 打造一起床就行動的機制,消滅回籠覺
    例子05 睡前準備好喜愛的鞋子,使晨跑更有趣

    第六章 「行動養成表」活用術
    將行動養成習慣,用最快的速度達成目標
    STEP01 「一直很在意的事」,請寫在紙上
    STEP02 從這些事情中,選出一個做為主題
    STEP03 從主題中決定目標,具體思考想要的成果
    STEP04 為了有效達成目標,請決定應採取的行動
    STEP05 每週設定一個小型目標,
    提高最終目標達成率
    STEP06 設定行動達成率,並決定獎賞與懲罰

    Column 行為科學管理的關鍵詞彙
    1 小型目標
    2 不足行動與過度行動
    3 賞與罰
    4 精確行為(pinpoint)
    5 行動回顧

     

  • ※打造讓身體自動行動的「環境」
    你有沒有這樣的經驗?桌面非常雜亂,上面放有其他公司的資料、備忘錄、報紙、雜誌、手機等等。
    當你在整理甲公司的企畫書時,心裡還想著其他的事情,例如:「我得回信給某某!」、「上次的經費還沒結算」、「這個雜誌的報導真有趣」、「我要上網查一下今天聚餐的餐廳資訊」……當集中力被切斷之後,就打算先回信,最後,企畫書毫無進展。

    ●你的桌子周邊,是否阻礙了你的行動呢?
    在第一章的內容,我要向各位介紹打造環境的技術。打造周遭的環境,是
    基本中的基本,也是成為行動派的第一階段。
    「你指的打造環境,就是收拾整理的意思吧!付諸行動與收拾整理有什麼關係?」想必,在各位之中,一定會有人擁有這類疑問。其實,這兩者非常有關係。因為,在行為科學管理這門學問中,「身邊的環境=大腦的狀態」。
    在行為科學管理中,「清爽」是極為重要的關鍵詞──我們認為,最理想的環境,就是那個環境中,沒有任何一個會阻礙行動的事物。

    ●整理桌子周邊,打造能專注於行動的環境
    看一下你的辦公桌。桌上是否堆疊了很多文件,或是許多沒有急到要馬上使用的文件、檔案夾、筆、名片……都散亂在桌上,讓你無法輕易找出需用的那份資料呢?
    其實,在雜亂的環境裡,你無法專注去做你本來應做的事情。我身為行為科學管理的講師,每次在指導學員時,一開始就會請他們整理身邊的環境。結果,「只是整理桌子,隔週的業績就成長了!」──很多從事業務工作的學員都這麼告訴我。
    為什麼會這樣呢?這是因為整理身邊的環境後,行動的質量會有很大的改變。上班族需重新審視周遭環境,包含桌子周邊、包包裡的東西、電腦裡的資料或郵件等等;另外,居住環境則要審視客廳、寢室、廚房和管線、衣櫥及抽屜等等。如何審視才能達到最好的效率呢?就讓我來為各位以下十二個具體方法吧!

    ※沒有用不到的東西,就是最佳的桌面環境
    你的辦公桌是怎樣的狀態呢?資料是否擺得像一座小山?是否雜亂地堆放了現在用不到的東西,像是筆或紙張之類?
    這些都是分散你集中力的原因,也就是說,除了手邊正在進行的工作,若還有別的事物出現在我們的眼簾,那麼你就會有其它想法,像是:「啊,對了!這也是這星期之內要完成的案子」等等。
    在行為科學管理的領域中,我們將「桌上不放置所有與現在工作無關的物品」視為最佳辦事環境。因此,請各位將桌上的物品一個一個拿在手上,確認一下它們是不是真的有放在桌上的必要吧!

    [POINT]
    將每一樣辦公桌上的物品拿在手上,並問自己:「現在真的有用到這個東西嗎?」這樣必能減少桌上的物品!

    [ADVICE]
    桌面整齊的狀況,相當於腦袋中的整齊狀況。不妨試著用「中午過後要使用」、「明天開始要使用」的方法,來規畫資料放置區塊,打造一個「我現在要集中精神處理這個」的環境吧!


    ※拿出包包裡面「可能會用到」的東西
    上班通勤的包包裡,雜亂地塞滿了物品。其實包包裡和桌子一樣,同等於大腦的狀態,不如就藉由這次機會,徹底進行整理吧。
    首先,請拿出包包裡的所有物品,並一一排開。對現在的你而言,真正有必要的物品是哪些呢?筆記本、文具、手帕、手機、錢包、悠遊卡、折疊傘、隨行杯、鑰匙……,我想這些物品就已經非常足夠了。接著,請把必要的東西放進包包,這時,請使用「固定位置」的規則(請參照第四十頁),根據使用狀況,擬定「○○一定要放在」的規則,像是悠遊卡這種常用的物品,就放在包包
    內側的小口袋中等等。這樣就能馬上拿出必須用到的物品,也防止物品忘記帶出門。

    [POINT]
    整理包包時也使用「固定位置」規則,這樣,頭腦也會清爽許多!

    [ADVICE]
    若對於某些物品還是想帶著出門,建議換成只能剛好放入必需品的小包包──連平常用不到的文具都帶在身上的人,就請換成小型鉛筆盒,這樣就能改善問題。


    ※用T字筆記術,同時記錄重點及備忘錄
    寫筆記本時,不要只是單純排列文字,可試著先畫上表格,再寫上筆記,能讓整理的重點更顯簡潔易懂。因此,比起空白的筆記本,我更推薦方格內頁的筆記本。
    在此我還要介紹另一種好用的筆記方法,特別推薦給業務工作的上班族,那就是T字筆記術。首先先寫上T字,將筆記本分成三欄。最上面的欄位填寫客戶名稱與日期;左側欄位寫上客戶告知的事情;右邊欄位則可寫上在會議中有疑問的部分,或是突然浮現
    的疑問。會議後再確認這些疑問,了解之後再追加上去。重點在於不要混淆「客戶的發言」以及「自己腦中想的事情」。

    [POINT]
    畫上容易使用的表格後,再記下筆記重點,資訊自然變得整齊。

    [ADVICE]
    若有確定要詢問客戶的項目(如預算、舉辦日、課程內容等等),請事先在記錄在左邊欄位,就能防止忘記詢問客戶。


    ※無論做什麼,必須要設定數字以及時間
    在我所舉辦的研習營中,我常常告知來參加的學員:「無論做什麼事情,都請不要忘記設定數字與時間」,這是非常重要的訣竅。
    「我絕對要瘦下來」這句話,看起來是很不錯的目標,但在行為科學管理的領域裡,不能被視為目標──因為,無法測量究竟有沒有達成目標。
    如果還沒有決定好什麼樣的程度,才算是達成目標,就不會知道該採取什麼樣的行動,意即若目標不明確,人就難以採取行動。但若針對目標加上數字與時間,像是「○月○日之前,絕對還要瘦○公斤」,這樣就能測量自己到底有沒有達成。
    因此請常常提醒自己,日常生活之中無論什麼事情,都請設定數字與時間,如此一來,你也會變成一名行動派的人。

    [POINT]
    設定數字與時間,使目標更明確,就能知道該做些什麼,行動也變得更加容易!

    [ADVICE]
    請好好享受在期限之內完成行動,這種完成任務的爽快感覺。如此一來,下一次你也會想在期限之內,把事情做完!


    特殊標#技巧15
    ※利用自動關閉功能,強制終止下意識行動
    「早上忙碌的時間裡,不知不覺看了電視」似乎有很多人煩惱於這個「下意識行為」。話雖如此,若突然訂下「完全不看電視」的目標,也有點太難實現。
    這時候,就必須藉助外部力量,強制結束這個行為。例如電視有「自動關閉」的功能,僅需要遙控器就能設定「從現在開始的○分鐘後,關閉電源」。若已經決定好「一天只能看一小時電視」,那在打開電視電源時,也把「自動關閉」功能設定好。等到時間到了,無論你想或不想,電視都會自行切斷電源。
    「不知不覺就聽起音樂」、「不知不覺就上起網來」的人們,請多加利用自動關閉的功能,就能防止這類「下意識行為」。

    [POINT]
    若善用自動關閉的功能,強制關閉電源,就能不倚賴意志力,減少「下意識行為」的發生!

    [ADVICE]
    出門前拔掉電視電源,有助於戒掉「回家後馬上看電視」的習慣。一想到「要看電視還要插上插頭,」就會使這個行為變得麻煩,回家先開電視的習慣也將漸漸消失。


    ※越不擅長的作業,越不要太苛求自己
    從頭開始製作不擅長的作業,所耗費的時間,將會是其他作業的好幾倍,這其實是種惡性循環。
    職場上會用到的商業書信、企畫書、報價單、合約等各類文件,若還沒熟悉如何撰寫這些文件,請先從範本開始學習。若公司裡沒有範本,也可以從書籍、網路中,找到有用的資訊。
    郵件也是相同的情況,像是感謝函、常出現的Q&A等等,都可以先找到適用的範本。找到內容完整的範本,再將它編排成容易使用的架構。這樣你完成的文件的品質,以及工作效率,也會有「跳躍式成長」。

    [POINT]
    將範本加進架構裡,藉此提高作業品質。只要多加運用,就能減少時間的浪費!

    [ADVICE]
    你有沒有善用電子郵件的設定呢?像是簽名功能,能在郵件最下方自動顯示公司的聯絡方式、標籤功能,顯示郵件的重要度等等。完善的郵件設定,也是減少時間浪費的訣竅之一!


    ※先決定下次要做的事情,以消除「沒事做」的念頭
    我想每個人都有這樣的經驗──打算要早起,也確實比平常早起了一小時,結果卻跑回去睡回籠覺……
    為什麼會睡回去呢?有一個很大的理由是「因為沒事做」。儘管提早一小時起床,卻沒有什麼特別的事要做,覺得很閒,睡意接著就來了,結果就跑回床上睡覺。
    為了有效防止「回籠覺」,需要決定「起床後馬上要做的事情」。起床後,你可以馬上聽英文會話的廣播;或是提早出門,到咖啡店看報紙也不賴;做些晨間活動,有益健康。當然,想要過得悠閒一點也沒有問題。
    總之,事先決定好起床後的行動,便可以減少回籠覺的風險。

    [POINT]
    「沒事做」是阻礙行動的一大敵人! 先行決定接下來要採取的行動,便能順利無阻礙。

    [ADVICE]
    度過假日的方法也是相同的。「思考要做什麼,結果門也沒出,天就暗了……」想要避免這類事情發生的人,可以在前一天就計畫好隔天要做的事情。


    ※用三分鐘思考查詢目標,先寫下來再開始查詢
    不知道各位有沒有這樣的經驗呢?要查詢某個資訊而上網,結果發現了其他有興趣的報導!看完了這個有趣的報導,才意識到「咦?我剛剛要查的是什麼東西啊……」
    上網可以讓心情變好,這個我能夠理解,但這樣子查詢資料只會徒增時間的浪費。為了避免這類事情的發生,請確實寫下「要查詢的東西」後,再上網查詢。
    首先,請在三分鐘之內,具體地寫下想查詢的東西。查詢的方法也有很大的不同,像是要查「商品的消費傾向」,或「甲公司商品的銷售額變化」等等。目標明確化之後,再開始查詢,這樣,收集資訊的精準度也會大幅提升。

    [POINT]
    只要沒有迷失方向,專注在「想查詢的東西」,就能立即找到你想要的資訊!

    [ADVICE]
    在查詢的時候,常常會覺得「再找一下就能查到資訊了」,結果整個查詢過程越拖越久。請各位事先設定好開始與結束的時間,像是「用十點~十點半的時間查詢」。


    ※非典型業務所花費的時間,也要放入行程表中
    工作分為「典型業務」與「非典型業務」,「典型業務」也就是平常業務內容,包括回信、製作每日報表、開會、拜訪客戶等等,這些都是你知道你每天要執行的工作,也都可以做成「待辦清單」,並且反映在行程表上。
    另一方面,非典型業務指的是「突如其來的問題」,像是必須重新製作報價單等等,屬於意料之外的工作。請將這些非典型業務所需花費的時間,預先寫在行程表上。例如「下午一點~下午三點/非典型業務」等等。
    若沒有先把時間暫定留給非典型業務,也就是「空白」,將典型業務塞滿整個行程表,你肯定會被意想不到的非典型業務追著跑,無法準時下班。

    [POINT]
    事先暫留時間給預料外的工作,就能不疾不徐地應付了!

    [ADVICE]
    首先,請將典型業務與非典型業務,設定「三:一(八小時中分配兩小時給非典型業務)」的比例,並暫時寫在行程表上,並在工作的同時,作些微的調整。


    ※愛用「待辦清單」,創造出不斷提升的業績

    30多歲‧男性‧乙先生

    「上班前二十分鐘我就已經到公司。一到公司後,我便馬上檢查信箱,或是對應客戶的來電,總是被工作追著跑……,身為業務人員,必須拿出好成績,卻常常什麼事都只做了一半,一天就這樣結束了。」
    以上是乙先生當時的狀況。然後,我與乙先生一起規劃了下述規則。我們決定「每天早上開始上班的前五分鐘,拿來當作『自己的時間』」,並製作『待辦清單』」。
    請設定一個鬧鐘,在上班前五分鐘響起,一響鈴就立即製作「待辦清單」。為了讓自己集中精神,這段時間打來的電話,一律稍後再回撥。「待辦清單」中請寫上當天想得到的所有工作,若是當天要完成的工作,便畫上圈記號,當天不完成也行的則畫上叉記號。
    再者,我們也決定設定一個鬧鐘,在下班前一小時響鈴,鈴聲響起之後,若還有當天要做卻尚未做完的工作,便要加快腳步完成。最後,離開公司前,花一分鐘左右的時間回顧今日行動,將自己做得好的地方,以及還不足的地方寫下來。
    採取了這些方法之後,乙先生的行動有了戲劇般的改變。聽乙先生說,他現在早上只需要五分鐘,便能知道今天要做什麼事情,頭腦清晰不少。而且,將「待辦清單」中畫有圈記號的工作一個個完成那種感覺很棒,也讓他更想趕快把所有工作完成,享受無負擔的快感。
    乙先生向我說,最令他感到開心是,實際開始拿出成績的時候。因為當你業績提升了,你會習慣思考如何可以有更高的業績,然後想嘗試看看。

    [成功的關鍵]
    每天一大早就使自己的行動「視覺化」,乃是乙先生成功的關鍵。此外,下班前一小時的鬧鐘,以及工作的回顧,也孕育出了很大的效果。就像玩遊戲通關般,只要設定使自己開心動起來的環境或規則,便能提高你積極的想法,例如「想趕快做完」、「想要有更好的成績」等等。

     


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