複雜變簡單，重點摘要力－報告記錄、短篇作文、口語溝通都能「化繁為簡」完美表達

‧會議記錄怎麼樣都寫不好。
‧不知道工作進度該怎麼報告。
‧老是不知所云，抓不住客戶的要求或談話的核心......

想要簡單，為什麼越寫越複雜？越說越讓人誤會？
寫重點、說重點，善用「摘要力」，把心裡所想的簡明扼要表達出來！

找不到重點、搞錯重點，老是廢話連篇時──
面對部屬囉囉嗦嗦的說明，主管心裡OS：「這個人有完沒完，只會浪費我的時間。」
聽到主管模擬兩可的交代，部屬心裡OS：「又來了，看來又得瞎忙做白工了。」

以「對方容易了解的方法」，簡潔傳達。這就是所謂的「摘要力」。

總是搞不清重點、不懂「摘要力」的人會：
‧過於主觀
‧ 獨善其身
‧ 缺乏重點
‧ 廢話連篇
‧ 過於省話
‧ 詞不達意

懂得「重點摘要」，有什麼好處？
‧　提高工作效率與評價
‧　提高企業生產力
‧　提高顧客應對能力
‧　磨練資訊之篩選能力
‧　提高溝通能力

擁有摘要力，讓你在職場和生活上不必耗盡洪荒之力，就能無往不利！

書中精采內容：
‧說明整體情況、化繁為簡的技巧
‧找出關鍵詞的技巧
‧篩選重要部分的技巧
‧從大量資訊中讀取重點關鍵的技巧
‧思考文章結構：分段、訂定段落標題、區分事實與主觀想法
‧實務練習：客訴報告、會議記錄、短文寫作、演講

目錄
前言

從基本案例了解摘要技巧
實際感受「何謂摘要？」

case1 從概況說明之技巧
我們這一家

case 2 化繁為簡之技巧
哪個建案比較吸引人？

case 3 找出關鍵字之技巧
超高性能數位相機的問世

case 4 篩選重要部分之技巧
織田信長的陰謀？

case 5 讀取重點關鍵之技巧
監視器與花爺爺！？

case6 確立摘要基準與目的之技巧
當真物超所值？

case 7 找出主詞與謂語之技巧
魚肉糕點

case 8 結論以外之架構技巧
戰鬥力重要？還是人才培育重要？

第二章 掌握基本流程與原則
正確的摘要步驟

step 1 掌握整體狀況
原則1 掌握概況
原則2 從整體到細節

step 2 思考文章結構
原則3 分段
原則4 訂定段落標題
原則5 找出主詞與謂語
原則6 結論以外的建構
原則7 區分並思考事實與主觀看法

step 3 確認目的、篩選重要部分
原則8 確立摘要之基準與目的
原則9 篩選重要部分、訂定先後順序
原則10 找出關鍵字

step 4 思考其它部分、抽象表述
原則11 彙整資訊並抽象表述
原則12 去蕪存菁

step 5 最後修飾、避免混淆或誤解
原則13 從結論著手
原則14 從概況著手
原則15 組裝關鍵字
原則16 客製摘要

第三章 利用案例提高摘要力

case 9 抽象表述之技巧
我家的影印機壞了！

case 10 區分事實與主觀看法之技巧
會議記錄

case 11 視覺傳達之技巧
購物達人！？

case 12 大標之訂定技巧
成語為摘要之王道

case 13 標題之訂定技巧
銀髮族聘雇補助計畫！

case 14 避免誤解之表現技巧
在電話中說明約會地點

case 15 簡單明瞭之替換技巧
腳掌辨識軟體

第四章 提升摘要力的秘訣

摘要力之優點為何？
優點1 提高工作效率與評價
優點2 提高企業生產力
優點3 提高顧客應對能力
優點4 磨練資訊之篩選能力
優點5 提高溝通能力

摘要力不足之六大類型
類型1 過於主觀
類型2 獨善其身
類型3 缺乏重點
類型4 廢話連篇
類型5 過於省話
類型6 詞不達意

實務練習1 勤於練習、注意說話技巧
練習1 日記
練習2 筆記
練習3 情書
練習4 他人意見
練習5 演講
練習6 報告‧連絡‧諮詢

實務練習2 善用影片與圖像
練習7 烹飪節目
練習8 拍照

實務練習3 日常生活之落實
練習9 會議記錄
練習10 聚餐
練習11 他山之石

後記

序
序
做事乾脆俐落的人幾乎毫無例外的均具備化繁為簡的技巧。他們說的每一句話總是簡單扼要，充滿重點，讓聽者印象深刻，所有資訊瞬間浮現，產生一種豁然開朗的感覺。
即使是書面文字也是讓人讀過一遍，情景就歷歷在目，立即知道該從何著手。我想如果手頭上的文件都有這種水準的話，應該可以節省很多時間吧！
然而，我們卻不時在職場上聽到主管抱怨自己的部屬缺乏溝通能力，例如：「我手下的人寫的報告都沒有重點。」或「我真搞不懂這個企畫案在寫些什麼」之類的。
而「摘要力」就是「剖析情勢並傳達的能力」。
面對目前這個複雜的世界，我們無法囫圇吞棗的一以概之。因此，在日常的工作或生活中，就需要懂得「篩選重點，條理分明的彙整資訊，以便做出正確的判斷或行動」。
不管是在日常生活或工作中，我們周遭的各種資訊都需要「摘要」一番。
例如國中或高中的國文考試中常有「請在多少字以內試述之」的試題。題目雖然要求試述之，但缺乏具體說明，因此學生們的解答大多都是單純的刪減字數而已。此外，即使有些人曾學過摘要的技巧，但我想應該很少人受過口頭訓練吧？
而事實上，日本的教育制度本來就缺乏系統性的教導學生，如何透過言詞說明圖表或利用圖表簡單明瞭的替代口頭表述。
於是，學子們便在不知摘要為何物與其重要性的情況下踏出校門。然而，對於工作繁忙的上班族而言，摘要能力極其重要，不少人就因為缺乏這個技巧而造成自己或旁人的困擾。
為讓讀者學會有效的摘要方法，以及提升摘要力的技巧與秘訣，本書特別列舉各種實際案例加以說明。希望各位讀者在讀完本書後，也能身體力行，實際嘗試。
如此一來，相信讀者必能感受：「原來只要這麼做就能夠明明白白的傳達自己的想法！」，並且樂在其中。
摘要力堪稱資訊社會中一種不可或缺的能力，但坊間卻缺乏簡單易懂的入門書籍。筆者衷心期盼本書能稍盡棉力，協助各位讀者提升商業的溝通技巧。
「摘要力」是本書另一位作者浮島由美子於二○○八年所提倡的概念。時至現今，此技能之需求性日益增高，讓人不得不佩服其高瞻遠矚。此外，亦藉此感謝協助本書付梓之編輯高木繁伸先生、角田由紀子小姐、古川浩司先生、KADOKAWA 之色川賢也先生等友人。
最後，若因本書發行讓更多讀者接觸本書，實為筆者之幸。希望讀者能隨身攜帶本書並善加利用。
本間 正人

內文試閱
step 5 最後修飾、避免混淆或誤解

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原則13 從結論著手
①缺乏結論造成資訊混淆
「昨天好冷喔！所以我就生了個火盆，雖然我用的是備長炭，但好暖呢！身子一暖覺得很累就昏昏沉沉的，然後忘了要把火給熄了，等我注意時，突然聽到嗶嗶剝剝的聲音，我還在想是怎麼一回事呢？原來是燒起來了，現在也還再繼續燒呢……」
倘若我們接到這樣的電話，應該會想當場大叫：「趕緊說結果吧！」。遇到類此的緊急狀況最重要的不是說明前因而是趕緊告知對方：「失火了」。
或不少人也有這樣的經驗，收到某些電子郵件時，想著：「到底想說些什麼？完全看不懂……」越讀越氣，最後卻是「詳細內容請瀏覽以下網站」。
然後大失所望的嘆氣：「搞什麼啊！原來是垃圾信。」

②開宗明義闡述結論
一份乾淨俐落的摘要重點在於「從說明結論開始」。特別是在商業文書的場合，更是極其重要。
一般而言，學術論文的寫法是先說明背景，方法理論、文獻的調查、調查概要、分析數據，最後才得出結論。如同作文時的起承轉合，一般習慣將結論放在最後收尾。
然而，在寫商業文書時，摘要如何導引閱讀者的判斷或行動則極其重要。因此，將結論放在文章開頭，以便閱讀者一目瞭然反而比較合適。
以會議記錄為例：
與其寫「在今天的行銷策略會議中○○、×× 與△△均發表意見。○○說……×× 表示……」，不如先從結論著手，改成「今日會議的決議事項為這個與那個」，更能讓閱讀者掌握報告內容。
因此，若想快速且順利傳達自己的用意，基本原則就是從說明結論開始。

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原則14　從概況著手
另外一種與從結論著手類似的方法是在傳達資訊時，不從細節開始說明而從概況著手的話，反而更清楚易懂。
假設朋友的車子有汽車導航。他借我們車子去兜風，卻只說：「這個導航系統可以偵測十公里以內的路況，你只要照著指示往前開就對了。沒什麼好怕的，一路順風啊！」然後趕我們上路的話，會發生什麼狀況呢？我想誰都會擔心這個擔心那個，懷疑「車子到底會開到哪裡去呢？汽車導航真的沒有問題嗎？會平安抵達目的地嗎？」之類的。
但如果朋友說：「請你把車子開到金山。從仰德大道走陽金公路，距離大約五十公里，大概會花△△小時。詳細的路徑就讓汽車導航來告訴你吧！」
那麼，我們就能安心的上路，心想：「是嗎？反正有汽車導航，什麼都不用怕。」
不知道整體狀況如何就等於不清楚目的何在，對於接受資訊的一方而言，將會產生相當的不安，因此無法或需要一段時間才能理解事情的來龍去脈。
摘要也是相同道理。重要的是先說明整體事況，之後進入細節。如此一來，閱讀者就更容易掌握內容。

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原則15　組裝關鍵字
①摘要的基本與關鍵字的連結
當說明結論或概況以後，接下來的步驟呢？
首先，是依照摘要的標準或目的檢視篩選的關鍵字。摘要之基本原則是「組合關鍵字並彙整之」。
然而，若將關鍵字硬梆梆的連結就會模糊想傳達的重點。一份清楚易懂的摘要需要：
‧ 避免文章結構混淆
‧ 依各個主題﹝topic，話題﹞彙整內容

②主題的整理與編寫
就竟該怎麼做才能避免混淆文章的結構呢？請讀者參考以下例句：
「有人撞到小林，所以才打破盤子。」
以上這段話的因果關係是「有人撞到小林」為因，「打破盤子」為果。但如果採用並列表述，就很難看出雙方的因果關係。例如：
「有人撞到小林」
「打破盤子」
因此，摘要時重要的是避免破壞內容的關聯性。
此外，根據各個主題整理內容也極其重要。如果將小林的話題與老王的
話題混為一談，又不知先來後到的話，就會讓人一頭霧水。若能先說明小林
的結論，再描述老王的話，就不容易混淆。
因此，在開始摘要以前，建議讀者先整理主題，再仔細思考傳達的順序。

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原則16　客製摘要
①避免模糊說法
如果一篇文章讓讀者無從判斷，心想：
「能夠這麼解釋，也能夠那樣解釋。」的話，就是不合格。
例如某人告訴我們怎麼從車站走到他家時，只說：「從超商的街角轉進去，直走就行了。」，我們會摸不著頭緒的想：「轉進去？左轉還是右轉呢？從哪個街角？」。
或者有些文件的標題習慣寫「關於○○與×× 之確認」，但又未明白表示到底是「確認了」○○與×× 的相關事項，還是需要確認？因此，閱讀資訊的人就會不知如何行動而困擾。
由此可見，怎麼避免模糊的表達方式，確保摘要不被誤解極其重要。

②利於對方參考的五大確認重點
當我們完成摘要以後，應再次確認並修正內容。不少人習慣一寫完就算大功告成，懶得花時間斟酌推敲。然而，當我們摘要以後，務必再次確認文章是否符合「精準傳達」的型態。

‧提示1　傳達內容是否清楚明白？
確認主詞或謂語的使用方法是否正確，文法是否突兀或意思是否清楚等等。

‧提示2　是否含有關鍵字？
注意摘要時所篩選的關鍵字，亦即留意說明內容所必備的重要單字是否遺漏。

‧提示3　結論是否清楚易懂？
如前面曾經提及摘要時，應開宗明義的寫出結論或概況。同時，用對方容易了解的型態表述結論。

‧提示4 資訊是否正確？
確認摘要內容是否參雜自己的推論或臆測？此外，亦須涵蓋應傳達的具體數字或人名等。

‧提示5 是否有參考價值？
思考摘要的內容是否具備引導讀者行動或判斷之參考。是否顧及閱讀對象或目的？若能省略對方已知的資訊或內容，專為對方設計的話更好。

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■摘要的學習重點5—最後修飾，避免混淆或誤解
‧ 從結論著手
‧ 概況優於細節
‧ 關鍵字的整合與架構
‧ 整理主題（話題）與說明順序
‧ 避免模糊的說法
‧ 摘要後再次確認

各位對於本章節所介紹的摘要基本流程與原則，是否都融會貫通了呢？下面的章節將進一步列舉應用案例，教讀者如何成為摘要高手。

作者簡介

本間正人Masato Honma
京都造型藝術大學教授，NPO學習協會理事長，NPO Hello Dream執行委員會理事，自東京大學文學部畢業後，轉赴明尼蘇達大學取得成人教育學博士(Ph.D.)學位，除為企業舉辦各種研習以外，另擔任NHK教育電視台(單季英語會話)講師(2012年)等。此外，突破傳統「教育科學」概念，提倡「學習科學」，致力於個人潛能訓練，職涯發展(Facilitation Career)教育與培育國際人才等。

浮島由美子Yumiko Ukishima
Y’s訓練股份有限公司董事長，浦和第一女子高級中學、學習院女子短期大學畢業。歷經商務開發軟體與網路作業系統輔助業務後，經手客服中心與技術支援部門之建構與營運。此外，於品質管理、人力資源與培育課程之開發、顧客滿意度調查之結果分析等亦多有建樹。二00五年五月成立Y’s訓練股份有限公司，針對「強化摘要能力」、「電郵應對技能」、「客訴因應」與「領導培育」等提供各種人際溝通與管理研習課程。


譯者簡介
黃雅慧
兼職譯者，熟悉台、日、中三地貿易模式與工廠運作，具備商業實務經驗，翻譯領域涵蓋電子、通信、化學、防災與建築等產業，目前旅居日本。
譯作：《為什麼頂尖業務手上總有好客戶？》(八方出版)、《放膽做決策》（合譯）、《為什麼你不再問為什麼？》、《V型復甦的經營》、《好主管一定要懂的2×3教練法則》、《漲價的技術》《超高齡社會的消費行為學》（以上皆經濟新潮社出版）。