為什麼別人比我早下班？：高階經理私藏的75個效率翻倍工作術

短短7天，效率翻倍！
這本書能讓你：
‧蓄積「工作前」的充足動力，迅速進入工作狀態
‧提升個人文具、E-mail、PowerPoint、熱鍵、Excel使用技巧
‧提升團隊溝通、會議討論默契，大幅降低成員閒置時間
‧找到將零碎時間「化零為整」的聰明方法，過得更充實
‧學會「快速思考」方法，處理任何事都能又快又好

※想迅速完成工作，就從「改變思考模式」開始
「怕麻煩」是人之常情，但拖拖拉拉、沒有效率的做事方式，只會讓麻煩變得更麻煩！作者認為，因為麻煩，所以想輕鬆又快速地完成工作；因為麻煩，所以不想白做工──有這樣的決心，才能轉換思考模式，真正提升工作效率！

※打開「工作的黑盒子」，找到拖累進度的真正原因
工作時，誰的速度快、誰的速度慢雖然很好分辨，但「為什麼快」、「為什麼慢」的原因卻不為人知，工作內容更成為每個人自由心證的「黑盒子」。然而，如果不正式面對自己的不良工作習慣並加以改進，就無法工作得更快、更輕鬆──本書就是讓你學會重新排定工作流程的檢核表！

※時間和金錢一樣，需要「積少成多」
電腦的「快速鍵」我們或多或少知道一、二個，但工作快的人所使用的快速鍵卻是超乎想像地多！是否使用「快速鍵」，每個動作之間可能只差了幾秒，但一天下來也許就累積了幾百秒……一週、一個月、一年下來，便會產生很大的差異。作者精選辦公室常用快速鍵、Word、Excel使用祕訣，讓你工作省時又方便。

※一加一大於二，團隊一起提升工作效率
隨著資歷的累積，來自旁人「這樣做更有效率」的建議也會逐漸減少，許多人便一直維持遲緩的「工作習慣」與「思考習慣」。本書的75個技巧人人皆可立刻上手、輕鬆實踐，若將之推廣到團隊成員之中，更能發揮加成作用，大幅提升團隊效率與默契！

集省時達人畢生所學的工作活用書，讓你每天踩著陽光下班，開心去生活！

©2016 Tomoyuki Kibe

本書特色：
總是怨嘆工作做不完，每天都加班？
覺得Power Point、Excel很困難，但又不想從頭開始學？
發現自己的思考總是慢人一步，又不知道該怎麼辦嗎？
E-mail、Excel、Word技巧、紙一張整理術、時間管理、溝通效率……
IBM高階經理私藏多年，快速、輕鬆、一次到位的工作祕訣大公開！

作者：
木部智之
日本IBM資深專案經理。
橫濱國立大學研究所環境情報學府工學研究科畢業。
2002年進入日本IBM 擔任系統工程師。入社第三年成為專案經理。之後，於2006年的專案中與菲律賓成員共事。他們除了英文之外，也能靈活使用日文，當然工作表現也很優秀，受到這樣的衝擊而開始質疑自己是不是國際化的人才。之後，開始追求全世界都通用的商業人士工作技巧。2009年成為管理階層，2010年被任命為最大規模的專案負責人，前往中國大連赴任。現在也負責大連的專案，領導日本與大連的數百人團隊。為了培育專案內的人才而舉辦商業技能講座，講座內容也在社內得到好評。

部落格「外資系社員都在實踐的有效工作術」
http://vekitomo-0.hatenablog.jp/

譯者：
陳美瑛
畢業於輔仁大學國際貿易學系、（輔系）日本語文學系，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。
譯有《經營之神的初心3：松下幸之助的職人精神》、《經營之神的初心4：松下幸之助的幸福之道》（春光出版）；《睡不著、睡不好，絕對有救》、《哈佛．慶應最受歡迎的實用談判學》、《讓角色活起來！最強漫畫故事講座》（商周出版）。

目錄

前言

第1章 工作的快慢在動手「之前」就已決定
工作「之前」
01工作快速的三項原則
02工作快速的人「起步」一定也快
03就算一開始有所延誤，也要確實做好工作
04確實找出「最花時間的作業」
05前兩次靠蠻力，第三次之後就要講求效率
06不要每次都想拿一百分
遵守交件日期
07「來不及交件！」該怎麼辦呢？
08一個人進行的工作也要決定交件期限
09一旦打破承諾，就會陷入無可挽回的泥淖

第2章 利用習慣動作提高「作業速度」
工具
10打橫使用活頁的方格筆記
11利用行事曆消除「啊！我忘了」的窘況
12加快速度的筆、拖慢速度的筆
13選服裝不用花時間的「標準化」
電子郵件
14電子郵件一定「只讀一次」
15「○○，今天工作辛苦囉」，花三秒的問候語也是浪費時間
16自動分類「重要程度較低的電子郵件」
17輸入收件人附件傳送。以最快的速度完成例行公事
18利用「未讀標籤」提醒被委託的工作
19寫電子郵件時，長度不超出螢幕捲軸範圍
資料製作
20製作文件資料時，「手寫」占八成
21發現有用的資料就保存在電腦裡的「寶庫」
22建立文件資料的「固定格式」
23一定要設定自己專用的工具列
24偷瞄從印表機印出來的文件資料
快速鍵
25不使用滑鼠
26一定要記住的六個快速鍵
27以「超速模式」移動指標
28「Alt」是「神奇按鍵」
Excel
29八成外商員工不知道的Excel「祕技」
30瞬間複製貼上一千行的方法
31覺得「函數好麻煩」？務必要學會的四大絕招
32使用公式輕鬆完成工作
33利用驗算預防致命的錯誤

第3章 「團隊的速度」可透過標準化加速
零待機時間
34徹底消除「等待時間」
35任何事都要立即決定
36如何掌握行蹤飄忽不定的主管
37「了解」。每封郵件都要回覆
38透過「讀信回條功能」測量對方開啟郵件的速度
39討論時不再「回去請示」
40以郵件提醒「回到座位後請來找我」
41全員共同遵守電子郵件的「二十四小時規則」
溝通方式
42簡潔是王道，歸納在「一張」A4紙上
43以「圖解」說明，一秒內傳遞訊息
44時時將影印紙與色筆放在辦公桌上
45配合對方的程度來製作文件資料
委託方式
46部下的「猴子」就讓部下自己背
47委託的工作拖到最後一刻才完成
48工作期限中要設定「檢視點」
49對於「該怎麼辦？」回以「你覺得該怎麼辦？」
討論‧會議
50集結適合的人參加會議
51會議進行前，先「宣布」結束時間
52意見不合時，在白板上以圖示寫出雙方意見
53如果準備不足，即刻停止會議
54「會議中每個人都應該發言」，這只是謬論

第4章 學習擠出「原本沒有的時間」
空檔時間
55使用「非智慧型手機」
56以物理性的方式阻絕誘惑
57瞄準車廂內的最佳位置
58在電車內有意識地決定「坐」或「不坐」
59隨身攜帶「筆記套組」
60先決定好緊急時「能犧牲到何種程度？」
集中精神
61建立自己專屬的「庇護空間」
62禁止說「總之」與「暫且」
63不說自己「很忙」
64文件與郵件不留過夜

第5章 利用固定模式加快「思考速度」
輸入
65輸入「事實」而非個人的臆測或意見
66想掌握事實，要改變「觀點」、「視野」、「立足點」
67透過「縱向」與「橫向」的問題快速掌握核心
68透過正面的「質疑」減少重做的機會
69數字不能只看「絕對值」
70為了深刻理解，堅持手寫
思考的「模式」
71套用「模式」思考，不要從零開始想起
72【最速架構1】利用MECE掌握「整體樣貌」
73【最速架構2】利用金字塔建立「結構」
74【最速架構3】建立解決問題的架構
75以兩條線建立架構

結語

前言

◎加快工作速度的訣竅容易被「藏入黑盒子」
本書把加快工作速度的各種訣竅拆解為「任何人都立刻可行」的實用技巧，並介紹給各位。

職場中有兩種人，一種是「工作速度慢的人」，明明每天都加班努力工作，工作卻總是做不完；另一種是「工作速度快的人」，他們總是游刃有餘，俐落地產出成果。這兩種人之間的差異是如何產生的呢？「想加快工作速度」，這應該是許多上班族由衷的期盼吧。雖然如此，卻幾乎沒有人分享快速完成工作的重要訣竅與技巧。
理由是，大家都看得到「工作速度快／慢」的結果，但是「為什麼快？」「為什麼慢？」的中間過程難以具象化，所以就不容易從他人處習得技巧。重點是，這些訣竅都被收進個人的黑盒子裡。以電腦的快速鍵為例。快速鍵是任何人都知道的技巧，而工作速度快的人使用快速鍵的數量則多到令人訝異。可惜的是，工作快速的人不會一個一個地慢慢教其他人使用這些快速鍵。
靈活運用快速鍵的人與無法善用快速鍵的人，每個動作或許僅有數秒之差，但長久累積下來，表現出來的結果就天差地遠。
隨著資歷的累積，逐漸地周遭的人不會再教你「還有更快速的做法喲」，結果許多人維持著「行動習慣」與「思考習慣」都屬於「緩慢型」的模式逐漸老去。
相反地，對於工作速度快的人而言，他們把平常實踐的技巧視為「理所當然」，所以也不會有意識地把自己使用的技巧分享給他人。因此，兩者間的距離便以倍數拉開。
其實，我自己也是因為被部下問過「咦？為什麼你要這麼做呢？」而察覺自己的做法跟別人不同。這類的經驗多了之後，才確實感覺到自己是重度的「速度狂熱者」。雖然我總是隨時注意著自己的工作速度，不過在那之前，我一直以為大家都跟我一樣。

◎以「知道與否」、「做與不做」拉開與別人的差距
我自從進入日本ＩＢＭ公司擔任ＩＴ工程師以來，這十四年的職場生涯幾乎都投入系統開發專案。
目前在一項超大規模且超級困難的系統開發專案中，帶領一個由日本與中國大連的數百名工程師所組成的開發團隊。我接手這個團隊時，專案內部的工作進度．品質都落在最後一名；然而，經過一年多的時間，我們已經改頭換面，成為一個領先的團隊了。
帶領此團隊之初，團隊的工作進度落後許多。為了追上整個專案的進度，首先我們從頭到尾徹底思考，到底要怎麼做才能以最高的效率、最快的速度得到工作成果。因為最後一名以普通的方法去做，當然是怎麼追也追不上的。
另外，在整天塞滿會議的狀態中，面對數百名團隊成員，我必須快速地做出精確的指示，以期立刻解決每天發生的問題。在這樣的狀態之下，為了使自己以及數百人團隊能以最快的速度工作，我們實踐了無數的工作技巧，藉此大大地改變整個團隊，而今，我們已經成為一個無論工作進度或工作成果都排名第一的團隊了。

光是看到我們的工作成果，你或許會以為我們運用了一般人做不到的困難技巧。其實不然，我們只是一步一腳印地努力實踐「任何人都會的小訣竅」而已。就跟你身邊工作快速的同事們一樣，我們只是知道許多小訣竅，或是自行創造有用的技巧，並且確實實踐而已。

◎因為怕「麻煩」，所以想要變得更輕鬆
本書羅列的技巧當中，也有所謂的祕技，例如「無法準時交件時該怎麼辦？」像是「一定要準時交件」、「切莫延遲進行」、「一定要戰勝誘惑」等等理論大家都懂，不過，在實際的工作現場中，光靠這些漂亮的口號也無濟於事，這真的讓人很傷腦筋。

其實說到底，我自己就是一個會熬夜玩電玩，極為平凡的人，若更進一步深入分析，就是一個極度怕麻煩，早上能多睡一分鐘就不會提早一分鐘起床，還有，喜歡啤酒到怎麼戒也戒不掉的人──本書嚴選了連這樣的我都做得到的技巧，請各位讀者放心。
可以說本書的內容是以「因為怕麻煩，所以想又快又輕鬆地完成工作」、「因為怕麻煩，所以不想做白工」等想法為基礎而寫成的。
像我這樣的「平凡人」在「沒有漂亮話」的職場上努力奮鬥，希望獲得滿意的成果。如果本書能對像我這樣的人們有所幫助，那就是我最大的榮幸了。

木部 智之
 

04確實找出「最花時間的作業」
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。

●【步驟①】決定工作目標
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。

●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。

●【步驟③】估計每項作業的時間
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。

●【步驟④】找出最花時間的作業
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。

●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。

●【步驟⑥】決定作業的先後順序
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。

其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。

 

 

 

10橫向使用活頁的方格筆記
利用筆記本加快工作速度需要注意兩個重點。
一個重點是快速寫筆記，另一個重點是事後閱讀時，能夠立即回想起內容。
雖說是快速寫筆記，但也無需像速記員那樣學習速記的技巧。最重要的是，要塑造一個在任何狀況下，只要打開筆記本就能立即書寫的環境。
另一方面，無論你寫的速度有多快，「事後難以閱讀的筆記」、「必須重新謄寫的筆記」都是非常沒有效率的。我的團隊成員中，有人無論大小事都習慣記錄下來，也就是所謂的筆記狂。比起什麼筆記都不寫的人，慣於做筆記的人乍看工作能力強，但也正因為他抄錄了所有聽到的內容，所以就算打開筆記本，如果不從頭到尾讀過一遍就無法理解筆記的內容。
若不想落入這樣的情況，就要善加運用圖表做筆記。如果以圖表記錄，日後只要打開筆記本一看就會立刻明白，腦中也能馬上浮現當時的畫面，回想起「那個時候是這麼說的」，也比較容易向他人說明。

能夠快速書寫、快速理解。為了做到這點，我對於筆記本有三項堅持。

●使用「方格筆記」方便畫圖
方格筆記本有縱線與橫線，所以最適合用來畫圖、表。與橫線筆記本相比，無需其他工具也能在方格筆記本上畫得又快又好。由於圖、表畫得清楚，就算日後重新翻閱，也能夠馬上理解筆記內容。

●「打橫使用」一眼就能明白
我一直是打橫使用筆記本。因為這樣可以一眼掃完整頁的筆記內容。請各位拿份 A4的文件來試試看。如果是縱向書寫的資料，就必須移動眼睛閱讀，但如果是橫向書寫，則不太需要移動眼睛就能瀏覽整個頁面。據說這是因為人的眼睛是橫向並列的緣故。就像電視畫面或電影螢幕如果縱長較長，就會不易觀看吧。
另外，工作上製作的PowerPoint投影片，大概都是使用「A4橫向」的格式，所以如果在橫向筆記本上寫草稿，就能以原格式在電腦上製作，從這層意義來說也是有效率的做法。

●「活頁筆記本」在任何地方都方便書寫
當辦公桌狹小或是在電車上沒有足夠的空間打開筆記本時，就必須折疊筆記本來寫筆記。一般的筆記本如果從中對折，很容易出現突起，而突起的部分很難書寫。但如果使用活頁筆記本就不會有突起的問題產生。就算是在擁擠狹小的空間中，也能毫無壓力地對折筆記本。只是，若沒有像前面介紹的那樣打橫使用筆記本的話，就無法享受這個好處。因為如果縱向使用筆記本並對折，握筆的手就會壓到活頁膠圈，這樣反而更不好寫。